Catering për zyra: një lidhje porosie për çdo kompani klient

MenuForma2026-11-13

Kushdo që bën catering për zyra e njeh mirë mëngjesin: telefoni bie që në nëntë, në grupin e WhatsApp-it vijnë mesazhe si „dy fërgesa, një qofte pa patate“, ndërsa një kompani tjetër dërgon një tabelë Excel që dikush duhet ta rishkruajë. Më shumë kohë shkon për mbledhjen dhe kontrollin e porosive sesa për gatimin, dhe në furgon mbetet sërish pyetja se cila qese shkon në cilën zyrë.

Në këtë artikull tregojmë si të përdorni një menu të vetme dërgese në MenuForma dhe t'i jepni çdo kompanie, ndërtese zyrash ose pike pune lidhjen dhe kodin e vet QR për porosi. Çdo punonjës zgjedh dhe paguan vetë drekën e tij, ndërsa çdo porosi vjen me emrin e kompanisë nga e cila është dërguar.

Çfarë është një kanal dërgese dhe çfarë nuk është

Kanali i dërgesës është një lidhje me emër, me kodin e vet QR, për shembull „Studio Dajti“ ose „Kulla Lindore, kati 6“. Punonjësi që e hap sheh menunë tuaj të zakonshme të dërgesës: të njëjtat gatime, të njëjtat zona, të njëjtat tarifa dhe të njëjtat mënyra pagese si çdo klient tjetër.

Emrin e kanalit e shihni vetëm ju. Ai shfaqet në kartën e porosisë, në listën e porosive, në detajet e porosisë dhe në kuponin e printuar. Klienti nuk e sheh; për të është thjesht një menu dërgese si çdo tjetër.

Le ta themi qartë që në fillim: kanali është vetëm një etiketë që tregon nga erdhi porosia. Ai nuk ka çmime të veçanta, menu më vete, zbritje, porosi minimale, tarifë dërgese apo adresë fikse. Nëse një ndërtese i duhet një tarifë tjetër dërgese, i jepni asaj një zonë manuale më vete dhe lidhjen e asaj zone, siç shpjegojmë më poshtë. Nëse me një klient keni rënë dakord për një çmim tjetër, kanali nuk e zgjidh këtë.

Çfarë ju duhet para se të filloni

Paketa Regular. Aty përfshihen porositë me dërgesë dhe me marrje në lokal, skeda Dorëzim në faqen e kodeve QR, ku ndodhen kanalet, pagesa online përmes Stripe, si dhe promocionet dhe orët e shitjes.
Një menu në MenuForma. Menuja e dërgesës përdor të njëjtat gatime, kategori, madhësi porcionesh, shtesa, foto dhe alergjenë si menuja e lokalit, kështu që nuk ndërtoni asgjë dy herë. Nëse ende nuk keni menu, shihni udhëzuesin për menunë online falas.
Një llogari Stripe, nëse dëshironi që punonjësit të paguajnë online.

Nëse jeni në paketën Falas përgjithmonë, dërgesën dhe kanalet nuk mund t'i aktivizoni ende, por butoni Shiko Shembullin e Dorëzimit hap një menu shembull dërgese, që të shihni paraprakisht çfarë do të shohë punonjësi në telefon.

Hapi i parë: aktivizoni dërgesën

Në menunë anësore hapni Menaxhimi i dërgesave dhe pastaj skedën Cilësimet. Plotësoni me radhë këto:

Ndizni çelësin Aktivizo Dorëzimin. Me të nisin porositë me dërgesë.
Te Metodat e Dorëzimit zgjidhni Dorëzimi nga Tregtari, pra ushqimin e çoni ju, dhe/ose Marrja në Dyqan, nëse dikush nga një zyrë aty pranë vjen ta marrë vetë.
Te Fushat e kontaktit të klientit vendosni çfarë kërkoni dhe çfarë është e detyrueshme: Kërko emrin e klientit, Kërko numrin e telefonit dhe Kërko adresën e dorëzimit. Për zyrat, adresa duhet të jetë e detyrueshme, sepse shoferi duhet të dijë ndërtesën, hyrjen dhe katin.
Aktivizoni Shfaq opsionin e takëmeve, që të mos paketoni pirunë plastikë për ata që hanë me takëmet e zyrës.
Caktoni Orët e dorëzimit për çdo ditë të javës. Mund të keni më shumë se një interval në ditë, për shembull vetëm 11:00–14:00 për drekë. Dërgesën mund ta pezulloni edhe përkohësisht, për shembull gjatë festave.
Plotësoni fushën Shuma Minimale e Porosisë; 0 do të thotë pa minimum. Meqë secili porosit për veten, një minimum më i lartë se çmimi i një pjate e pengon punonjësin të porosisë vetëm drekën e tij.
Te Tarifa e Paketimit zgjidhni: pa tarifë, për porosi ose për artikull, me rregulla të veçanta për kategori apo gatime dhe një maksimum opsional.

Me butonin e pamjes paraprake e shihni menunë ashtu siç e sheh klienti, ndërsa Merrni Lidhjen kopjon adresën tuaj, për shembull menuforma.com/delivery/kuzhina-e-drites.

Porositë e planifikuara për drekën e zyrës

Në catering për zyra, shumica e porosive vijnë paradite. Kur ndizni opsionin Aktivizo Porositë e Planifikuara, punonjësit mund të porosisin në mëngjes ose që një mbrëmje më parë, për një orë dorëzimi brenda orarit tuaj, edhe kur jeni të mbyllur. Menuja atëherë tregon se për momentin jeni të mbyllur, por pranoni porosi paraprakisht.

Afati i porosive nuk ekziston si cilësim. Bini dakord për të me secilën kompani, për shembull: porositë deri në orën 10:00, dërgesa nga ora 12:30. Kërkojini personit që merret me administrimin e zyrës t'ua kujtojë kolegëve në grupin e brendshëm. Kjo është marrëveshje mes jush dhe kompanisë, jo opsion në sistem, prandaj bini dakord edhe për atë që bëni me porositë që vijnë pas afatit.

Zonat dhe tarifat e dërgesës

Te skeda Zonat, brenda faqes Menaxhimi i dërgesave, përcaktoni deri ku dërgoni dhe sa kushton.

Me Shto Zonë krijoni një zonë të re te Zonat e Dorëzimit. Te Mënyra e Zonës së Dërgimit zgjidhni llojin: zonë manuale me tekst, pra një zonë me emër si „Blloku“ ose „Komuna e Parisit“, ose Zonë Mape (Vizato në hartë), një rreze rreth lokalit tuaj e vizatuar në hartë.
Për çdo zonë plotësoni fushat Tarifa e Shpërndarjes dhe Koha e Parashikuar e Dorëzimit.
Me Tarifat e Dërgesës Bazuar në Rrezen tarifa ndryshon sipas largësisë, për shembull 0–2 km dhe 2–5 km.
Kufiri i Dorëzimit Falas (opsional) është shuma e porosisë mbi të cilën dërgesa bëhet falas. Ai vlen për çdo porosi më vete, sepse çdo punonjës porosit veçmas.

Të gjitha këto vlejnë njësoj për të gjitha kanalet, sepse një kanal nuk ka zonë apo tarifë dërgese të vetën. Nëse një ndërtesë ose një park biznesi ka nevojë për tarifë tjetër, krijojini një zonë manuale më vete dhe përdorni lidhjen e zonës, siç tregojmë më poshtë.

Pagesa: secili paguan drekën e vet

Te skeda Pagesa, në Metodat e Pagesës, zgjidhni çfarë pranoni: Para në Dorëzim, Pagesë Online përmes Stripe, Paguaj në Dyqan për marrjen në lokal dhe Transfer bankar. Për transferin plotësoni fushën Detajet e pagesës bankare, që klienti t'i shohë kur porosit.

Për pagesën online hapni faqen Pagesat dhe klikoni Lidh Llogarinë Stripe. Lidhni llogarinë tuaj Stripe dhe paratë shkojnë drejtpërdrejt aty. Punonjësi paguan në çastin kur dërgon porosinë; nëse e anulon pagesën, porosia nuk krijohet. Pagesa online kërkon paketën Regular dhe ofrohet në vendet që mbështet Stripe Connect, ndaj kontrolloni fillimisht nëse vendi ku është regjistruar biznesi juaj është në listën e Stripe. Nëse nuk është, paratë në dorëzim dhe transferi bankar funksionojnë njësoj.

MenuForma nuk merr komision nga pagesat me Stripe, por tarifat e përpunimit të Stripe vlejnë gjithsesi.

Çdo porosi paguhet nga personi që e bën. Për shoferin kjo do të thotë më pak kusur për të mbledhur te recepsioni dhe më pak llogari se kush sa ka dhënë. Njëkohësisht kjo do të thotë që nuk ka faturë të përbashkët për kompaninë, faturim mujor apo llogari kompanie. Nëse një kompani do të paguajë gjithçka bashkë, kjo mbetet jashtë kësaj mënyre pune.

Krijoni një kanal për çdo kompani

Hapni faqen Kodet QR, skedën Dorëzim dhe gjeni kartën Kodet QR të kanaleve të dorëzimit.

Shkruani emrin e kompanisë ose të ndërtesës, për shembull „Arbëria Konsult“, dhe klikoni Shto kanal.
Për shumë kanale njëherësh përdorni Shto me shumicë. Me Ngjit një listë ngjitni një emër për çdo rresht; me Rang i numëruar merrni emra me numër, si „Ndërtesa 1“ deri te „Ndërtesa 8“ ose „Kati 2“ deri te „Kati 9“. Emrat që ekzistojnë tashmë anashkalohen.
Një restorant mund të ketë deri në 200 kanale. Emrat duhet të jenë unikë dhe me jo më shumë se 100 karaktere.
Riemërto ndryshon emrin e kanalit, ndërsa Fshi kanalin e heq atë.

Kur fshini një kanal, kodi i tij QR i printuar vazhdon të funksionojë, por si kod i zakonshëm dërgese: përmes tij mund të porositet ende, vetëm se porositë e reja nuk e mbajnë më emrin e asaj kompanie. Porositë e vjetra e ruajnë emrin e kanalit. Ndaj, kur bashkëpunimi mbaron, kërkojini kompanisë ta heqë posterin.

Dërgojuni kompanive lidhjet dhe kodet QR

Çdo kanal ka lidhjen dhe kodin e vet QR. Me Personalizo shtoni logon, ngjyrat tuaja dhe një thirrje të shkurtër, për shembull „Skano dhe porosit drekën“.

Kur keni disa kompani, Shkarko Të Gjitha (ZIP) shkarkon njëherësh të gjitha kodet e kanaleve, ndërsa Printo A4 i përgatit për printim në fletë A4. Kompanitë zakonisht i vendosin këtu:

në kuzhinën e zyrës ose pranë makinës së kafesë;
në një poster pranë ashensorit;
në intranetin e kompanisë;
në chat-in e brendshëm ose në grupin e WhatsApp-it të stafit;
në email-in javor që dërgon menaxherja e zyrës.

Për kolegët që nuk skanojnë shpesh, mund të ndani udhëzimin e shkurtër për skanimin e menusë QR.

Lidhjet e zonës: tarifë dërgese më vete për një ndërtesë ose një park biznesi

Ndonjëherë një ndërtesë është më larg se të tjerat ose arrihet më me vështirësi, dhe atje doni të merrni një tarifë tjetër dërgese. Kanali nuk e bën këtë, por një zonë manuale më vete me lidhjen e saj po. Te Menaxhimi i dërgesave hapni skedën Zonat dhe te Mënyra e Zonës së Dërgimit zgjidhni Zonë Manuale (Baze në tekst), pra zonën me emër. Mbi listën Zonat e Dorëzimit ka një shpjegim të shkurtër për këto lidhje, dhe çdo zonë aktive në listë ka butonin Kopjo Lidhjen. Ai kopjon një lidhje si menuforma.com/delivery/kuzhina-e-drites?zone=12. Numrin në fund e cakton MenuForma: kopjojeni lidhjen gjithmonë me butonin dhe mos e shkruani e mos e ndryshoni kurrë vetë numrin.

Kur punonjësi e hap lidhjen, zona është zgjedhur tashmë. Emri i zonës, tarifa e dërgesës dhe koha e parashikuar shfaqen si tekst i fiksuar, dhe ai nuk mund të kalojë në një zonë tjetër. Adresën e dorëzimit e shkruan vetë, si zakonisht. Emri i zonës shfaqet në kartën e porosisë, në detajet e porosisë dhe në kuponin e printuar. Për lidhjen e zonës nuk ka kod QR, ndaj dërgojeni me email ose në chat-in e brendshëm të kompanisë, ose vendoseni në intranet.

Kanali dhe lidhja e zonës bëjnë punë të ndryshme:

lidhja e kanalit: emri i kompanisë në çdo porosi, kod QR, shtim me shumicë deri në 200 kanale dhe tarifat e zakonshme të zonave tuaja;
lidhja e zonës: një zonë e fiksuar me tarifën dhe kohën e vet dhe emrin e zonës në porosi, por pa emër kanali dhe pa kod QR.

MenuForma nuk krijon një lidhje që i bën të dyja, prandaj zgjidhni për secilën kompani. Kini parasysh edhe një kufizim. Kush porosit pa lidhje zone, pra përmes lidhjes kryesore, kodit të përgjithshëm QR ose një lidhjeje kanali, zgjedh nga e gjithë lista e zonave, sheh emrin, tarifën dhe kohën e secilës zonë dhe mund të zgjedhë cilëndo prej tyre. Lidhja e zonës i mban punonjësit e një kompanie në zonën e tyre, por nuk fsheh asnjë zonë dhe asnjë tarifë nga të tjerët. Prandaj përdorini lidhjet e zonës për vende reale, si një ndërtesë, një park biznesi ose ambientet e një klienti, me tarifën që do t'i merrnit kujtdo që porosit atje. Mos krijoni zonë falas ose më të lirë për një klient të vetëm, sepse çdokush tjetër mund ta zgjedhë. Nëse emrat e klientëve nuk duhet të duken, emërtojini zonat sipas ndërtesave ose lagjeve, si „Kulla Lindore“ ose „Blloku“. Nëse e çaktivizoni ose e fshini një zonë, lidhja e saj e hap menunë me zgjedhjen e zakonshme të zonës.

Si porosit një punonjës

Punonjësi hap lidhjen e kompanisë së vet ose skanon kodin QR, dhe menuja hapet në shfletuesin e telefonit ose të kompjuterit. Nuk duhet asnjë aplikacion.

Zgjedh gatimet, madhësinë e porcionit dhe shtesat, për shembull një tavë kosi 650 lekë dhe një sallatë 200 lekë, dhe i shton në shportë.
Zgjedh dërgesën ose marrjen dhe, nëse porositë e planifikuara janë aktive, orën kur do t'i vijë dreka.
Plotëson të dhënat e kontaktit që kërkoni dhe adresën. Adresa krahasohet me zonat tuaja dhe, në varësi të mënyrës së zonave, mund t'i kërkohet ta konfirmojë vendndodhjen në hartë. Nëse ka ardhur nga një lidhje zone, zona është zgjedhur tashmë dhe shfaqet me tarifën dhe kohën e dërgesës.
Te Shënime për Porosinë shkruan për shembull „recepsioni, kati 4“ dhe, nëse e keni aktivizuar, tregon nëse i duhen takëme.
Te Metoda e Pagesës zgjedh një nga mënyrat që lejoni dhe klikon Bëni Porosinë.

Kush dëshiron, mund të hyjë me Vazhdoni me Google, Vazhdoni me Apple ose Vazhdoni me Email, që adresa dhe historiku i porosive të ruhen. Atyre që kanë hyrë u ofrohet edhe një buton për ta përsëritur të njëjtën porosi. Hyrja nuk është e detyrueshme: mund të porositet edhe si vizitor, pa llogari.

Marrja, gatimi dhe paketimi i porosive

Porositë vijnë te faqja Porositë. Çdo porosi nga një kanal ka etiketën Kanal me emrin e kompanisë, në kartën e porosisë, në listë, në detaje dhe në kuponin e printuar. Porositë në një zonë manuale tregojnë edhe emrin e zonës, kështu që një porosi nga lidhja e zonës ka emrin e zonës, por jo etiketën e kanalit. Kuzhina mund të punojë nga ekrani Kuzhinë.

Gjatë paketimit gruponi drekat sipas emrit të kompanisë në kupon: një kuti ose qese për çdo kompani, me emrin të shkruar jashtë. Kur ngarkoni furgonin, vendosni bashkë kutitë për të njëjtën ndërtesë, që shoferi te recepsioni të dorëzojë thjesht atë që shkruan.

Skeda Klientët, te Menaxhimi i dërgesave, tregon klientët e dërgesës që kanë hyrë në llogari, me numrin e porosive dhe porosinë e tyre të fundit.

Nuk ka filtër, raport apo eksport sipas kanalit. Emrin e kompanisë e shihni në çdo porosi dhe paketoni sipas tij; nëse ju duhet një total mujor për çdo kompani, mbajeni më vete.

Gatime vetëm për orën e drekës

Me paketën Regular, te faqja Promocione mund t'i caktoni një gatimi Orë shitjeje dhe ta zbatoni rregullin në menunë e dërgesës. Kështu, për shembull, „pjata e ditës“ shitet vetëm nga 10:00 deri në 13:30. Në të njëjtën faqe mund të vendosni edhe zbritje të lidhura me orarin.

Shembull: një javë me tri kompani

Le të themi se gatuani pranë Rrugës së Kavajës në Tiranë dhe çdo ditë pune çoni drekë në tri kompani: „Studio Dajti“, „Arbëria Konsult“ dhe „Kulla Lindore“.

E hënë në mëngjes: te karta Kodet QR të kanaleve të dorëzimit krijoni tri kanale, vendosni logon tuaj te kodet dhe i shkarkoni si ZIP.
E hënë pasdite: me secilën zyrë bini dakord për afatin, për shembull porositë deri në 10:00 dhe dërgesa nga 12:30, dhe u dërgoni lidhjen dhe kodin.
Çdo mbrëmje: porositë e planifikuara mbeten aktive, ndaj porositë e para për nesër vijnë që në mbrëmje.
Çdo mëngjes në 10:00: te Porositë shihni sa dreka shkojnë në secilën kompani dhe nisni gatimin.
Në mesditë: paketoni sipas emrit të kanalit në kupon, tri kuti për tri kompani, dhe ngarkoni sipas ndërtesave.
E premte: përditësoni menunë për javën tjetër. Lidhjet mbeten të njëjtat dhe punonjësit shohin gatimet e reja sapo hapin menunë.

Pyetje të shpeshta

A mund të ketë çdo kompani çmimet ose menunë e saj?

Për gatimet dhe çmimet, jo. Kanali është vetëm një etiketë që tregon nga erdhi porosia, dhe të gjitha kompanitë përdorin të njëjtën menu, të njëjtat çmime, zona dhe mënyra pagese. Një ndërtesë ose një pikë pune mund të ketë tarifën dhe kohën e vet të dërgesës përmes një zone manuale më vete dhe lidhjes së saj. Por kjo zonë shihet dhe mund të zgjidhet nga kushdo që porosit pa lidhje zone, ndaj nuk është çmim privat për një klient.

A duhet që çdo punonjës të instalojë aplikacion ose të hapë llogari?

Jo. Menuja hapet në shfletues, pa aplikacion. Hyrja me Google, Apple ose email është opsionale dhe shërben për të ruajtur adresën dhe porositë e mëparshme; mund të porositet edhe si vizitor.

A mund ta paguajë kompania një faturë të vetme për të gjithë?

Jo. Çdo porosi paguhet nga personi që e bën. Transferi bankar ekziston si mënyrë pagese, por vlen për çdo porosi më vete, dhe nuk ka as faturim mujor, as llogari kompanie.

Sa kanale mund të krijoj?

Deri në 200 për çdo restorant. Emrat duhet të jenë unikë dhe deri në 100 karaktere, ndërsa gjatë shtimit me shumicë emrat ekzistues anashkalohen.

Çfarë ndodh me kodin QR të printuar kur fshij një kanal?

Kodi vazhdon të funksionojë si kod i zakonshëm dërgese, pra përmes tij mund të porositet ende, por porositë e reja nuk kanë emrin e kompanisë. Porositë e vjetra e ruajnë emrin e kanalit.

Si ta vendos afatin e porosive kur bëj catering për zyra?

Në sistem nuk ka cilësim për afatin. Aktivizoni porositë e planifikuara dhe bini dakord me secilën kompani deri kur porositet; personi që administron zyrën ua kujton kolegëve. Është marrëveshje mes jush, jo rregull i sistemit.

A e sheh punonjësi emrin e kanalit?

Jo. Emrin e kanalit e shihni vetëm ju, në porosi dhe në kupon, ndërsa punonjësi sheh menunë e zakonshme të dërgesës. Emrat e zonave manuale, përkundrazi, i shohin të gjithë ata që porosisin, ndaj emërtojini sipas ndërtesave ose lagjeve kur emrat e klientëve nuk duhet të duken.

Nëse catering për zyra sot e menaxhoni me telefon dhe mesazhe, provojeni fillimisht me një kompani dhe një kanal për një javë. Krijoni llogarinë në MenuForma, përgatitni menunë dhe kaloni në paketën Regular kur të jeni gati për dërgesë. Nëse ju duhet edhe një menu QR për sallën, shihni menunë QR falas për restorantin.

Artikuj të Ngjashëm

Produkt MenuForma

MenuForma