Catering para empresas: um link de encomenda para cada cliente

MenuForma2026-11-13

Quem faz catering para empresas conhece bem as manhãs de segunda a sexta. Às nove e meia liga a contabilidade de um escritório nas Avenidas Novas, às dez chega pelo WhatsApp uma lista com quinze nomes de uma seguradora do Parque das Nações e, ao mesmo tempo, uma empresa de software do Lagoas Park envia por e-mail uma folha de cálculo com metade das linhas riscadas. Antes de a primeira refeição sair da cozinha, já alguém passou um bom bocado a copiar nomes, pratos e moradas para um caderno, e ainda falta perceber de quem é cada sopa.

Este guia mostra como pôr ordem nisto com o MenuForma: uma única ementa de entrega, um link e um código QR para cada empresa cliente, edifício ou local de trabalho, e encomendas que chegam à cozinha com o nome da empresa de onde vêm. Cada colaborador escolhe e paga a sua refeição, e a sua equipa fica livre para cozinhar, embalar e entregar.

Canal de entrega: o que é e o que não é

No MenuForma, um canal de entrega é um link e um código QR com nome. Cria um canal chamado «Tágide Seguros», outro chamado «Estúdio Marques», e cada um recebe o seu endereço: o link de entrega habitual com uma marca do canal acrescentada. Quem o abre vê a mesma ementa de entrega que veria pelo link principal.

A diferença está do seu lado. Cada encomenda feita a partir de um canal chega com o nome desse canal no cartão da encomenda, na lista, nos detalhes e no talão impresso. O colaborador que encomenda não vê esse nome; é informação apenas para a cozinha e para quem entrega.

Convém ser claro sobre os limites: o canal é uma etiqueta, não uma ementa à parte.

Os pratos, os tamanhos, os extras e os preços são iguais para todas as empresas.
O canal não tem zona nem taxa de entrega própria; zonas, taxas e métodos de pagamento são partilhados.
Não há desconto, valor mínimo, hora limite, orçamento nem morada fixa por empresa.

Uma taxa própria para um edifício exige uma zona manual e o seu link, explicados mais abaixo; condições negociadas com uma empresa terá de as gerir fora do MenuForma. O que o canal lhe dá é saber, sem perguntar, de onde veio cada encomenda.

O que precisa antes de começar

Tudo o que este guia descreve, das entregas aos canais e ao pagamento online, faz parte do plano Regular. Além disso, precisa de:

uma ementa criada no MenuForma, com categorias, pratos, tamanhos e extras. Se ainda não a tem, o guia como criar uma ementa online grátis explica o processo;
a lista das empresas clientes, com os nomes que a sua equipa usa no dia a dia;
uma conta Stripe, se quiser que os colaboradores paguem online.

Se ainda está no plano Grátis para sempre, pode carregar em Ver exemplo de entrega para abrir uma ementa de entrega de exemplo e ver como fica no telemóvel.

Ativar as entregas

No menu lateral, abra Gestão de entregas e fique no separador Configurações. As regras que definir aqui valem para todas as empresas.

Ligue Ativar entrega. A ementa passa a aceitar encomendas num endereço próprio, por exemplo menuforma.com/delivery/cozinha-da-ines. Não há uma segunda ementa para montar: são os mesmos pratos, categorias, tamanhos, extras, fotografias e alergénios que já usa.
Em Métodos de entrega, escolha Entrega do restaurante se for a sua equipa a levar as refeições e Retirada na loja se alguma empresa preferir mandar alguém buscá-las.
Em Campos de contacto do cliente, decida o que pede e o que é obrigatório: Solicitar nome do cliente, Solicitar número de telefone e Solicitar endereço de entrega. Em entregas a escritórios, a morada é indispensável, e o nome ajuda a etiquetar cada saco.
Ative Exibir opção de talheres para não mandar talheres descartáveis a quem almoça na copa com os seus.
Em Horário de entrega, indique as horas de cada dia da semana. Pode ter mais do que um período por dia e pausar as entregas temporariamente num dia de cozinha cheia.
Em Valor mínimo do pedido, defina um mínimo, ou deixe 0. Como cada colaborador faz a sua encomenda, o mínimo aplica-se a cada refeição e não ao total de uma empresa.
Em Taxa de embalagem, escolha entre nenhuma taxa, uma taxa por encomenda ou por artigo, com exceções por categoria ou por prato e um máximo opcional.

No fim, use Pré-visualização para ver a ementa como o cliente a vê, Obter link para copiar o link de entrega e Baixar código QR se quiser também um código geral.

Encomendas agendadas para o almoço do escritório

Nos almoços de escritório, quase ninguém encomenda à uma da tarde para ficar à espera. O habitual é escolher de manhã, ou na véspera ao fim do dia. Para isso, ligue Habilitar Pedidos Agendados no separador Configurações.

O cliente escolhe então uma hora de entrega dentro do seu horário, mesmo quando a cozinha está fechada; a ementa indica que está fechada mas aceita encomendas antecipadas. Quem abre o link às 21h00 de segunda-feira deixa o almoço de terça marcado para as 12h30.

A hora limite, essa, combina-a com cada empresa. O MenuForma não tem um corte automático por empresa nem por canal. Se precisa de ter tudo até às 10h30 para planear compras e serviço, acerte-o com o responsável de cada escritório e escreva-o no cartaz ou na mensagem com o link.

Zonas e taxas de entrega

No separador Zonas, define até onde entrega e quanto cobra. Em Modo de zona de entrega, escolhe o tipo de zona:

Zona manual (texto): uma área com nome, escolhida por texto, como «Parque das Nações» ou «Oeiras, Lagoas Park»;
Zona de mapa (desenhar no mapa): um raio à volta da sua cozinha, desenhado no mapa.

Com Adicionar zona cria cada zona em Zonas de entrega, cada uma com a sua Taxa de entrega e o seu Tempo estimado de entrega. Para cobrar pela distância, Taxas de entrega por distância permite escalões, por exemplo 2,00 € até 2 km e 3,50 € entre 2 e 5 km.

Em Limite de entrega gratuita (opcional) indica um valor de encomenda a partir do qual a entrega é gratuita. Também este valor conta por encomenda individual.

Os canais partilham estas zonas e taxas; um canal não tem zona nem taxa própria. Para dar a um edifício uma taxa sua, use uma zona manual e o link dessa zona, como se explica mais à frente.

Pagamento: cada pessoa paga a sua refeição

No separador Pagamento, em Métodos de pagamento, escolha o que aceita:

Pagamento na entrega, quando a refeição chega;
Pagamento online, através do Stripe;
Pagamento na loja, para quem vem levantar;
Transferência bancária, com os seus Dados bancários visíveis para o cliente.

Para receber online, abra a página Pagamentos e carregue em Conectar Conta Stripe. A ligação é feita com Stripe Connect e os pagamentos vão diretamente para a sua conta Stripe. O cliente paga ao fazer a encomenda; se cancelar o pagamento, a encomenda não é feita.

O MenuForma não cobra comissão sobre os pagamentos Stripe, mas as taxas de processamento do Stripe continuam a aplicar-se. O pagamento online está disponível nos países suportados pelo Stripe.

No catering para empresas, o pagamento online poupa uma tarefa ingrata: ficar na receção com o troco na mão à procura de quem ainda não pagou. Cada colaborador paga a sua encomenda. Não há fatura única para a empresa, conta-corrente nem pagamento ao fim do mês.

Criar um canal para cada empresa

Os canais ficam na página Códigos QR, separador Entrega, no cartão Códigos QR para canais de entrega.

Escreva o nome do canal, por exemplo «Tágide Seguros», e carregue em Adicionar canal.
Com muitos clientes ou edifícios, use Adicionar em massa. Em Colar uma lista, cole um nome por linha, tirado da sua folha de clientes. Em Intervalo numerado, crie nomes seguidos, como Piso 1 a Piso 8 de uma torre de escritórios, ou Obra 1 a Obra 5 de um empreiteiro com vários estaleiros.
Os nomes que já existem são ignorados, por isso pode voltar a colar a lista completa quando entram clientes novos.

Cada restaurante pode ter até 200 canais, com nomes únicos de no máximo 100 caracteres.

Se uma empresa muda de nome ou de instalações, use Renomear. Se deixar de a servir, Eliminar canal remove o canal. O código QR impresso continua a abrir a ementa como código normal de entrega, mas sem o nome do canal nas novas encomendas; as antigas mantêm-no.

Entregar os links e os códigos a cada empresa

Cada canal tem o seu código QR e o seu link. Com Personalizar dá aos códigos o seu logótipo, as suas cores e uma chamada para a ação, como nos outros códigos do MenuForma. Depois, Baixar Tudo (ZIP) descarrega os códigos de todos os canais de uma vez e Imprimir A4 dispõe-nos em folhas A4.

Envie a cada empresa só o seu link e o seu código. Onde costumam funcionar melhor:

na copa do escritório, ao lado da máquina do café;
num cartaz junto ao elevador ou na receção;
na intranet da empresa;
no chat interno da empresa ou no grupo de WhatsApp da equipa;
no e-mail semanal de quem gere o escritório.

Junte sempre a hora limite combinada. Uma linha como «Encomendas até às 10h30, entrega a partir das 12h30» evita muitos telefonemas.

Links de zona: taxa e tempo de entrega próprios para cada edifício

Um canal não muda a entrega. Se um edifício, um parque empresarial ou as instalações de um cliente pedem outra taxa ou outro tempo de entrega, crie uma zona manual para esse local e envie à empresa o link dessa zona: os colaboradores deixam de escolher a zona e não apanham uma mais barata por engano.

No separador Zonas, ponha o Modo de zona de entrega em Zona manual (texto). Na lista Zonas de entrega, cada zona ativa tem um botão Copiar Link, que copia um endereço como menuforma.com/delivery/cozinha-da-ines?zone=12. O número final vem do MenuForma: copie sempre com o botão, sem escrever nem alterar nada.

Quem abre o link vê a zona já escolhida, com a Taxa de entrega e o Tempo estimado de entrega fixos, sem poder mudar de zona, e escreve a morada como sempre. O nome da zona aparece no cartão da encomenda, nos detalhes e no talão impresso. Não há código QR para um link de zona: envie-o por e-mail ou pelo chat interno, ou ponha-o na intranet.

Canal ou zona, escolha por empresa:

link de canal: o nome da empresa em cada encomenda, código QR, criação em massa até 200, e a encomenda paga as suas taxas de zona normais;
link de zona: zona fixa com taxa e tempo próprios, o nome da zona na encomenda, sem nome de canal nem código QR.

Não há um link que faça as duas coisas. E há um limite: quem encomenda sem link de zona, pelo link geral, pelo código QR principal ou por um canal, vê todas as zonas com nome, taxa e tempo e pode escolher qualquer uma. O link de zona prende os colaboradores de uma empresa à sua zona, mas não a esconde de ninguém. Use-o para locais reais, com a taxa que cobraria a qualquer pessoa ali, nunca para uma zona gratuita ou com desconto para um só cliente. Se os nomes dos clientes não devem ficar à vista, dê às zonas nomes de edifícios ou áreas, como «Torre Oriente». Se desativar ou eliminar uma zona, o link dela volta à escolha de zona habitual.

Como encomenda um colaborador

Do lado de quem almoça, o processo é curto e não obriga a instalar nada: a ementa abre no browser do telemóvel ou do computador.

Abre o link da empresa ou lê o código QR.
Escolhe os pratos, com tamanhos e extras, e junta-os ao carrinho.
Escolhe entrega ou levantamento e, com as encomendas agendadas ativas, a hora em Selecionar horário de entrega.
Preenche os contactos que pediu e a morada. A morada é comparada com as suas zonas e, conforme o modo de zona, pode ser-lhe pedido que confirme a localização no mapa. Com um link de zona, a zona já vem escolhida, com a sua taxa e o seu tempo de entrega.
Escreve em Notas do pedido o que ajuda a entrega, como «receção, 4.º piso» ou «perguntar pela Marta, contabilidade», e responde a Precisa de talheres? se tiver ativado a pergunta.
Escolhe o Método de pagamento entre os que aceita e carrega em Fazer pedido.

Quem quiser entra com Continuar com Google, Continuar com Apple ou Continuar com Email e fica com a morada e o histórico guardados. Da vez seguinte, aparece-lhe um botão para repetir a última encomenda. Quem preferir conclui como convidado, sem criar conta.

Receber, embalar e carregar as encomendas

As encomendas chegam à página Pedidos. As que vêm de um canal mostram um selo Canal com o nome da empresa, no cartão, na lista, nos detalhes e no talão impresso. As encomendas feitas numa zona manual mostram também o nome da zona; assim, uma encomenda vinda de um link de zona traz o nome da zona, mas não o selo de canal. A cozinha pode trabalhar a partir do ecrã Kitchen.

Como cada encomenda diz de onde vem, a arrumação é simples: junte as encomendas por empresa, ponha-as no mesmo saco ou caixa térmica e escreva por fora o nome do canal. Na carrinha, carregue pela ordem das entregas, empresa a empresa.

O separador Clientes, em Gestão de entregas, mostra os clientes de entrega que entraram com conta, com o número de encomendas e a última de cada um. Não há relatório, filtro, exportação nem total por canal; é o nome da empresa em cada encomenda que lhe permite agrupar o trabalho.

Pratos que só se vendem ao almoço

O prato do dia ou um menu com sopa, prato e bebida só fazem sentido à hora de almoço. Na página Promoções, defina o Horário de venda de cada prato e aplique a regra à ementa de entrega: o menu de almoço fica disponível, por exemplo, só entre as 10h00 e as 13h30.

As Promoções permitem também descontos por horário, igualmente no plano Regular. Valem para quem encomenda pela ementa de entrega, não para uma empresa em particular.

Catering para empresas na prática: uma semana com três clientes

A Cozinha da Inês, em Lisboa, serve três clientes: uma seguradora no Parque das Nações, um gabinete de arquitetura nas Avenidas Novas e uma empresa de software no Lagoas Park, em Oeiras. Uma semana normal:

Sexta-feira anterior: cria os canais «Tágide Seguros», «Estúdio Marques» e «Lagoas Software», personaliza os códigos e envia a cada responsável o seu link com a hora limite combinada, 10h30.
Segunda-feira: cada empresa afixa o cartaz na copa e partilha o link no chat interno. À noite já entram encomendas agendadas para terça.
Todos os dias às 10h30: a equipa percorre a lista em Pedidos, com o selo do canal em cada encomenda, e começa a preparação.
11h45: embalagem por empresa, com o talão agrafado a cada saco. Os sacos do Parque das Nações entram por último na carrinha, porque são a primeira paragem.
A partir das 12h30: entregas nas receções. Só as encomendas de Pagamento na entrega pedem troco.
Sexta-feira: a Inês consulta Clientes para ver quem encomenda com regularidade e define o Horário de venda dos pratos de almoço novos da semana seguinte.

Perguntas frequentes

Cada empresa pode ter preços ou uma ementa própria?

Nos pratos, não: a ementa e os preços são iguais para todas as empresas, e um canal é só uma etiqueta, sem zona nem taxa própria. Um edifício ou local pode ter taxa e tempo de entrega próprios com a sua zona e o respetivo link, mas quem encomenda sem esse link também vê essa zona e pode escolhê-la; não é, por isso, um preço reservado a um cliente. Outras condições combinadas com um cliente tratam-se fora do MenuForma.

Os colaboradores precisam de instalar uma aplicação ou de criar conta?

Não. A ementa abre no browser do telemóvel ou do computador. Entrar com Google, Apple ou e-mail é opcional e serve para guardar a morada e repetir encomendas; quem preferir conclui como convidado.

A empresa pode pagar uma única fatura por todos?

Não. Cada encomenda é paga por quem a faz, online, na entrega ou por transferência bancária, conforme os métodos que aceitar. Não existe faturação mensal à empresa nem conta de empresa; a transferência bancária é um método de pagamento de cada encomenda individual.

Quantos canais posso criar?

Até 200 por restaurante, com nomes únicos de no máximo 100 caracteres.

O que acontece a um código impresso se eliminar o canal?

Continua a funcionar como código QR normal de entrega e abre a mesma ementa. As novas encomendas feitas a partir dele deixam de trazer o nome do canal; as antigas mantêm-no.

Posso definir uma hora limite diferente para cada empresa?

Não existe essa definição. Com as encomendas agendadas, os colaboradores encomendam com antecedência para uma hora dentro do seu horário de entrega; a hora até à qual aceita pedidos para o almoço do dia é combinada com cada empresa e escrita no cartaz ou na mensagem com o link.

Se faz catering para empresas e quer trocar os telefonemas e as folhas de cálculo por um link por cliente, crie a sua conta no MenuForma, prepare a ementa e ative as entregas no plano Regular. Para uma visão geral da ementa de entrega, veja também a página sobre ementa digital para entregas.