Skip to content
Blog

Pesanan katering pejabat dari banyak syarikat: satu pautan untuk setiap syarikat

Jika anda menyediakan nasi bungkus atau set makan tengah hari untuk beberapa pejabat di Bangsar South, Cyberjaya atau Petaling Jaya, anda tentu tahu bagaimana pesanan katering pejabat biasanya sampai. Telefon berdering seawal 8.30 pagi, mesej bertimbun dalam kumpulan WhatsApp, pegawai admin sebuah syarikat menghantar senarai nama dalam Excel, dan seorang dua yang terlupa menelefon terus ke dapur. Semua itu perlu disalin ke satu senarai, dikira dan dipadankan dengan syarikat yang betul sebelum van boleh bergerak.

Panduan ini menunjukkan cara yang lebih tersusun dengan MenuForma: satu menu penghantaran untuk semua pelanggan, satu pautan dan kod QR bagi setiap syarikat, bangunan atau lokasi, dan setiap pesanan yang masuk sudah membawa nama syarikat itu. Setiap pekerja memesan dan membayar makanannya sendiri, secara dalam talian jika anda mahu. Panduan ini ditulis untuk anda yang memasak dan menghantar, bukan untuk pekerja yang memesan.

Saluran penghantaran: apa yang dilakukannya dan apa yang tidak

Saluran penghantaran ialah pautan dan kod QR yang diberi nama. Anda boleh menamakannya mengikut syarikat pelanggan, misalnya “Teras Digital Sdn Bhd”, mengikut bangunan seperti “Menara Seri Tanjung”, atau mengikut tingkat dan tapak. Pekerja yang membuka pautan itu akan melihat menu penghantaran anda yang biasa, di alamat seperti menuforma.com/delivery/dapur-mak-yam. Hidangan, kategori, saiz, tambahan, gambar dan maklumat alergen sama dengan menu di kedai anda; tiada menu kedua yang perlu dibina.

Perbezaannya hanya pada pesanan. Setiap pesanan yang dibuat melalui saluran itu dipaparkan dengan lencana Saluran berserta nama syarikat: pada kad pesanan, dalam senarai pesanan, dalam butiran pesanan dan pada resit yang dicetak. Pekerja yang memesan tidak nampak nama itu. Hanya anda dan pasukan dapur yang melihatnya.

Supaya tiada salah faham dengan pelanggan, eloklah jelaskan dari awal bahawa saluran hanyalah label tempat asal pesanan:

  • menu dan harga sama untuk semua syarikat, tanpa senarai harga khas atau diskaun untuk satu syarikat sahaja;
  • zon, yuran penghantaran, pesanan minimum dan kaedah pembayaran juga dikongsi oleh semua saluran;
  • tiada alamat tetap, slot penghantaran atau waktu tutup pesanan bagi setiap syarikat, kerana pekerja sendiri mengisi alamat dan memilih masa.

Jika anda berjanji harga berbeza kepada satu syarikat, urusan itu perlu dibuat di luar MenuForma. Saluran memberitahu anda dari mana pesanan datang; ia tidak menetapkan syarat yang berlainan. Yuran penghantaran lain bagi sebuah bangunan diatur dengan pautan zon, yang diterangkan selepas Langkah 5.

Perkara yang perlu disediakan dahulu

  • Pelan Biasa. Semua yang diterangkan dalam panduan ini memerlukan pelan berbayar ini: pesanan penghantaran dan bawa pulang, tab Penghantaran pada halaman kod QR tempat saluran diurus, pembayaran dalam talian melalui Stripe, serta promosi dan waktu jualan.
  • Menu dalam MenuForma. Jika belum ada, ikut panduan membina menu dalam talian percuma dahulu. Menu yang sama itulah yang digunakan untuk penghantaran.
  • Akaun Stripe, hanya jika anda mahu pekerja membayar secara dalam talian. Tunai dan pindahan bank tidak memerlukannya.

Jika anda masih menggunakan pelan Percuma selamanya, tekan Lihat Contoh Penghantaran untuk membuka contoh menu penghantaran dan melihat apa yang akan dilihat oleh pekerja sebelum membuat keputusan.

Langkah 1: hidupkan penghantaran

Buka Pengurusan Penghantaran di bar sisi, kemudian tab Tetapan. Tetapan di sini dikongsi oleh semua syarikat, jadi isikan dengan teliti.

  1. Hidupkan Aktifkan Penghantaran.
  2. Di Kaedah Penghantaran, pilih Penghantaran Pedagang jika anda menghantar sendiri dengan van atau rider anda, dan Ambil di Kedai jika ada pekerja yang lebih suka singgah mengambil sendiri.
  3. Di Medan hubungan pelanggan, pilih sama ada anda mahu Minta nama kenalan, Minta nombor telefon dan Minta alamat penghantaran, dan sama ada setiap satu wajib diisi. Untuk penghantaran ke pejabat, alamat ialah perkara paling penting. Nombor telefon pula membantu penghantar apabila pengawal di lobi tidak membenarkannya naik.
  4. Hidupkan Tunjukkan pilihan sudu dan garfu supaya pekerja boleh memberitahu sama ada mereka memerlukannya.
  5. Isi Waktu Penghantaran bagi setiap hari. Satu hari boleh mempunyai lebih daripada satu tempoh, contohnya 11.00 pagi hingga 2.00 petang untuk makan tengah hari dan 5.00 hingga 7.00 petang untuk pekerja syif. Penghantaran juga boleh dihentikan sementara, contohnya pada cuti umum atau ketika dapur sibuk dengan tempahan kenduri.
  6. Tetapkan Jumlah Pesanan Minimum. Nilai 0 bermaksud tiada minimum. Jumlah kecil, contohnya RM10, mengelakkan pesanan sebotol air sahaja.
  7. Pilih Yuran Pembungkusan: tiada, bagi setiap pesanan atau bagi setiap item. Anda boleh menetapkan pengecualian untuk kategori atau item tertentu, dan had maksimum jika perlu, contohnya supaya air minuman dalam botol tidak dikenakan yuran bekas.

Di halaman yang sama ada Pratonton, Dapatkan Pautan dan Muat turun Kod QR untuk pautan penghantaran utama anda. Gunakan pratonton untuk melihat menu sebagaimana pekerja melihatnya di telefon.

Pesanan berjadual untuk makan tengah hari di pejabat

Pekerja pejabat jarang mahu memesan pada saat akhir. Ada yang memilih makanan sambil minum kopi pagi, ada yang sudah memutuskan malam sebelumnya. Hidupkan Benarkan Pesanan Berjadual, dan pekerja boleh memesan lebih awal untuk masa penghantaran dalam waktu operasi anda, walaupun dapur sedang tutup ketika itu. Menu akan memaklumkan bahawa anda tutup sekarang tetapi menerima pesanan awal, dan pekerja memilih masa di Pilih masa penghantaran.

Bagi dapur yang bergantung pada pesanan katering pejabat, faedahnya jelas. Pesanan yang dibuat lebih awal sudah ada di skrin sebelum anda mula memasak, jadi lebih mudah menganggar berapa kilo ayam dan berapa periuk nasi yang diperlukan.

Satu perkara perlu jelas: MenuForma tidak mempunyai tetapan waktu tutup pesanan. Jika anda mahu semua pesanan masuk sebelum 10.00 pagi, persetujuan itu dibuat sendiri dengan setiap syarikat, biasanya melalui pengurus pejabat, dan ditulis dalam mesej yang disertakan bersama pautan.

Langkah 2: zon dan yuran penghantaran

Tab Zon menentukan kawasan yang anda hantar dan caj bagi setiap kawasan. Di Mod Zon Penghantaran, pilih salah satu daripada dua cara:

  • Zon Manual (Berdasarkan Teks): kawasan bernama yang dipilih sebagai teks, contohnya “Bangsar South”, “KL Sentral” atau “Cyberjaya”;
  • Zon Peta (Lukis pada peta): kawasan yang dilukis pada peta sebagai radius di sekeliling dapur anda.

Dalam Zon Penghantaran, tekan Tambah Zon bagi setiap kawasan. Setiap zon mempunyai Yuran Penghantaran dan Masa Penghantaran Anggaran sendiri. Dengan Yuran Penghantaran Berdasarkan Radius, yuran boleh dibuat bertingkat mengikut jarak, contohnya RM3 untuk 0 hingga 2 km dan RM5 untuk 2 hingga 5 km. Had Penghantaran Percuma (pilihan) pula memberi penghantaran percuma bagi pesanan melebihi jumlah yang anda tetapkan.

Semua saluran berkongsi zon dan yuran yang sama, kerana saluran tidak mempunyai zon atau yuran sendiri. Bangunan yang memerlukan yuran lain diberi zon manualnya sendiri dan pautan zon itu, seperti yang diterangkan selepas Langkah 5. Oleh kerana setiap pekerja membuat pesanan sendiri, fikirkan yuran dari sudut seorang pekerja yang memesan satu set nasi, bukan dari sudut satu penghantaran besar ke sebuah bangunan.

Langkah 3: cara pekerja membayar

Dalam Pengurusan Penghantaran, buka tab Pembayaran dan pilih Kaedah Pembayaran yang anda terima:

  • Bayar Semasa Penghantaran: pekerja membayar tunai apabila makanan sampai;
  • Pembayaran Dalam Talian: pekerja membayar melalui Stripe semasa membuat pesanan;
  • Bayar di Kedai: untuk pekerja yang mengambil sendiri;
  • Pindahan Bank: pekerja melihat Butiran pembayaran bank yang anda isi, seperti nama bank, nama akaun dan nombor akaun.

Untuk pembayaran dalam talian, buka halaman Pembayaran dan tekan Sambungkan Akaun Stripe (Stripe Connect). Bayaran masuk terus ke akaun Stripe restoran anda. Pekerja membayar ketika membuat pesanan; jika pembayaran dibatalkan, pesanan tidak dibuat. MenuForma tidak mengambil komisen atas pembayaran Stripe, tetapi yuran pemprosesan Stripe tetap dikenakan. MenuForma juga tidak menambah sebarang yuran bagi setiap pesanan. Pembayaran dalam talian memerlukan pelan Biasa dan tersedia di negara yang disokong oleh Stripe Connect.

Setiap pekerja membayar pesanannya sendiri. Bagi penghantaran ke pejabat, inilah bahagian yang paling melegakan: tiada lagi mengutip wang kecil di kaunter penyambut tetamu, mencari duit baki atau mengejar orang yang berjanji “bayar esok”. Namun, MenuForma tidak mengeluarkan invois syarikat atau bil bulanan. Jika sebuah syarikat mahu menanggung makan tengah hari pekerjanya, aturan itu dibuat di luar sistem.

Langkah 4: cipta satu saluran bagi setiap syarikat

Buka halaman Kod QR, pilih tab Penghantaran dan cari kad Kod QR saluran penghantaran.

  1. Taip nama syarikat atau bangunan, contohnya “Teras Digital Sdn Bhd”, dan tekan Tambah saluran.
  2. Untuk banyak nama sekali gus, gunakan Tambah secara pukal. Dengan Tampal senarai, tampal satu nama bagi setiap baris, misalnya senarai pelanggan tetap daripada buku pesanan anda.
  3. Dengan Julat bernombor, cipta nama bernombor seperti Blok 1 hingga Blok 8 di taman perindustrian, atau Tingkat 3 hingga Tingkat 12 di menara pejabat yang setiap tingkatnya mahu kod sendiri.

Nama yang sudah wujud akan dilangkau, jadi anda boleh menampal senarai yang dikemas kini tanpa mencipta pendua. Satu restoran boleh mempunyai sehingga 200 saluran. Setiap nama mesti unik dan tidak melebihi 100 aksara. Setiap saluran mendapat kod QR dan pautannya sendiri, iaitu pautan penghantaran anda yang ditambah penanda saluran.

Gunakan Namakan semula jika syarikat menukar nama atau berpindah bangunan, dan Padam saluran apabila kontrak tamat. Kod QR yang sudah dicetak tidak menjadi sia-sia: ia terus berfungsi sebagai kod QR penghantaran biasa, cuma pesanan baharu daripadanya tidak lagi berlabel. Pesanan lama kekal dengan nama saluran itu.

Langkah 5: serahkan pautan dan kod QR kepada setiap syarikat

Setiap kod boleh diubah dengan Sesuaikan: tambah logo dapur anda, warna jenama dan ayat seruan seperti “Imbas untuk pesan makan tengah hari”. Muat Turun Semua (ZIP) memuat turun semua kod saluran sekali gus, manakala Cetak A4 mencetaknya di atas kertas A4. Jika anda baru mula menggunakan kod QR, panduan membuat menu QR untuk restoran menerangkan asasnya.

Kemudian serahkan kod dan pautan kepada pengurus pejabat atau pegawai HR setiap syarikat. Tempat yang biasanya berkesan:

  • pantri, di sebelah peti sejuk atau dispenser air;
  • poster kecil di sebelah lif atau di lobi tingkat;
  • intranet atau portal dalaman syarikat;
  • kumpulan WhatsApp atau Telegram pejabat, atau sembang dalaman syarikat;
  • e-mel mingguan pengurus pejabat, bersama menu minggu itu dan waktu tutup pesanan yang telah dipersetujui.

Pastikan setiap syarikat hanya menerima kod dan pautannya sendiri. Jika poster Menara Seri Tanjung tertampal di pejabat syarikat lain, pesanan dari sana akan membawa nama yang salah.

Pautan zon: yuran penghantaran sendiri untuk bangunan atau syarikat

Ada bangunan yang memang patut dikenakan yuran lain, contohnya pejabat di Cyberjaya yang lebih jauh dari dapur berbanding Bangsar South. Saluran tidak boleh membawa yuran sendiri, tetapi zon manual boleh. Dalam Pengurusan Penghantaran, buka tab Zon, tetapkan Mod Zon Penghantaran kepada Zon Manual (Berdasarkan Teks) dan cipta satu zon bagi setiap bangunan, taman perniagaan atau tapak pelanggan, masing-masing dengan Yuran Penghantaran dan Masa Penghantaran Anggaran sendiri. Nota pendek di atas senarai Zon Penghantaran menerangkan pautan zon, dan setiap zon yang aktif mempunyai butang Salin Pautan.

Butang itu menyalin pautan penghantaran anda dengan nombor zon di hujungnya, contohnya menuforma.com/delivery/dapur-mak-yam?zone=12. Nombor itu diberikan oleh MenuForma: salin pautan dengan butang, jangan taip atau ubah nombornya. Pekerja yang membuka pautan itu melihat nama zon, yuran penghantaran dan anggaran masa yang sudah dipilih dan tetap. Mereka tidak boleh beralih ke zon lain, tetapi masih mengisi alamat penghantaran sendiri. Nama zon itu dipaparkan pada kad pesanan, dalam butiran pesanan dan pada resit yang dicetak. Pautan zon tidak mempunyai kod QR; hantarkannya melalui e-mel atau sembang dalaman syarikat, atau letakkan di intranet.

Pautan saluran dan pautan zon melakukan kerja yang berbeza:

  • pautan saluran: nama syarikat pada setiap pesanan, kod QR, boleh dicipta secara pukal sehingga 200, dan pesanan dikenakan yuran zon biasa anda;
  • pautan zon: satu zon tetap dengan yuran dan anggaran masanya sendiri, nama zon pada pesanan, tanpa nama saluran dan tanpa kod QR.

MenuForma tidak membuat satu pautan yang melakukan kedua-duanya, jadi pilih salah satu bagi setiap syarikat.

Namun, perhatikan satu perkara. Sesiapa yang memesan tanpa pautan zon, iaitu melalui pautan penghantaran umum, kod QR utama atau pautan saluran, memilih daripada senarai penuh zon, melihat nama, yuran dan anggaran masa setiap zon, dan boleh memilih yang mana satu. Pautan zon mengekalkan pekerja sebuah syarikat dalam zon mereka, tetapi tidak menyembunyikan zon atau yurannya daripada orang lain. Jadi gunakan pautan zon untuk tempat sebenar, seperti bangunan, taman perniagaan atau tapak pelanggan, dengan yuran yang anda kenakan kepada sesiapa sahaja yang dihantar ke situ. Jangan jadikan zon sebagai harga istimewa untuk satu pelanggan, kerana orang lain juga boleh memilihnya. Jika nama pelanggan tidak patut dilihat orang lain, namakan zon mengikut bangunan atau kawasan. Jika zon dimatikan atau dipadam kemudian, pautannya membuka menu penghantaran dengan pilihan zon biasa.

Apa yang dilalui pekerja ketika memesan

Pekerja tidak perlu memasang aplikasi. Pautan terbuka terus dalam pelayar telefon atau komputer, dan prosesnya begini:

  1. Buka pautan syarikat atau imbas kod QR di pantri.
  2. Pilih hidangan bersama saiz dan tambahan, contohnya nasi ayam dengan telur mata, dan masukkan ke dalam troli.
  3. Pilih penghantaran atau ambil sendiri. Jika pesanan berjadual dihidupkan, pilih masa penghantaran.
  4. Isi nama, nombor telefon dan alamat pejabat mengikut medan yang anda minta. Alamat dipadankan dengan zon anda, dan bergantung pada mod zon, pekerja mungkin diminta mengesahkan lokasi pada peta. Jika pekerja membuka pautan zon, zon itu sudah dipilih dan dipaparkan bersama yuran penghantaran dan anggaran masanya.
  5. Tulis Nota Pesanan, seperti “Kaunter resepsi, tingkat 12”, dan jawab Perlukan sudu garpu? jika pilihan itu dihidupkan.
  6. Pilih Kaedah Pembayaran dan tekan Buat Pesanan.

Pekerja boleh log masuk dengan Teruskan dengan Google, Teruskan dengan Apple atau Teruskan dengan Email untuk menyimpan alamat dan sejarah pesanan. Mereka yang log masuk akan melihat Pesan semula untuk memesan hidangan yang sama sekali lagi, sesuai untuk orang yang makan set yang sama setiap Rabu. Log masuk tidak wajib: pekerja juga boleh terus membuat pesanan sebagai tetamu tanpa akaun.

Bagi pekerja yang jarang mengimbas kod QR, kongsikan cara mengimbas kod QR menu di iPhone dan Android dalam e-mel pertama.

Menerima dan membungkus pesanan katering pejabat

Semua pesanan masuk ke halaman Pesanan. Setiap pesanan daripada saluran membawa lencana Saluran dengan nama syarikat, pada kad pesanan, dalam senarai, dalam butiran pesanan dan pada resit yang dicetak. Pesanan dalam zon manual juga menunjukkan nama zon, jadi pesanan daripada pautan zon membawa nama zon itu tetapi tiada lencana Saluran. Dapur pula boleh bekerja dari skrin Dapur.

Ketika membungkus, gunakan nama itu untuk mengumpulkan pesanan mengikut syarikat: satu kotak untuk Teras Digital, satu lagi untuk Menara Seri Tanjung, dan susun di dalam van mengikut urutan laluan. Lekatkan resit bercetak pada setiap beg supaya penghantar dan penyambut tetamu tahu bungkusan itu milik siapa.

Tab Pelanggan dalam Pengurusan Penghantaran menyenaraikan pelanggan penghantaran yang log masuk, bersama bilangan pesanan dan pesanan terakhir mereka.

Satu batasan yang perlu anda tahu: tiada penapis, laporan, eksport atau jumlah bagi setiap saluran. Yang anda dapat ialah nama saluran atau zon pada pesanan, dan itu cukup untuk mengasingkan bungkusan ketika membungkus dan memuat van.

Hidangan khas waktu tengah hari

Jika sesetengah hidangan hanya dijual pada waktu makan tengah hari, contohnya set nasi campur atau lunch box mingguan, gunakan halaman Promosi. Di sana anda boleh menetapkan Waktu jualan bagi setiap hidangan, dan setiap peraturan boleh digunakan pada menu penghantaran. Contohnya, set nasi lemak ayam berempah hanya dipaparkan dari 10.00 pagi hingga 1.30 petang. Halaman yang sama juga boleh menetapkan diskaun mengikut masa. Kedua-duanya termasuk dalam pelan Biasa.

Contoh seminggu dengan tiga syarikat pelanggan

Katakan Dapur Mak Yam di Petaling Jaya menghantar makan tengah hari kepada tiga pelanggan: Teras Digital Sdn Bhd di Bangsar South, sebuah firma perunding di Menara Seri Tanjung, dan sebuah kilang kecil di Seksyen 13 yang mempunyai syif petang. Begini rupa minggu mereka:

  • Jumaat sebelumnya: cipta tiga saluran dengan Tambah secara pukal dan Tampal senarai, sesuaikan kod dengan logo dapur, kemudian cetak dengan Cetak A4.
  • Isnin pagi: hantar setiap pautan kepada pengurus pejabat masing-masing, bersama persetujuan bahawa pesanan ditutup pada 10.00 pagi.
  • Setiap malam: pekerja yang suka merancang membuat pesanan berjadual untuk esok.
  • Setiap pagi pada 10.00: buka Pesanan, kira set mengikut hidangan dan mula memasak.
  • 11.30 pagi: bungkus mengikut lencana Saluran, satu kotak bagi setiap syarikat, resit dilekatkan pada setiap beg.
  • 12.00 tengah hari hingga 1.00 petang: van keluar mengikut laluan. Pesanan yang dibayar dalam talian tidak perlu dikutip di lobi.
  • 5.00 petang: penghantaran kedua untuk syif petang di kilang, dalam tempoh kedua waktu penghantaran.
  • Jumaat: semak tab Pelanggan untuk melihat siapa yang kerap memesan.

Soalan lazim

Bolehkah setiap syarikat mempunyai harga atau menu sendiri?

Menu dan harga hidangan, tidak: semua syarikat melihat menu dan harga yang sama, kerana saluran hanyalah label yang menunjukkan dari mana pesanan datang. Yang boleh berbeza ialah yuran penghantaran dan anggaran masa bagi sebuah bangunan atau tapak, melalui zon manualnya sendiri dan pautan zon itu. Namun, zon tersebut tetap kelihatan dalam senarai zon dan boleh dipilih oleh sesiapa yang memesan tanpa pautan zon, jadi ia bukan harga rahsia untuk satu pelanggan. Diskaun atau syarat khas untuk satu syarikat perlu diatur di luar MenuForma.

Adakah setiap pekerja perlu memasang aplikasi atau membuka akaun?

Tidak. Menu penghantaran dibuka dalam pelayar telefon atau komputer, tanpa aplikasi. Log masuk adalah pilihan: ia menyimpan alamat dan sejarah pesanan serta membolehkan Pesan semula, tetapi pekerja boleh terus memesan sebagai tetamu.

Bolehkah syarikat membayar satu invois untuk semua pekerja?

Tidak. Setiap pesanan dibayar oleh orang yang membuatnya, sama ada tunai, dalam talian atau melalui Pindahan Bank yang dipilih bagi setiap pesanan. MenuForma tidak mempunyai akaun syarikat, invois gabungan, bil bulanan atau bayaran secara kredit.

Berapa banyak saluran yang boleh saya cipta?

Sehingga 200 saluran bagi setiap restoran. Setiap nama mesti unik dan tidak melebihi 100 aksara. Jika anda menampal senarai yang mengandungi nama sedia ada, nama itu dilangkau.

Apa yang berlaku kepada kod QR bercetak jika saya memadam saluran?

Kod itu terus berfungsi sebagai kod QR penghantaran biasa, jadi pekerja yang mengimbasnya masih boleh memesan. Cuma pesanan baharu tidak lagi membawa nama saluran, manakala pesanan lama kekal dengan nama tersebut.

Bolehkah pesanan ditutup secara automatik pada 10.00 pagi?

Tidak. Waktu tutup ialah persetujuan anda dengan setiap syarikat, bukan tetapan. Yang boleh anda tetapkan ialah Waktu Penghantaran, dan apabila Benarkan Pesanan Berjadual dihidupkan, pekerja memilih masa penghantaran dalam waktu tersebut.

Jika anda sudah menghantar makan tengah hari ke beberapa pejabat, mulakan dengan satu syarikat dahulu: cipta salurannya, serahkan kod kepada pengurus pejabat, dan lihat bagaimana minggu pertama berjalan sebelum menambah yang lain. Pesanan katering pejabat jauh lebih mudah diurus apabila setiap pesanan sendiri memberitahu dari mana ia datang.

Daftar di MenuForma untuk bermula, dan jika anda mahu gambaran yang lebih luas tentang pesanan dalam talian, baca tentang sistem pesanan makanan MenuForma.

Artikel Berkaitan

Produk MenuForma