Katering Kantor: Satu Link Pesanan dan Kode QR untuk Setiap Perusahaan

MenuForma2026-11-13

Bagi pelaku usaha katering kantor, pagi hari sering berarti ponsel yang tidak berhenti berbunyi. Admin kantor konsultan di Kuningan mengirim daftar 18 nama lewat grup WhatsApp, bagian GA sebuah perusahaan di TB Simatupang menelepon untuk menambah pesanan, dan staf startup di SCBD mengirim rekap di spreadsheet yang sudah diedit tiga orang. Sebelum masakan pertama matang, seseorang di dapur sudah sibuk menyalin nama, menu, dan alamat ke buku catatan, lalu masih harus memastikan nasi kotak mana milik kantor yang mana.

Artikel ini menunjukkan cara merapikan semua itu dengan MenuForma: satu menu pengiriman, satu link dan kode QR untuk setiap perusahaan klien, gedung, atau lokasi, serta pesanan yang masuk sudah menyebut dari perusahaan mana asalnya. Setiap karyawan memilih dan membayar makan siangnya sendiri, sementara Anda fokus memasak, mengemas, dan mengantar.

Saluran pengiriman: fungsinya dan batasnya

Di MenuForma, saluran pengiriman adalah link dan kode QR yang diberi nama. Anda membuat saluran bernama “PT Arunika Data”, lalu “Gedung Cendana Lt. 12”, dan masing-masing mendapat alamat sendiri, yaitu link pengiriman biasa yang ditambah penanda saluran. Siapa pun yang membukanya melihat menu pengiriman yang sama dengan link utama.

Bedanya terlihat di sisi Anda. Setiap pesanan dari sebuah saluran membawa nama saluran itu: di kartu pesanan, di daftar pesanan, di detail pesanan, dan di struk yang dicetak. Karyawan yang memesan tidak melihat nama tersebut; informasi itu hanya untuk dapur dan kurir Anda.

Batasnya juga perlu dipahami sejak awal: saluran adalah label, bukan menu terpisah.

Menu, ukuran porsi, tambahan, dan harga sama untuk semua perusahaan.
Saluran tidak punya zona atau ongkos kirim sendiri; zona, ongkir, dan metode pembayaran dipakai bersama.
Tidak ada diskon, minimum pesanan, batas waktu pesan, anggaran, atau alamat tetap per perusahaan.

Gedung yang butuh ongkir sendiri bisa mendapat zona manual beserta link zonanya, yang dijelaskan di bawah; harga kontrak khusus dengan satu perusahaan tetap perlu diatur di luar MenuForma. Yang Anda dapat dari saluran adalah kepastian asal setiap pesanan, tanpa perlu bertanya.

Yang perlu disiapkan

Semua yang dibahas di sini, mulai dari pengiriman, saluran, sampai pembayaran online, termasuk dalam paket Reguler. Selain itu, siapkan tiga hal berikut:

menu yang sudah ada di MenuForma, lengkap dengan kategori, hidangan, ukuran porsi, dan tambahan. Jika belum punya, ikuti panduan cara membuat menu online gratis;
daftar perusahaan klien, dengan nama yang biasa dipakai tim Anda sehari-hari;
akun Stripe, jika Anda ingin karyawan bisa membayar online.

Jika masih memakai paket Gratis selamanya, Anda bisa membuka Lihat Contoh Pengiriman untuk melihat contoh menu pengiriman di ponsel sebelum berpindah paket.

Mengaktifkan pengiriman

Buka Manajemen Pengiriman di menu samping dan tetap di tab Pengaturan. Semua aturan di sini berlaku sama untuk setiap perusahaan klien.

Nyalakan Aktifkan Pengiriman. Sejak itu menu Anda menerima pesanan antar di alamatnya sendiri, misalnya menuforma.com/delivery/dapur-bu-ratna. Menunya sama dengan yang sudah Anda pakai, dengan hidangan, kategori, ukuran, tambahan, foto, dan informasi alergen yang sama, jadi tidak perlu membuat menu kedua.
Di Metode Pengiriman, pilih Pengiriman Merchant jika tim Anda sendiri yang mengantar, dan Ambil di Toko jika ada kantor yang lebih suka mengutus OB untuk mengambil. Keduanya bisa aktif bersamaan.
Di Kolom kontak pelanggan, tentukan data yang diminta dan mana yang wajib: Minta nama pemesan, Minta nomor telepon, dan Minta alamat pengiriman. Untuk katering kantor, alamat mutlak diperlukan, dan nama pemesan memudahkan Anda menulis label di setiap kotak.
Aktifkan Tampilkan opsi alat makan supaya pemesan bisa memberi tahu apakah butuh sendok dan garpu. Alat makan plastik yang terbuang pun berkurang.
Di Jam Pengiriman, atur jam untuk setiap hari dalam seminggu. Satu hari bisa punya lebih dari satu periode, dan pengiriman bisa dijeda sementara saat dapur sedang penuh.
Di Jumlah Pesanan Minimum, isi angka minimum, atau 0 jika tidak ada minimum. Karena setiap karyawan memesan sendiri, minimum ini berlaku per pesanan, bukan untuk total satu perusahaan.
Di Biaya Pengemasan, pilih tanpa biaya, per pesanan, atau per item, dengan pengecualian per kategori atau per hidangan dan batas maksimum opsional. Cocok untuk membebankan biaya kotak nasi atau cup sayur.

Setelah itu, gunakan Prabaca untuk melihat menu seperti yang dilihat pelanggan, Dapatkan Tautan untuk menyalin link pengiriman, dan Unduh Kode QR jika Anda juga butuh satu kode umum.

Pesanan terjadwal untuk makan siang kantor

Di katering kantor, hampir tidak ada yang memesan pukul 12.00 lalu menunggu. Biasanya karyawan memilih menu pada pagi hari, atau malam sebelumnya. Untuk itu, aktifkan Izinkan Pesanan Terjadwal di tab Pengaturan.

Dengan opsi ini, pelanggan memilih jam antar di dalam jam pengiriman Anda, dan bisa memesan bahkan saat dapur sedang tutup. Menu akan menampilkan bahwa Anda sedang tutup tetapi tetap menerima pesanan di muka. Karyawan yang membuka link pada Senin pukul 21.00 bisa memesan makan siang Selasa untuk diantar pukul 12.00.

Ada satu hal yang perlu Anda sepakati sendiri dengan setiap perusahaan: batas waktu pemesanan. MenuForma tidak punya fitur penutupan pesanan otomatis per perusahaan atau per saluran. Kalau semua pesanan harus masuk sebelum pukul 09.30 agar sempat belanja ke pasar dan memasak, sampaikan hal itu ke admin atau bagian GA tiap kantor, lalu tulis di poster atau pesan yang menyertai link. Itu kesepakatan antara Anda dan klien, bukan pengaturan di sistem.

Zona dan ongkos kirim

Di tab Zona, tentukan sampai mana Anda mengantar dan berapa biayanya. Di Mode Zona Pengiriman, ada dua pilihan:

Zona Manual (Berbasis Teks): area bernama yang dipilih lewat teks, misalnya “Kuningan dan Setiabudi” atau “TB Simatupang”;
Zona Peta (Gambar di peta): radius di sekitar dapur Anda yang digambar di peta.

Buat setiap zona dengan Tambahkan Zona di daftar Zona Pengiriman. Setiap zona punya Biaya Pengiriman dan perkiraan waktu antarnya sendiri. Jika lebih suka menghitung berdasarkan jarak, Biaya Pengantaran Berdasarkan Radius memungkinkan tarif bertingkat, misalnya Rp8.000 untuk 0–2 km dan Rp15.000 untuk 2–5 km.

Di Ambang Pengiriman Gratis (opsional), Anda bisa menentukan nilai pesanan yang membuat ongkos kirim gratis. Karena setiap karyawan memesan sendiri, nilai ini juga dihitung per pesanan.

Zona dan ongkos kirim ini sama untuk semua saluran; saluran tidak punya zona atau ongkir sendiri. Jika sebuah gedung atau lokasi klien perlu ongkir sendiri, buatkan zona manual untuknya dan kirimkan link zona tersebut ke perusahaan di sana, seperti dijelaskan di bawah.

Pembayaran: setiap karyawan membayar pesanannya sendiri

Di tab Pembayaran pada Manajemen Pengiriman, bagian Metode Pembayaran, pilih metode yang Anda terima:

Bayar di Tempat: tunai saat makanan diantar;
Pembayaran Online melalui Stripe;
Bayar di Toko untuk pesanan yang diambil sendiri;
Transfer Bank, dengan Rincian pembayaran bank Anda yang ditampilkan kepada pemesan.

Untuk menerima pembayaran online, buka halaman Pembayaran di menu samping dan klik Hubungkan Akun Stripe. Koneksinya memakai Stripe Connect, dan dana masuk langsung ke akun Stripe Anda. Pelanggan membayar saat memesan; jika pembayaran dibatalkan, pesanan tidak dibuat.

MenuForma tidak mengambil komisi dari pembayaran Stripe, tetapi biaya pemrosesan Stripe tetap berlaku. Pembayaran online tersedia di negara-negara yang didukung Stripe, jadi pastikan dulu usaha Anda bisa membuka akun Stripe.

Untuk katering kantor, pembayaran online menghapus satu pekerjaan yang melelahkan: menagih uang tunai di meja resepsionis dan mencari siapa yang belum bayar. Setiap karyawan membayar pesanannya sendiri. Tidak ada satu tagihan untuk perusahaan, tidak ada tagihan bulanan, dan tidak ada akun perusahaan; jika klien meminta itu, jawaban yang jujur adalah setiap orang membayar pesanannya masing-masing.

Membuat saluran untuk setiap perusahaan

Saluran ada di halaman Kode QR, tab Pengiriman, pada kartu Kode QR saluran pengiriman.

Ketik nama saluran, misalnya “PT Arunika Data”, lalu klik Tambah saluran.
Kalau kliennya banyak, gunakan Tambah massal. Dengan Tempel daftar, Anda menempelkan satu nama per baris, langsung dari spreadsheet klien. Dengan Rentang bernomor, Anda membuat nama berurutan, misalnya Lantai 3 sampai Lantai 12 di satu gedung, atau Gedung 1 sampai Gedung 6 di satu kawasan pabrik.
Nama yang sudah ada akan dilewati, jadi daftar lengkap boleh ditempel ulang setelah Anda menambah klien baru.

Setiap restoran bisa punya hingga 200 saluran. Nama harus unik dan paling panjang 100 karakter. Pakai nama yang langsung dikenali tim, seperti nama perusahaan atau gedung, bukan kode internal.

Jika perusahaan pindah gedung atau berganti nama, gunakan Ganti nama. Jika kerja sama berakhir, Hapus saluran menghapus saluran tersebut. Kode QR yang sudah tercetak tetap berfungsi sebagai kode QR pengiriman biasa, jadi orang yang memindainya tetap sampai ke menu Anda, hanya saja pesanan barunya tidak lagi membawa nama saluran itu. Pesanan lama tetap menyimpan nama salurannya.

Membagikan link dan kode QR ke setiap kantor

Setiap saluran punya kode QR dan link sendiri. Lewat Sesuaikan, Anda bisa menambahkan logo, warna, dan ajakan singkat seperti pada kode MenuForma lainnya. Lalu Unduh Semua (ZIP) mengunduh kode semua saluran sekaligus, dan Cetak A4 menyusunnya di lembar A4.

Kirim ke setiap perusahaan hanya link dan kode miliknya. Tempat yang biasanya paling efektif:

pantry kantor, di dekat dispenser atau mesin kopi;
poster di samping lift atau di meja resepsionis;
intranet perusahaan;
grup WhatsApp kantor atau chat internal perusahaan;
email mingguan dari office manager atau bagian GA.

Sertakan juga batas waktu yang sudah disepakati. Satu kalimat seperti “Pesan paling lambat pukul 09.30, diantar mulai pukul 11.45” menghemat banyak telepon.

Link zona: ongkos kirim sendiri untuk satu gedung atau kawasan kantor

Saluran tidak mengubah ongkir. Jika sebuah gedung, kawasan perkantoran, atau lokasi klien butuh ongkos kirim dan waktu antar sendiri, misalnya karena lebih jauh, buat zona manual untuk lokasi itu dan kirimkan link zonanya ke perusahaan di sana. Karyawannya tidak perlu memilih zona lagi, dan tidak bisa keliru memilih zona yang lebih murah.

Di Manajemen Pengiriman, tab Zona, setel Mode Zona Pengiriman ke Zona Manual (Berbasis Teks). Di atas daftar Zona Pengiriman ada keterangan singkat tentang link zona, dan setiap zona yang aktif punya tombol Salin Tautan. Tombol ini menyalin link zona, misalnya menuforma.com/delivery/dapur-bu-ratna?zone=12. Angka di ujung link diberikan oleh MenuForma, jadi selalu salin link dengan tombol itu; jangan mengetik atau mengubah angkanya sendiri.

Karyawan yang membuka link itu langsung melihat zonanya sudah terpilih: nama zona, ongkos kirim, dan perkiraan waktu antar tampil sebagai teks tetap, dan zona tidak bisa diganti. Alamat pengiriman tetap ia isi sendiri. Di sisi Anda, nama zona muncul di kartu pesanan, di detail pesanan, dan di struk yang dicetak. Link zona tidak punya kode QR, jadi kirimkan lewat email atau chat internal perusahaan, atau pasang di intranet.

Pilih per perusahaan, link saluran atau link zona:

link saluran: nama perusahaan di setiap pesanan, kode QR, bisa dibuat massal hingga 200, dan pesanannya membayar ongkir zona yang biasa;
link zona: zona tetap dengan ongkir dan waktu antar sendiri, nama zona di pesanan, tanpa nama saluran dan tanpa kode QR.

MenuForma tidak membuat satu link yang bisa melakukan keduanya. Satu batas lagi yang penting: siapa pun yang memesan tanpa link zona, baik lewat link pengiriman umum, kode QR utama, maupun link saluran, memilih dari daftar lengkap zona aktif, melihat nama, ongkir, dan waktu antar setiap zona, dan boleh memilih yang mana saja. Link zona menjaga karyawan satu perusahaan tetap di zonanya, tetapi tidak menyembunyikan zona atau ongkirnya dari orang lain. Karena itu, gunakan link zona untuk lokasi nyata, seperti gedung, kawasan perkantoran, atau lokasi klien, dengan ongkir yang juga Anda kenakan kepada siapa pun yang memesan ke sana, dan jangan membuat zona gratis atau berdiskon untuk satu klien saja. Jika nama klien sebaiknya tidak terlihat, beri nama zona sesuai gedung atau area, misalnya “Gedung Cendana” atau “Kawasan SCBD”, bukan nama perusahaan. Jika zona dinonaktifkan atau dihapus, link-nya akan membuka menu dengan pilihan zona seperti biasa.

Cara karyawan memesan

Dari sisi karyawan, prosesnya singkat dan tanpa aplikasi: menu terbuka di browser ponsel atau komputer.

Membuka link perusahaan atau memindai kode QR.
Memilih hidangan, lengkap dengan ukuran dan tambahan, lalu memasukkannya ke keranjang.
Memilih diantar atau diambil, dan jika pesanan terjadwal aktif, memilih jam di Pilih waktu pengiriman.
Mengisi data kontak yang Anda minta dan alamat pengiriman. Alamat dicocokkan dengan zona pengiriman Anda; tergantung mode zonanya, pemesan bisa diminta memastikan lokasi di peta. Jika menu dibuka dari link zona, zonanya sudah terpilih dan tampil bersama ongkir serta perkiraan waktu antarnya.
Menulis Catatan Pesanan yang membantu kurir, misalnya “titip resepsionis lantai 12” atau “sambal dipisah”, dan menjawab Butuh alat makan? jika opsi itu Anda aktifkan.
Memilih Metode Pembayaran dari pilihan yang Anda izinkan, lalu menekan Pesan Sekarang.

Pemesan boleh masuk dengan Lanjutkan dengan Google, Lanjutkan dengan Apple, atau Lanjutkan dengan Email untuk menyimpan alamat dan riwayat pesanan. Berikutnya mereka akan melihat tombol Pesan ulang, praktis bagi yang setiap Kamis memesan menu yang sama. Yang tidak mau membuat akun tetap bisa menyelesaikan pesanan sebagai tamu.

Menerima dan mengemas pesanan

Pesanan masuk ke halaman Pesanan. Setiap pesanan dari saluran membawa label Saluran dengan nama perusahaannya, di kartu pesanan, daftar, detail, dan struk cetak. Pesanan di zona manual juga menampilkan nama zonanya, jadi pesanan dari link zona membawa nama zona, tetapi tanpa label saluran. Dapur juga bisa bekerja dari layar Dapur.

Karena setiap pesanan menyebut asalnya, pengemasan jadi lebih rapi: kelompokkan pesanan per perusahaan, masukkan ke kantong atau boks yang sama, dan tandai dengan nama saluran. Saat memuat mobil boks, susun sesuai urutan antar, perusahaan demi perusahaan.

Tab Pelanggan di Manajemen Pengiriman menampilkan pelanggan pengiriman yang masuk dengan akun, lengkap dengan jumlah pesanan dan pesanan terakhir mereka. Tidak ada laporan, filter, ekspor, atau total per saluran; nama perusahaan di setiap pesananlah yang membantu Anda mengelompokkan pekerjaan.

Menu yang hanya dijual saat jam makan siang

Jika ada hidangan yang hanya masuk akal di jam makan siang, misalnya paket nasi kotak harian, Anda bisa membatasinya dengan jam tertentu. Di halaman Promosi, atur Jam jual untuk setiap hidangan dan terapkan aturannya ke menu pengiriman. Paket makan siang bisa, misalnya, hanya dijual antara pukul 10.00 dan 13.30.

Promosi juga bisa mengatur diskon berdasarkan waktu, dan fitur ini pun termasuk paket Reguler. Diskon tersebut berlaku untuk semua yang memesan dari menu pengiriman, bukan untuk satu perusahaan tertentu.

Contoh seminggu katering kantor dengan tiga klien

Dapur Bu Ratna di Jakarta Selatan mengantar makan siang untuk tiga klien: kantor konsultan di Kuningan, startup di SCBD, dan perusahaan logistik di TB Simatupang. Seminggu biasanya berjalan seperti ini:

Jumat sebelumnya: Bu Ratna membuat tiga saluran, “PT Arunika Data”, “Konsultan Sagara”, dan “Menara Simatupang Lt. 8”, menyesuaikan kodenya, lalu mengirim link masing-masing ke admin kantor beserta batas pesan pukul 09.30.
Senin: tiap kantor memasang poster di pantry dan membagikan link di grup WhatsApp kantor. Malamnya, pesanan terjadwal untuk Selasa mulai masuk.
Setiap hari pukul 09.30: tim membuka Pesanan, membaca daftar yang setiap pesanannya berlabel saluran, lalu mulai memasak.
Pukul 11.00: pengemasan per perusahaan, struk cetak ditempel di tiap kantong. Kantong untuk Kuningan dimuat paling akhir karena diturunkan paling awal.
Pukul 11.45–12.15: antar ke resepsionis setiap gedung. Hanya pesanan Bayar di Tempat yang perlu uang kembalian.
Jumat: Bu Ratna melihat tab Pelanggan untuk tahu siapa yang rutin memesan, dan jika menu minggu depan punya paket baru, ia mengatur Jam jual untuk paket itu.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah setiap perusahaan punya harga atau menu sendiri?

Untuk menu dan harga, tidak: keduanya sama untuk semua perusahaan, dan saluran hanyalah label asal pesanan tanpa zona atau ongkir sendiri. Sebuah gedung atau lokasi bisa punya ongkos kirim dan perkiraan waktu antar sendiri lewat zona dan link zonanya, tetapi zona itu tetap terlihat dan bisa dipilih oleh siapa pun yang memesan tanpa link zona, jadi bukan harga khusus untuk satu klien. Kesepakatan harga khusus dengan satu klien perlu diatur di luar MenuForma.

Apakah setiap karyawan harus memasang aplikasi atau membuat akun?

Tidak. Menu terbuka di browser ponsel atau komputer. Masuk dengan Google, Apple, atau email bersifat opsional dan berguna untuk menyimpan alamat serta memesan ulang; yang tidak mau membuat akun bisa memesan sebagai tamu.

Bisakah perusahaan membayar satu tagihan untuk semua karyawan?

Tidak. Setiap pesanan dibayar oleh orang yang memesan, baik online, saat diantar, maupun lewat transfer bank, sesuai metode yang Anda aktifkan. Tidak ada tagihan bulanan atau akun perusahaan; transfer bank pun merupakan metode pembayaran untuk masing-masing pesanan.

Berapa banyak saluran yang bisa saya buat?

Hingga 200 saluran per restoran, dengan nama unik paling panjang 100 karakter. Jumlah itu cukup untuk banyak perusahaan, gedung, lantai, atau lokasi pabrik.

Apa yang terjadi pada kode QR yang sudah dicetak jika saya menghapus saluran?

Kode itu tetap berfungsi sebagai kode QR pengiriman biasa dan membuka menu yang sama. Pesanan baru dari kode tersebut tidak lagi membawa nama saluran, sedangkan pesanan lama tetap menyimpannya.

Apakah karyawan melihat nama saluran saat memesan?

Tidak. Nama saluran hanya terlihat di sisi Anda, yaitu di kartu, daftar, detail, dan struk cetak. Bagi pemesan, menunya sama persis dengan link utama.

Bisakah saya memasang batas waktu pesan untuk tiap perusahaan?

Tidak ada pengaturan seperti itu. Dengan pesanan terjadwal, karyawan memesan di muka untuk jam antar di dalam jam pengiriman Anda; batas waktu pesan untuk makan siang hari itu Anda sepakati dengan tiap perusahaan dan Anda tulis di poster atau pesan yang menyertai link.

Jika Anda menjalankan usaha katering kantor dan ingin mengganti telepon, chat, dan rekap manual dengan satu link per klien, daftar di MenuForma, siapkan menu Anda, dan aktifkan pengiriman di paket Reguler. Untuk gambaran lebih luas tentang pemesanan, baca juga halaman sistem pemesanan restoran dengan QR code.