Livraison de repas en entreprise : un lien de commande par société cliente

MenuForma2026-11-13

Pour un traiteur, la livraison de repas en entreprise commence rarement par un bon de commande propre. Un lundi ordinaire, ce sont trois appels de l'assistante d'un cabinet d'avocats, un fil WhatsApp où douze salariés d'une agence donnent leur choix de plateau, et un tableur envoyé par l'office manager d'une start-up de la Part-Dieu. Il faut tout recopier, deviner qui a pris quoi, puis préparer les sacs sans mélanger les sociétés.

Ce guide décrit une autre organisation avec MenuForma : un seul menu de livraison, un lien et un QR code par entreprise cliente, par immeuble ou par site, et des commandes qui indiquent elles-mêmes d'où elles viennent. Chaque salarié commande et paie son repas, et vous savez à quelle société appartient chaque commande au moment de charger la camionnette.

Le canal de livraison : une étiquette, pas un second menu

Dans MenuForma, un canal de livraison est un lien de commande qui porte un nom, accompagné de son propre QR code. Vous lui donnez le nom d'une entreprise (« Cabinet Moreau »), d'un immeuble (« Tour Horizon ») ou d'un site (« Campus Nord, bâtiment B »). Concrètement, c'est le lien de votre menu de livraison, par exemple menuforma.com/delivery/les-plateaux-de-lucie, auquel s'ajoute un paramètre qui identifie le canal.

Ce lien ouvre exactement le même menu que votre lien de livraison principal : mêmes plats, tailles et suppléments, mêmes zones, mêmes frais et mêmes modes de paiement. Seul le nom du canal change, et il accompagne la commande jusqu'à vous, ticket imprimé compris.

Ce que le canal ne fait pas, en revanche :

pas de carte, de tarif négocié ni de remise propres à une entreprise ;
pas de minimum de commande par société, ni de frais ou de zone propres au canal ;
pas d'adresse de livraison fixe, de créneau ni d'heure limite par canal.

Seul votre établissement voit le nom du canal, pas le salarié. Si vous appliquez des prix différents selon les clients, le canal ne remplacera pas vos devis : il sert à savoir d'où vient chaque commande.

Ce qu'il vous faut avant de commencer

Pour la livraison de repas en entreprise telle qu'elle est décrite ici, il vous faut :

le plan Régulier, qui comprend la commande en livraison, l'onglet Livraison de la page des codes QR, le paiement en ligne via Stripe, les promotions et les horaires de vente ;
un menu dans MenuForma, avec vos plats, vos tailles et vos suppléments. Si vous partez de zéro, suivez notre guide pour créer un menu en ligne gratuit ;
un compte Stripe, uniquement si vous voulez encaisser en ligne.

Le menu de livraison est votre menu habituel, ouvert à une autre adresse : vous n'avez pas de seconde carte à construire. Sur Gratuit pour toujours, le bouton Voir un exemple de livraison ouvre un menu de livraison d'exemple, pratique pour voir le parcours côté client avant de changer de plan.

Activer la livraison et régler les paramètres

Dans la barre latérale, ouvrez Gestion des livraisons. La page compte quatre onglets : Paramètres, Zones, Paiement et Clients. Commencez par Paramètres, dans cet ordre :

Basculez Activer la livraison : c'est ce réglage qui ouvre la prise de commandes.
Dans Modes de livraison, cochez Livraison par le restaurant si vous livrez vous-même, et Retrait en magasin si certains clients passent chercher leur commande.
Dans Champs de contact client, choisissez Demander le nom du contact, Demander le numéro de téléphone et Demander l'adresse de livraison, et précisez si chaque champ est obligatoire. Pour des bureaux, l'adresse est indispensable, et le téléphone sert le jour où l'accueil est fermé.
Activez Afficher l'option couverts : les salariés indiquent s'ils ont besoin de couverts, ce qui évite d'en glisser dans chaque sac par réflexe.
Renseignez les Horaires de livraison jour par jour, avec plusieurs plages possibles, par exemple 11 h 30 - 14 h et 18 h - 20 h. La livraison peut aussi être mise en pause temporairement.
Fixez si besoin un Montant minimum de commande (0 signifie aucun minimum). Il vaut pour toutes les commandes, quel que soit le canal.
Choisissez vos Frais d'emballage : aucun, par commande ou par article, avec des exceptions par catégorie ou par plat et un plafond facultatif.

Aperçu montre le menu tel que le client le verra, Obtenir le lien copie votre lien de livraison principal et Télécharger le QR Code récupère son code.

Commandes programmées : on commande le matin ou la veille

Pour le déjeuner au bureau, c'est le réglage qui change le plus la journée. Avec Activer les commandes programmées, un salarié peut commander à 8 h 45 dans le métro, ou la veille au soir, pour une livraison à 12 h 30, du moment que l'heure choisie tombe dans vos horaires de livraison. Ces commandes sont acceptées même quand vous êtes fermé : le menu indique alors que l'établissement est fermé mais prend les commandes à l'avance. Vous lancez vos achats avec une bonne partie des commandes déjà connues.

Reste l'heure limite. MenuForma n'a pas de réglage pour cela : c'est un accord que vous passez avec chaque client, par exemple commandes avant 10 h 30 pour une livraison à 12 h 15 à la Tour Horizon. Écrivez-le dans le message qui accompagne le lien. Une commande passée plus tard est enregistrée comme les autres ; à vous de convenir avec le client du sort des retardataires.

Zones et frais de livraison, communs à tous les clients

L'onglet Zones définit où vous livrez et à quel prix. Dans Mode de zone de livraison, deux approches sont possibles :

Zone manuelle (texte) : une zone nommée et décrite par du texte, par exemple « Part-Dieu », « Brotteaux » ou « Villeurbanne Gratte-Ciel » ;
Zone carte (dessiner sur la carte) : un rayon tracé sur la carte autour de votre cuisine.

Avec Ajouter une zone, chaque zone reçoit ses Frais de livraison et son Temps de livraison estimé. Frais de livraison par distance permet des paliers, par exemple 3 € de 0 à 2 km et 5 € de 2 à 5 km, et le Seuil de livraison gratuite (optionnel) offre la livraison au-delà d'un montant, disons 25 €. Ce seuil s'applique commande par commande, puisque chaque salarié commande pour lui.

Ces zones et ces frais valent pour tous les canaux : un canal n'a ni zone ni frais à lui, et deux entreprises de la même zone paient les mêmes frais. Un immeuble ou un site qui doit avoir ses propres frais reçoit sa propre zone manuelle et son lien de zone (voir plus bas).

Le paiement : chacun règle son déjeuner

Dans l'onglet Paiement, la liste Méthodes de paiement propose quatre options, que vous activez selon vos habitudes :

Paiement à la livraison : le livreur encaisse sur place ;
Paiement en ligne : le salarié paie en ligne via Stripe au moment de commander ;
Paiement en magasin : pour les commandes en retrait ;
Virement bancaire : vos Coordonnées bancaires s'affichent pour le client.

Pour encaisser en ligne, ouvrez la page Paiements et cliquez sur Connecter le compte Stripe (Stripe Connect). Vous reliez votre propre compte Stripe, et l'argent arrive directement sur ce compte. Le salarié paie en passant commande ; s'il annule le paiement, aucune commande n'est créée. MenuForma ne prélève aucune commission sur les paiements Stripe, mais les frais de traitement de Stripe s'appliquent. Le paiement en ligne demande le plan Régulier et n'est disponible que dans les pays pris en charge par Stripe Connect.

Quelle que soit la méthode, chaque commande est réglée par la personne qui la passe. En revanche, il n'y a ni facture unique adressée à l'entreprise ni compte société : un client qui préfère le virement paie commande par commande.

Créer un canal pour chaque entreprise cliente

Ouvrez la page Codes QR, puis l'onglet Livraison. Vos canaux se gèrent dans la carte Codes QR pour canaux de livraison.

Tapez le nom du client, par exemple « Agence Lemaire », puis cliquez sur Ajouter un canal.
Pour en créer plusieurs d'un coup, utilisez Ajout en masse. Avec Coller une liste, vous collez un nom par ligne, copié depuis votre fichier clients. Avec Plage numérotée, vous obtenez des noms numérotés, comme Bâtiment 1 à Bâtiment 6 sur un parc d'activités, ou Étage 3 à Étage 12 dans une tour.
Les noms qui existent déjà sont ignorés, ce qui évite les doublons.

Vous pouvez créer jusqu'à 200 canaux par établissement. Chaque nom est unique et compte 100 caractères au plus. Renommer corrige un nom ; Supprimer le canal retire un canal. Après une suppression, le QR code imprimé fonctionne comme le code de livraison normal, et les commandes passées gardent le nom du canal.

Choisissez un nom que votre équipe lit d'un coup d'œil, pas la raison sociale complète : « Moreau 4e » plutôt que « SELARL Moreau et Associés ».

Remettre les liens et les QR codes aux entreprises

Chaque canal a son lien et son QR code. Avec Personnaliser, vous habillez le code comme vos autres codes MenuForma : votre logo, vos couleurs et une phrase d'appel du type « Votre déjeuner, commandé avant 10 h 30 ».

Télécharger tout (ZIP) récupère d'un coup les codes de tous les canaux, et Imprimer A4 les met en page sur des feuilles A4. Envoyez ensuite à chaque office manager son lien et son code, avec l'heure limite et l'heure de livraison convenues. Proposez-lui de les placer :

dans la cuisine, la salle de pause ou sur une affiche près de l'ascenseur ;
sur une page de l'intranet ;
dans la messagerie interne de l'entreprise ou son groupe WhatsApp, en message épinglé ;
dans le courriel hebdomadaire de l'office manager, avec les plats de la semaine.

Le lien se colle n'importe où ; il n'y a rien à installer côté entreprise.

Liens de zone : des frais de livraison propres à un immeuble ou à un site

Pour qu'un immeuble ou un site client ait ses propres frais et son propre délai, utilisez un lien de zone. Dans l'onglet Zones de Gestion des livraisons, réglez Mode de zone de livraison sur Zone manuelle (texte) : au-dessus de la liste Zones de livraison, une courte indication explique le principe, et chaque zone active a un bouton Copier le lien.

Ce bouton copie le lien de votre menu suivi du numéro de la zone, par exemple menuforma.com/delivery/les-plateaux-de-lucie?zone=12. Ce numéro vient de MenuForma : copiez le lien avec le bouton, sans le saisir ni le retoucher.

Le salarié qui l'ouvre trouve la zone déjà choisie, avec ses frais et son délai, sans pouvoir en changer ; il saisit toujours son adresse. Le nom de la zone figure sur la carte de commande, dans le détail et sur le ticket imprimé. Un lien de zone n'a pas de QR code : envoyez-le par courriel, par la messagerie interne ou sur l'intranet.

Lien de canal ou lien de zone : aucun lien MenuForma ne fait les deux, choisissez pour chaque client :

lien de canal : le nom de l'entreprise sur chaque commande, un QR code, l'ajout en masse jusqu'à 200, vos frais de zone habituels ;
lien de zone : une zone fixe avec ses frais et son délai, son nom sur la commande, ni nom de canal ni QR code.

Attention : qui commande sans lien de zone (lien général, QR code principal ou lien de canal) choisit dans la liste complète des zones, dont il voit noms, frais et délais. Le lien de zone garde les salariés d'une entreprise dans leur zone sans rien cacher aux autres : une zone à frais réduits pour un seul client serait ouverte à tous. Réservez-le donc à des lieux réels, comme la Tour Horizon, aux frais que vous demanderiez à quiconque s'y fait livrer, et nommez les zones d'après les immeubles ou les quartiers si vos clients doivent rester discrets. Une zone désactivée ou supprimée renvoie son lien au choix de zone habituel.

Ce que voit le salarié au moment de commander

Le salarié ouvre le lien ou scanne le code avec son téléphone. Le menu s'affiche dans le navigateur, sans application à télécharger :

il choisit ses plats, avec les tailles et les suppléments que vous proposez, et les ajoute au panier ;
il choisit la livraison et, si les commandes programmées sont actives, l'heure dans Choisir l'heure de livraison ;
il renseigne ses coordonnées et l'adresse ; l'adresse est rapprochée de vos zones et, selon le mode de zone, il peut être invité à confirmer l'emplacement sur une carte ;
il précise dans Notes de commande l'étage ou l'accueil, par exemple « accueil, 4e étage, demander Julie », et répond à Avez-vous besoin de couverts ? si l'option est activée ;
il choisit son Mode de paiement parmi ceux que vous acceptez, puis appuie sur Passer la commande.

Par un lien de zone, la zone est déjà choisie et affichée avec ses frais et son délai. Se connecter reste facultatif. Avec Continuer avec Google, Continuer avec Apple ou Continuer avec Email, le salarié retrouve son adresse et l'historique de ses commandes, et le bouton Recommander lui permet de reprendre la même commande. Il peut aussi commander en invité, sans créer de compte. Le nom du canal n'apparaît nulle part de son côté.

Recevoir, préparer et charger les commandes

Les commandes arrivent sur la page Commandes. Chaque commande passée par un canal porte un badge Canal suivi du nom de l'entreprise : sur la carte de commande, dans la liste, dans le détail et sur le ticket imprimé. Les commandes passées dans une zone manuelle affichent aussi le nom de la zone ; celle qui vient d'un lien de zone porte ce nom, sans badge Canal. En cuisine, votre équipe peut aussi travailler depuis l'écran Kitchen.

C'est à l'emballage que l'étiquette sert le plus. Regroupez les sacs par entreprise grâce au badge ou au nom de zone, agrafez le ticket imprimé sur chaque sac, puis chargez la camionnette dans l'ordre de vos arrêts. Le livreur n'a plus à ouvrir les sacs pour savoir où ils vont.

Toujours dans Gestion des livraisons, l'onglet Clients liste les clients de la livraison qui se sont connectés, avec leur nombre de commandes et leur dernière commande.

Il n'existe ni rapport, ni filtre, ni export par canal. Le badge Canal ou le nom de la zone suffit pour trier les sacs ; un récapitulatif par client reste à tenir de votre côté.

Des plats réservés à l'heure du déjeuner

Sur le plan Régulier, la page Promotions permet de fixer des Horaires de vente par plat, et chaque règle peut s'appliquer au menu de livraison. Votre formule plateau-repas peut ainsi n'être proposée qu'entre 10 h et 13 h 30. Les promotions permettent aussi des remises selon l'horaire. Si vos clients commandent la veille, testez le parcours avec Aperçu avant d'envoyer les liens.

Une semaine de livraison de repas en entreprise avec trois clients

Prenons un traiteur lyonnais, menuforma.com/delivery/les-plateaux-de-lucie, qui livre trois clients autour de la Part-Dieu : la Tour Horizon, un immeuble de bureaux de plusieurs étages, le cabinet Moreau et l'agence Lemaire. Sa semaine :

lundi matin : trois canaux créés avec Coller une liste, codes au logo de la maison, affichettes sorties avec Imprimer A4 ;
lundi après-midi : chaque office manager reçoit son lien, son code, l'heure limite (10 h 30) et l'heure de livraison (12 h 15 pour la tour, 12 h 45 pour les autres) ;
chaque soir : les commandes programmées du lendemain arrivent sur la page Commandes, et Lucie ajuste ses achats ;
vers 11 h 45 : emballage par entreprise grâce au badge Canal, un ticket par sac, chargement dans l'ordre des arrêts ;
paiement : la plupart paient en ligne, quelques-uns à la livraison ou par virement, toujours commande par commande ;
vendredi : une société arrivée au 7e étage de la tour demande son lien ; Lucie ajoute un canal et envoie le code dans la journée.

Questions fréquentes

Chaque entreprise peut-elle avoir ses propres prix ou son propre menu ?

Pas pour les plats : toutes les entreprises commandent sur le même menu, aux mêmes prix, et le canal n'est qu'une étiquette. Un immeuble ou un site peut avoir ses propres frais et son propre délai de livraison grâce à sa zone et à son lien de zone, mais cette zone reste visible et sélectionnable par quiconque commande sans ce lien : ce n'est pas un tarif réservé à un client.

Les salariés doivent-ils installer une application ou créer un compte ?

Non. Le menu s'ouvre dans le navigateur du téléphone ou de l'ordinateur. La connexion est facultative : elle permet de garder l'adresse et l'historique des commandes, et d'utiliser Recommander. On peut aussi commander en invité.

L'entreprise peut-elle régler une seule facture pour tout le monde ?

Non. Chaque commande est payée par la personne qui la passe. Il n'y a ni facture groupée, ni facturation mensuelle, ni compte société. Le Virement bancaire reste proposé comme méthode de paiement, mais commande par commande.

Plusieurs collègues peuvent-ils regrouper leurs plats dans une seule commande ?

Non, il n'y a pas de panier partagé : chacun passe sa propre commande depuis le lien de son entreprise et paie sa part. Le nom du canal, lui, n'est visible que de votre côté.

Combien de canaux puis-je créer ?

Jusqu'à 200 par établissement, avec des noms uniques de 100 caractères au maximum. Ajout en masse permet d'en créer plusieurs d'un coup, et les noms déjà présents sont ignorés.

Que devient un QR code imprimé si je supprime le canal ?

Il continue de fonctionner comme le QR code de livraison normal, mais les nouvelles commandes arrivent sans étiquette de canal. Les commandes passées gardent le nom du canal. Si un client a seulement changé de nom, utilisez plutôt Renommer.

Si vous livrez déjà des plateaux-repas à plusieurs sociétés, commencez par un seul client : créez son canal, envoyez-lui le lien, et regardez une semaine de commandes arriver avec son nom. Vous verrez vite si la livraison de repas en entreprise peut se passer de tableur. Créez votre compte MenuForma, puis voyez comment fonctionne la commande en ligne avec MenuForma pour vos clients particuliers.