Nhận đơn cơm văn phòng từ nhiều công ty: mỗi công ty một link đặt món

MenuForma2026-11-13

Nếu bạn nấu cơm trưa cho dân văn phòng, hẳn bạn đã quen cảnh này: chín giờ sáng chị hành chính công ty A gọi điện đọc mười lăm phần, công ty B gửi file Excel, còn nhóm Zalo của công ty C thì người đổi món, người hủy, người nhắn thêm “cho em ít cơm”. Đến lúc đóng hộp, không ai chắc phần nào của tòa nhà nào. Khi đơn cơm văn phòng đến từ nhiều công ty qua nhiều ngả như vậy, chỉ một dòng ghi nhầm là xe giao phải quay đầu.

Bài viết này hướng dẫn cách sắp xếp lại bằng MenuForma: một menu giao hàng duy nhất, mỗi công ty, tòa nhà hoặc chi nhánh có một link và mã QR riêng, và đơn nào đến tay bạn cũng ghi rõ tên công ty. Mỗi nhân viên tự đặt và tự trả phần cơm của mình, có thể trả trực tuyến nếu bạn muốn. Bài dành cho bếp cơm văn phòng, bếp suất ăn và nhà hàng giao cơm trưa cho công ty.

Kênh giao hàng là gì và không phải là gì

Trong MenuForma, link riêng của mỗi công ty gọi là kênh giao hàng. Đó là một link có tên kèm mã QR riêng, thực chất là link giao hàng chung của bạn cộng thêm một tham số kênh. Ví dụ menu giao hàng của bạn nằm ở menuforma.com/delivery/com-nha-co-lan, thì kênh “Luật Trần & Cộng sự” sẽ có link và mã riêng, mở ra đúng menu đó.

Cụ thể, đặt qua kênh giống hệt đặt qua link chung:

cùng menu với món, cỡ phần, món thêm, hình ảnh và thông tin dị ứng như tại quán, không phải làm menu thứ hai;
cùng khu vực giao, phí giao và phương thức thanh toán;
tên kênh hiện ở phía bạn: trên thẻ đơn, trong danh sách đơn, trong chi tiết đơn và trên phiếu in;
người đặt không nhìn thấy tên kênh, chỉ bạn thấy.

Cần nói rõ: kênh chỉ là cái nhãn cho biết đơn đến từ đâu. Không có giá riêng, menu riêng, giảm giá riêng, đơn tối thiểu riêng, địa chỉ cố định hay giờ chốt đơn riêng cho từng công ty. Việc kênh làm tốt là cho bạn biết từng đơn thuộc công ty nào.

Cần chuẩn bị gì trước

Gói Thông thường, tức gói trả phí Regular. Nhận đơn giao hàng, tab Giao hàng trên trang Mã QR, thanh toán trực tuyến qua Stripe, khuyến mãi và giờ bán đều nằm trong gói này.
Một menu trên MenuForma. Nếu chưa có, hãy bắt đầu từ bài cách tạo menu online miễn phí cho quán ăn và quán cà phê.
Một tài khoản Stripe của riêng bạn, nếu muốn nhân viên trả tiền trực tuyến.

Gói Miễn phí vĩnh viễn không có giao hàng và kênh, nhưng bạn có thể bấm Xem ví dụ giao hàng để xem menu giao hàng mẫu trên điện thoại.

Bật giao hàng và cài đặt cơ bản

Mở Quản lý giao hàng ở thanh bên. Trang này có bốn tab: Cài đặt, Khu vực, Thanh toán và Khách hàng. Trong tab Cài đặt, lần lượt làm như sau:

Gạt Bật giao hàng để bắt đầu nhận đơn giao.
Ở Phương thức giao hàng, chọn Giao hàng bởi nhà hàng nếu bạn tự giao, và thêm Nhận tại cửa hàng nếu có công ty gần bếp muốn cử người qua lấy.
Ở Các trường liên hệ khách hàng, bật Yêu cầu tên liên hệ, Yêu cầu số điện thoại, Yêu cầu địa chỉ giao hàng và chọn trường nào bắt buộc. Số điện thoại giúp shipper gọi khi lễ tân vắng.
Bật Hiển thị tùy chọn dụng cụ ăn uống để nhân viên cho biết có cần muỗng đũa không.
Ở Giờ giao hàng, đặt giờ theo từng ngày trong tuần, mỗi ngày có thể có nhiều khung, ví dụ 10:30–13:30. Khi cần, bạn có thể tạm dừng giao hàng một thời gian.
Số tiền đơn hàng tối thiểu áp dụng cho từng đơn; để 0 là không có mức tối thiểu. Mỗi người thường chỉ đặt một phần, nên để mức thấp hoặc bằng 0.
Phí Đóng Gói có thể không thu, thu theo đơn hoặc theo món, có ngoại lệ theo danh mục hay món và mức trần tùy chọn, ví dụ 3.000đ mỗi hộp, đồ uống không tính.

Xem trước cho bạn thấy menu như khách thấy, Lấy liên kết sao chép link giao hàng chung, còn Tải mã QR tải mã QR chung.

Đặt trước cho bữa trưa văn phòng

Với văn phòng, cài đặt quan trọng nhất là Bật Đặt hàng theo lịch. Khi bật, khách chọn giờ giao trong khung giờ giao hàng của bạn và vẫn đặt được cả lúc bếp đang đóng cửa. Menu sẽ báo đang đóng cửa nhưng vẫn nhận đơn đặt trước. Nhờ vậy, nhân viên có thể đặt lúc 7 giờ sáng trên xe buýt, hoặc từ tối hôm trước, để nhận cơm lúc 11:45.

MenuForma không có cài đặt giờ chốt đơn. Bạn hãy tự thống nhất với từng công ty, ví dụ “chốt đơn 10:00 để giao 11:30–12:00”, rồi ghi lên tờ dán và tin nhắn gửi chị hành chính.

Khu vực và phí giao hàng

Trong tab Khu vực, ở mục Khu vực giao hàng, bấm Thêm khu vực. Tại Chế độ khu vực giao hàng, chọn Khu vực thủ công, tức khu vực có tên nhập bằng chữ, hoặc Khu vực bản đồ (tự động khớp), tức bán kính vẽ trên bản đồ quanh bếp. Mỗi khu vực có Phí giao hàng và Thời gian giao hàng dự kiến. Bạn cũng có thể tính phí theo nấc khoảng cách với Mức khoảng cách, ví dụ 0–2 km và 2–5 km, và đặt Ngưỡng giao hàng miễn phí (tùy chọn) để đơn từ một mức trở lên được miễn phí giao.

Ví dụ một bếp ở Tân Bình có thể đặt: “Cộng Hòa” phí 10.000đ, dự kiến 20 phút; “Phú Nhuận” 15.000đ, 30 phút; “Quận 3” 20.000đ, 40 phút.

Mọi kênh dùng chung các khu vực và mức phí này; kênh không có phí hay khu vực riêng. Phí riêng cho một tòa nhà thì dùng khu vực thủ công riêng và link khu vực, nói ở phần sau. Ngưỡng miễn phí giao cũng tính cho từng đơn, không cộng dồn các đơn của cả công ty.

Thanh toán: ai đặt người nấy trả

Trong tab Thanh toán, mục Phương thức thanh toán, bạn chọn các cách nhận tiền:

Thanh toán khi nhận hàng: trả tiền mặt lúc giao;
Thanh toán trực tuyến qua Stripe;
Thanh toán tại cửa hàng cho đơn tự đến lấy;
Chuyển khoản ngân hàng, kèm Chi tiết chuyển khoản của bạn hiện cho người đặt.

Để nhận tiền trực tuyến, kết nối tài khoản Stripe của bạn trên trang Thanh toán bằng nút Kết nối Tài Khoản Stripe. Tiền vào thẳng tài khoản Stripe của bạn. Khách trả tiền lúc đặt; nếu hủy bước thanh toán thì đơn không được tạo. Thanh toán trực tuyến thuộc gói Thông thường và chỉ dùng được ở các quốc gia Stripe Connect hỗ trợ.

Ở văn phòng, shipper không phải thối tiền lẻ ở sảnh, cũng hết cảnh một người ứng tiền rồi đi đòi cả phòng. MenuForma không thu hoa hồng trên các khoản thanh toán qua Stripe, nhưng phí xử lý của Stripe vẫn được áp dụng.

Một điều cần nói rõ với công ty khách: mỗi đơn do chính người đặt thanh toán riêng. Không có hóa đơn gộp, thanh toán cuối tháng, tài khoản công ty hay ghi nợ.

Tạo kênh cho từng công ty

Kênh được tạo trên trang Mã QR, tab Giao hàng, thẻ Mã QR kênh giao hàng. Gõ tên rồi bấm Thêm kênh; muốn tạo nhiều kênh một lúc thì dùng Thêm hàng loạt với Dán danh sách (mỗi dòng một tên) hoặc Dãy đánh số (tên có số thứ tự). Ví dụ:

Khách hàng	Tên kênh	Cách tạo
Văn phòng luật ở Quận 1	Luật Trần & Cộng sự	Thêm kênh
Tòa nhà mười tầng ở Cộng Hòa, mỗi tầng một công ty	Ánh Dương Tầng 3 đến Ánh Dương Tầng 12	Dãy đánh số
Năm công ty khách quen	mỗi dòng một tên công ty	Dán danh sách

Tên đã có sẵn sẽ được bỏ qua. Mỗi nhà hàng tạo được tối đa 200 kênh; tên không được trùng và dài tối đa 100 ký tự.

Đổi tên dùng khi công ty đổi tên hoặc chuyển văn phòng. Xóa kênh xóa kênh đi; mã QR đã in vẫn dùng được như mã QR giao hàng thông thường, chỉ là đơn mới không còn tên công ty, còn các đơn cũ vẫn giữ tên kênh.

Gửi link và mã QR cho từng công ty

Mỗi kênh có mã QR và link riêng. Tùy chỉnh giúp bạn làm mã giống các mã MenuForma khác: logo, màu sắc và một lời nhắc như “Đặt cơm trưa trước 10 giờ”. Tải xuống tất cả (ZIP) tải mọi mã kênh cùng lúc, In A4 in chúng ra khổ A4.

Những chỗ nên đặt mã:

khu pantry, cạnh cây nước hoặc tủ lạnh;
tờ dán cạnh thang máy hoặc ở quầy lễ tân;
trang nội bộ của công ty, cạnh thực đơn tuần;
nhóm Zalo của công ty hoặc nhóm chat nội bộ;
email hằng tuần chị hành chính gửi cả công ty.

Chỉ gửi mỗi công ty đúng link của họ, kẻo đơn mang nhầm tên và việc đóng hộp lại rối như cũ.

Link khu vực: phí giao riêng cho một tòa nhà hoặc địa điểm

Tòa nhà, khu văn phòng hay địa điểm nào cần phí và thời gian giao riêng thì có một khu vực riêng, và công ty ở đó nhận link của khu vực này. Trong Quản lý giao hàng, tab Khu vực, để Chế độ khu vực giao hàng ở Khu vực thủ công; mỗi khu vực đang bật trong danh sách Khu vực giao hàng có nút Sao chép liên kết. Nút này chép link kèm số khu vực, ví dụ menuforma.com/delivery/com-nha-co-lan?zone=12. Số cuối do MenuForma cấp: chỉ sao chép bằng nút, đừng tự gõ hay sửa.

Người mở link thấy khu vực đã chọn sẵn, phí và thời gian giao cố định, không đổi được; địa chỉ vẫn tự nhập. Tên khu vực hiện trên thẻ đơn, chi tiết đơn và phiếu in. Link khu vực không có mã QR: hãy gửi qua email, chat nội bộ hoặc trang nội bộ của công ty.

MenuForma không có link nào vừa là kênh vừa là khu vực, nên với mỗi công ty bạn chọn một loại:

link kênh: tên công ty trên mọi đơn, có mã QR, tạo hàng loạt tới 200, phí giao bình thường của khu vực;
link khu vực: khu vực cố định với phí và thời gian riêng, tên khu vực trên đơn, không có tên kênh, không có mã QR.

Lưu ý: ai đặt không qua link khu vực (link chung, mã QR chung hay link kênh) đều thấy cả danh sách khu vực cùng tên, phí, thời gian và chọn được khu vực bất kỳ. Link khu vực giữ nhân viên một công ty ở đúng khu vực, nhưng không giấu khu vực hay mức phí nào với người khác. Vì vậy hãy dùng nó cho địa điểm thật như tòa nhà Ánh Dương, với mức phí ai ở đó cũng trả, đừng tạo khu vực miễn phí hay giảm phí cho riêng một khách. Không muốn lộ tên khách thì đặt tên khu vực theo tòa nhà hoặc tên đường.

Khu vực bị tắt hoặc xóa thì link của nó mở menu với bước chọn khu vực như bình thường.

Nhân viên đặt cơm như thế nào

Nhân viên chỉ cần mở link của công ty hoặc quét mã. Menu mở trên trình duyệt điện thoại hay máy tính, không cần cài ứng dụng. Sau đó họ:

chọn món, cỡ phần, món thêm và cho vào giỏ;
chọn giao tận nơi hoặc tự đến lấy, và nếu bạn đã bật đặt theo lịch thì chọn giờ ở Chọn thời gian giao hàng;
điền thông tin liên hệ và địa chỉ giao; địa chỉ được đối chiếu với khu vực giao, và tùy chế độ khu vực, khách có thể phải xác nhận vị trí trên bản đồ; nếu mở bằng link khu vực thì khu vực đã chọn sẵn, kèm phí và thời gian giao;
ghi vào Ghi chú đơn hàng kiểu “để ở lễ tân tầng 4, gửi chị Hạnh”, và trả lời Bạn cần dao muỗng nĩa không? nếu bạn bật câu hỏi này;
chọn Phương thức thanh toán trong các cách bạn cho phép rồi bấm Đặt hàng.

Ai muốn có thể đăng nhập bằng Tiếp tục với Google, Tiếp tục với Apple hoặc Tiếp tục với Email để lưu địa chỉ và lịch sử đặt. Người đã đăng nhập sẽ thấy nút Đặt hàng lại để đặt lại đúng món cũ. Tài khoản không bắt buộc: vẫn đặt được với tư cách khách.

Nhận đơn cơm văn phòng, đóng hộp và xếp lên xe

Đơn về trang Đơn hàng. Đơn đến từ kênh nào cũng có nhãn Kênh kèm tên công ty: trên thẻ đơn, trong danh sách, trong chi tiết đơn và trên phiếu in. Đơn thuộc khu vực thủ công cũng hiện tên khu vực, nên đơn từ link khu vực mang tên khu vực nhưng không có nhãn kênh. Bếp có thể làm việc trên màn hình Bếp.

Khi đóng hộp, tên công ty trên phiếu giúp bạn đỡ rất nhiều:

xếp phiếu theo tên công ty hoặc khu vực, mỗi công ty một thùng giữ nhiệt có ghi tên;
chép tầng và chỗ nhận lên nắp hộp;
xếp thùng lên xe theo thứ tự tuyến giao, điểm giao cuối cùng xếp vào trước.

Tab Khách hàng trong Quản lý giao hàng liệt kê khách giao hàng đã đăng nhập, cùng số đơn và đơn gần nhất của họ. Nhưng không có bộ lọc, báo cáo, xuất file hay tổng theo kênh. Muốn biết đã giao bao nhiêu phần cho một công ty, bạn tự đếm các đơn mang tên công ty đó.

Món chỉ bán buổi trưa

Món trưa hay combo cơm hộp có thể chỉ bán trong một khung giờ: trên trang Khuyến mãi, bạn đặt Giờ bán hàng cho từng món, và mỗi quy tắc có thể áp dụng cho menu giao hàng. Ví dụ combo cơm trưa chỉ hiện từ 9:00 đến 13:30. Khuyến mãi cũng có thể giảm giá theo khung giờ; mức giảm áp dụng cho mọi khách, không riêng một công ty. Cả hai đều thuộc gói Thông thường.

Một tuần mẫu với ba công ty khách

Ví dụ giả định: Cơm Nhà Cô Lan ở Tân Bình giao cho Luật Trần & Cộng sự, Công ty phần mềm Lam Sơn và tòa nhà Ánh Dương mười tầng. Một tuần làm đơn cơm văn phòng trông như sau:

Thứ Hai, 8 giờ: tạo hai kênh riêng và dãy “Ánh Dương Tầng 3” đến “Ánh Dương Tầng 12”, tải file ZIP, gửi từng chị hành chính đúng mã và link của công ty mình, kèm giờ chốt 10:00.
10:00 mỗi ngày: bếp xem trang Đơn hàng và tính số phần cần nấu.
11:00: in phiếu, xếp vào mười hai thùng theo tên công ty; 11:20 xe chạy.
Thứ Sáu: đặt Giờ bán hàng 9:00–13:30 cho món canh mới của tuần sau.

Câu hỏi thường gặp

Mỗi công ty có thể có giá hoặc menu riêng không?

Không. Món và giá như nhau cho mọi người: kênh chỉ là nhãn cho biết đơn đến từ đâu, mọi kênh dùng chung menu, giá, khu vực, phí giao và phương thức thanh toán. Phí và thời gian giao riêng cho một tòa nhà thì có, qua khu vực riêng và link khu vực, nhưng ai đặt không qua link đó vẫn thấy và chọn được khu vực này, nên không phải giá riêng cho một khách.

Nhân viên có cần cài ứng dụng hay tạo tài khoản không?

Không. Menu mở trên trình duyệt; đăng nhập bằng Google, Apple hoặc email là tùy ý, không đăng nhập vẫn đặt được với tư cách khách.

Công ty có thể trả một hóa đơn chung cho cả phòng, hoặc trả cuối tháng không?

Không. Mỗi đơn do người đặt tự thanh toán: trực tuyến qua Stripe, tiền mặt khi nhận hoặc Chuyển khoản ngân hàng, và chuyển khoản cũng là cho từng đơn riêng.

Có gom phần cơm của cả phòng thành một đơn chung được không?

MenuForma không có đơn nhóm hay giỏ hàng chung: mỗi người đặt và trả đơn của mình qua link công ty. Việc gom diễn ra ở bếp, khi bạn xếp phiếu theo tên công ty.

Xóa kênh thì mã QR đã in sẽ ra sao?

Mã vẫn hoạt động như mã QR giao hàng thông thường, nhưng đơn mới qua mã đó không còn tên công ty. Đơn cũ vẫn giữ tên kênh. Khi xóa kênh, bạn nên nhờ công ty thay tờ dán.

Nếu hiện bạn đang nhận đơn cơm văn phòng qua điện thoại, Excel và Zalo, hãy thử trước với một công ty: một kênh, một tờ dán ở pantry, một tuần chạy thử. Tạo tài khoản tại đây: đăng ký MenuForma.

Để in mã QR dễ quét, xem thêm cách tạo menu QR miễn phí, từ nhập món đến in mã.

Sản phẩm MenuForma

MenuForma