Bestellsystem für Firmencatering: ein Bestelllink pro Firma

MenuForma2026-11-13

Wer mittags mehrere Firmen beliefert, kennt den Vormittag: Die Assistenz einer Kanzlei ruft mit sieben Bestellungen an, aus dem Softwarehaus kommt eine Excel-Liste, im WhatsApp-Chat tauscht jemand das Linsencurry gegen das Schnitzel, und kurz vor elf weiß in der Küche niemand mehr sicher, welche Box in welches Gebäude gehört. Ein Bestellsystem für Firmencatering soll genau dieses Durcheinander beenden, ohne dass Ihre Firmenkunden eine neue App einführen oder im Büro jemand Listen abtippen muss.

Dieser Beitrag zeigt Schritt für Schritt, wie das mit MenuForma funktioniert: Sie führen eine einzige Lieferkarte, jede Firma, jedes Bürogebäude oder jeder Standort bekommt einen eigenen Bestelllink mit QR-Code, und jede Bestellung kommt mit dem Namen der Firma bei Ihnen an. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter bestellt und bezahlt das eigene Mittagessen, auf Wunsch online. Gedacht ist die Anleitung für Caterer, Kantinenküchen, Lunchbox-Anbieter und Restaurants mit Mittagstisch, die Büros beliefern.

Lieferkanal: was er ist und was er nicht ist

In MenuForma heißt ein solcher Firmenlink Lieferkanal. Ein Lieferkanal ist ein benannter Link mit eigenem QR-Code. Technisch ist es Ihr normaler Lieferlink, ergänzt um einen Kanal-Parameter. Liegt Ihre Lieferkarte zum Beispiel unter menuforma.com/delivery/kochwerk-lindner, bekommt der Kanal „Kanzlei Brandt“ einen eigenen Link und einen eigenen Code, die genau auf diese Karte führen.

Was das konkret bedeutet:

dieselbe Speisekarte mit denselben Gerichten, Kategorien, Größen, Extras, Fotos und Allergenangaben wie in Ihrem Lokal, ohne dass Sie eine zweite Karte pflegen;
dieselben Lieferzonen, Liefergebühren und Zahlungsmethoden;
der Kanalname steht bei Ihnen auf der Bestellkarte, in der Bestellliste, in den Bestelldetails und auf dem gedruckten Bon;
die bestellende Person sieht den Kanalnamen nicht, nur Sie sehen ihn.

Bevor Sie Ihren Kunden etwas zusagen, sollten Sie eines klar haben: Ein Lieferkanal ist ein Etikett für die Herkunft der Bestellung, mehr nicht. Es gibt keine eigenen Preise, keine eigene Karte, keine Rabatte, keinen eigenen Mindestbestellwert, keine feste Lieferadresse und keine Bestellfrist pro Firma. Auch eine eigene Zone oder Liefergebühr hat ein Kanal nicht; dafür gibt es Zonenlinks. Sonderpreise für einen Großkunden lassen sich über Kanäle nicht abbilden. Was Kanäle zuverlässig leisten: Bei jeder Bestellung sehen Sie, von welcher Firma sie kommt.

Was Sie vorher brauchen

Den Tarif Regulär. Lieferbestellungen, der Reiter Lieferung auf der Seite QR-Codes, die Online-Zahlung über Stripe sowie zeitlich begrenzte Gerichte und Aktionen gehören zu diesem Tarif.
Eine Speisekarte in MenuForma. Falls Sie noch keine haben, hilft die Anleitung Online-Speisekarte erstellen: kostenlos, vom ersten Gericht bis zum Link.
Ein eigenes Stripe-Konto, falls die Mitarbeitenden online bezahlen sollen.

Im Tarif Für immer kostenlos sind Lieferung und Lieferkanäle nicht enthalten. Über Lieferbeispiel ansehen können Sie aber eine Beispiel-Lieferkarte öffnen und prüfen, wie das auf dem Handy aussieht.

Lieferung einschalten und die Grundeinstellungen setzen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Lieferverwaltung. Die Seite hat vier Reiter: Einstellungen, Zonen, Zahlung und Kunden. Für Firmenlieferungen gehen Sie unter Einstellungen diese Punkte durch:

Lieferung aktivieren schaltet Lieferbestellungen für Ihre Karte ein.
Unter Liefermethoden wählen Sie Restaurantlieferung, wenn Sie selbst ausfahren, und auf Wunsch zusätzlich Abholung im Geschäft, etwa für die Agentur im selben Gewerbehof, die ihre Boxen lieber selbst holt.
Unter Kundenkontaktfelder legen Sie mit Kontaktname abfragen, Telefonnummer abfragen und Lieferadresse abfragen fest, welche Angaben abgefragt werden und ob sie Pflicht sind. Für Büros ist die Adresse unverzichtbar; die Telefonnummer hilft Ihrem Fahrer, wenn der Empfang gerade nicht besetzt ist.
Besteck-Option anzeigen lässt die Gäste angeben, ob sie Besteck brauchen. Wer eigenes Besteck im Büro hat, bekommt keines mit.
Unter Lieferzeiten tragen Sie Ihre Zeiten pro Wochentag ein, auch mehrere Zeitfenster am Tag, zum Beispiel 11:30 bis 14:00 Uhr. Bei Bedarf pausieren Sie die Lieferung vorübergehend.
Der Mindestbestellwert gilt für jede einzelne Bestellung; 0 bedeutet kein Minimum. Da im Firmencatering meist jede Person nur ein Gericht bestellt, passt ein niedriger Wert oder gar keiner besser als 25 €.
Die Verpackungsgebühr kann entfallen oder pro Bestellung oder pro Artikel berechnet werden, mit Ausnahmen für einzelne Kategorien oder Gerichte und einem optionalen Höchstbetrag. Ein Beispiel: 0,50 € pro Gericht für die Schale, keine Gebühr auf Getränke, höchstens 1,50 € pro Bestellung.

Mit Vorschau sehen Sie die Karte wie Ihre Gäste, Link erhalten kopiert den allgemeinen Lieferlink, und QR-Code herunterladen lädt den allgemeinen Code.

Vorbestellungen für das Mittagessen im Büro

Für Büros ist eine Einstellung besonders wichtig: Aktivieren Sie geplante Bestellungen. Damit wählen Gäste eine Lieferzeit innerhalb Ihrer Lieferzeiten und können auch dann bestellen, wenn Sie gerade geschlossen haben. Die Karte zeigt in dem Fall an, dass Sie geschlossen sind, aber Vorbestellungen annehmen. So bestellt jemand um 8:15 Uhr in der S-Bahn oder schon am Vorabend für 12:15 Uhr.

Einen festen Bestellschluss können Sie in MenuForma nicht einstellen. Vereinbaren Sie ihn deshalb mit jeder Firma selbst, zum Beispiel „Bestellungen bis 10:00 Uhr für die Lieferung zwischen 12:00 und 12:30 Uhr“, und schreiben Sie ihn auf den Aushang und in die Mail an das Office-Management. Er bleibt eine Vereinbarung, keine Einstellung.

Zonen und Liefergebühren für Bürostandorte

Im Reiter Zonen legen Sie unter Lieferzonen mit Zone hinzufügen fest, wohin Sie liefern. Im Lieferzonenmodus wählen Sie zwischen Manuelle Zone (Text), also benannten Gebieten, und Kartenzone (auf Karte zeichnen), einem Radius um Ihre Küche, den Sie auf dem Stadtplan ziehen. Jede Zone bekommt eine Liefergebühr und eine Geschätzte Lieferzeit. Alternativ staffeln Sie die Gebühr mit Entfernungsbasierte Liefergebühren nach Entfernung, etwa 0 bis 2 km und 2 bis 5 km. Mit Gratislieferung ab (optional) liefern Sie ab einem bestimmten Bestellwert kostenlos.

Für eine Küche in Frankfurt-Sachsenhausen könnten Textzonen so aussehen:

Zone	Liefergebühr	Geschätzte Lieferzeit
Sachsenhausen und Innenstadt	1,50 €	25 Minuten
Bürostadt Niederrad	2,50 €	35 Minuten
Eschborn	3,90 €	45 Minuten

Alle Kanäle teilen sich diese Zonen und Gebühren; ein Kanal hat keine eigene Zone und keine eigene Gebühr. Die Kanzlei in Niederrad zahlt über ihren Kanallink also dieselbe Liefergebühr wie jeder andere Gast in Niederrad. Eine eigene Gebühr für ein Gebäude oder einen Standort gibt es nur über eine eigene manuelle Zone und deren Zonenlink, siehe unten. Bedenken Sie auch, dass die Schwelle für die Gratislieferung für die einzelne Bestellung gilt und nicht für die Summe aller Bestellungen einer Firma.

Bezahlung: jede Person zahlt ihr eigenes Essen

Im Reiter Zahlung wählen Sie unter Zahlungsmethoden, was Sie anbieten:

Nachnahme, gemeint ist die Barzahlung bei der Lieferung;
Online-Zahlung über Stripe;
Zahlung im Geschäft für Abholungen;
Banküberweisung; Ihre Bankdaten werden der bestellenden Person angezeigt.

Für die Online-Zahlung verbinden Sie auf der Seite Zahlungen Ihr eigenes Stripe-Konto mit Stripe-Konto verbinden. Die Zahlungen gehen direkt auf Ihr Stripe-Konto. Bezahlt wird beim Absenden der Bestellung; bricht jemand die Zahlung ab, entsteht keine Bestellung. Die Online-Zahlung gehört zum Tarif Regulär und ist in den Ländern verfügbar, die Stripe Connect unterstützt.

Im Büroalltag ist das ein spürbarer Unterschied: Ihr Fahrer sammelt am Empfang kein Bargeld für zwanzig Einzelbestellungen ein, und niemand im Team legt Geld für die Kollegen aus. MenuForma erhebt keine Provision auf Stripe-Zahlungen, die Gebühren von Stripe für die Zahlungsabwicklung fallen aber weiterhin an.

Wichtig für Gespräche mit Firmenkunden: Jede Bestellung wird einzeln von der Person bezahlt, die sie aufgibt. Eine Sammelrechnung an die Firma, eine monatliche Abrechnung, ein Firmenkonto oder Zahlung auf Rechnung gibt es nicht, ebenso wenig Budgets oder Zuschüsse pro Firma. Verlangt ein Kunde ausdrücklich eine Monatsrechnung, sagen Sie das am besten gleich offen.

Für jede Firma einen Lieferkanal anlegen

Die Kanäle legen Sie auf der Seite QR-Codes im Reiter Lieferung an, in der Karte QR-Codes für Lieferkanäle.

Tippen Sie einen Namen ein, zum Beispiel „Kanzlei Brandt & Partner“, und klicken Sie auf Kanal hinzufügen. Ein Kanal kann eine Firma sein, ein Bürogebäude, eine Etage, ein Standort, ein Partner oder auch eine Aktion.
Für viele Kanäle auf einmal nutzen Sie Mehrere Kanäle hinzufügen. Mit Liste einfügen setzen Sie einen Namen pro Zeile ein, etwa direkt aus Ihrer Kundenliste kopiert. Mit Nummernbereich entstehen nummerierte Namen wie „Haus 1“ bis „Haus 8“ in einem Business-Park oder „Etage 3“ bis „Etage 12“ in einem Bürohochhaus. Namen, die es schon gibt, werden übersprungen.
Pro Restaurant sind bis zu 200 Kanäle möglich. Jeder Name ist eindeutig und höchstens 100 Zeichen lang. Hat eine Firma zwei Standorte, nehmen Sie den Ort in den Namen auf, etwa „Brandt Mainzer Landstraße“ und „Brandt Eschborn“.
Mit Umbenennen ändern Sie einen Namen, zum Beispiel nach einer Umfirmierung. Mit Kanal löschen entfernen Sie einen Kanal. Ein bereits gedruckter QR-Code funktioniert danach weiter wie der normale Liefer-QR-Code, nur eben ohne Firmennamen, und frühere Bestellungen behalten den Kanalnamen.

Links und QR-Codes an die Firmen übergeben

Jeder Kanal hat seinen eigenen QR-Code und Link. Mit Anpassen gestalten Sie die Codes wie Ihre anderen MenuForma-Codes, mit Logo, Farben und einer Handlungsaufforderung wie „Mittagessen bis 10 Uhr bestellen“. Alles herunterladen (ZIP) lädt alle Kanal-Codes auf einmal herunter, A4 drucken bringt sie auf A4-Bögen.

Wo die Codes in den Firmen gut aufgehoben sind:

in der Teeküche, am Kühlschrank oder an der Kaffeemaschine;
auf einem Aushang neben dem Aufzug oder am Empfang;
im Intranet, zusammen mit dem Speiseplan der Woche;
im internen Firmenchat oder in der WhatsApp-Gruppe des Teams;
in der wöchentlichen Mail des Office-Managements, als Link und als Bild.

Schicken Sie jeder Firma nur ihren eigenen Link. Landet der Link einer Firma bei einer anderen, tragen deren Bestellungen den falschen Namen, und das Packen wird wieder unübersichtlich.

Zonenlinks: eine eigene Liefergebühr für ein Gebäude oder einen Standort

Ein Lieferkanal ändert nichts an der Liefergebühr. Soll ein Bürogebäude, ein Business-Park oder ein Kundenstandort eine eigene Gebühr und Lieferzeit bekommen, legen Sie dafür eine eigene Zone an und geben der Firma deren Zonenlink. Dazu steht in der Lieferverwaltung im Reiter Zonen der Lieferzonenmodus auf Manuelle Zone (Text). Über der Liste Lieferzonen erklärt ein kurzer Hinweis die Funktion, und jede aktive Zone hat einen Button Link kopieren. Er kopiert Ihren Lieferlink samt Zonennummer, etwa menuforma.com/delivery/kochwerk-lindner?zone=12. Die Nummer vergibt MenuForma; übernehmen Sie den Link immer über den Button, ohne die Nummer abzutippen oder zu ändern.

Wer den Zonenlink öffnet, findet die Zone schon ausgewählt, mit ihrer Liefergebühr und Lieferzeit als feste Angabe; zu einer anderen Zone wechseln lässt sich nicht. Die Lieferadresse trägt die Person trotzdem selbst ein. Der Zonenname steht bei Ihnen auf der Bestellkarte, in den Bestelldetails und auf dem gedruckten Bon. Einen QR-Code gibt es für Zonenlinks nicht: Schicken Sie den Link per E-Mail oder über den internen Firmenchat, oder stellen Sie ihn ins Intranet.

Kanallink und Zonenlink erledigen verschiedene Aufgaben, und einen Link, der beides kann, erstellt MenuForma nicht. Entscheiden Sie deshalb pro Firma:

Kanallink: Der Firmenname steht auf jeder Bestellung, es gibt QR-Codes, bis zu 200 Kanäle lassen sich auch gesammelt anlegen, und es gelten die normalen Zonengebühren;
Zonenlink: eine feste Zone mit eigener Gebühr und Lieferzeit, der Zonenname auf der Bestellung, aber kein Kanalname und kein QR-Code.

Eine Grenze sollten Sie kennen: Wer ohne Zonenlink bestellt, ob über den allgemeinen Lieferlink, den allgemeinen QR-Code oder einen Kanallink, sieht die vollständige Zonenliste mit Name, Gebühr und Lieferzeit jeder Zone und kann jede davon wählen. Ein Zonenlink hält die Mitarbeitenden einer Firma in ihrer Zone, verbirgt aber keine Zone und keine Gebühr vor anderen. Nutzen Sie Zonenlinks deshalb für echte Orte wie das Bürohaus Mainbogen, zu der Gebühr, die dort jeder zahlen würde, nicht für eine kostenlose oder günstigere Zone für einen einzelnen Kunden. Sollen Kundennamen für andere Gäste unsichtbar bleiben, benennen Sie Zonen nach Gebäuden oder Gebieten.

Schalten Sie eine Zone später ab oder löschen Sie sie, öffnet ihr Link wieder die Lieferkarte mit der normalen Zonenauswahl.

So bestellen die Mitarbeitenden

Der Link oder der gescannte Code öffnet Ihre Lieferkarte im Browser von Handy oder Computer; eine App braucht niemand.

Gerichte auswählen, mit Größen und Extras, und in den Warenkorb legen.
Lieferung oder Abholung wählen und, wenn Vorbestellungen aktiv sind, unter Lieferzeit auswählen die gewünschte Uhrzeit festlegen.
Die Kontaktfelder ausfüllen, die Sie abfragen, und die Lieferadresse eintragen. Die Adresse wird mit Ihren Lieferzonen abgeglichen; je nach Zonenmodus wird der Standort zusätzlich auf dem Stadtplan bestätigt. Wer über einen Zonenlink kommt, sieht die Zone bereits ausgewählt, mit ihrer Liefergebühr und Lieferzeit.
Unter Bestellnotizen etwas wie „Empfang 4. OG, bitte bei Frau Kaya abgeben“ eintragen und, falls aktiviert, die Frage Brauchen Sie Besteck? beantworten.
Eine Zahlungsmethode wählen und auf Bestellung aufgeben tippen.

Wer möchte, meldet sich mit Mit Google fortfahren, Mit Apple fortfahren oder Weiter mit E-Mail an. Dann bleiben Adresse und Bestellverlauf gespeichert, und angemeldete Gäste bekommen Nachbestellen angeboten, um dasselbe noch einmal zu bestellen. Ein Konto ist aber keine Pflicht: Man kann ebenso ohne Konto als Gast bestellen.

Bestellungen annehmen, packen und ausliefern

Alle Bestellungen landen auf der Seite Bestellungen. Jede Bestellung aus einem Kanal trägt ein Abzeichen mit Kanal und dem Namen der Firma: auf der Bestellkarte, in der Bestellliste, in den Bestelldetails und auf dem gedruckten Bon. Bestellungen aus einer manuellen Zone zeigen auch den Zonennamen; eine Bestellung über einen Zonenlink trägt ihn also, aber kein Kanal-Abzeichen. Die Küche kann über die Ansicht Kitchen arbeiten; sie heißt auch in der deutschen Oberfläche so.

Beim Packen hilft der Name auf dem Bon am meisten. Ein einfacher Ablauf:

Bons nach Firmen- oder Zonennamen sortieren und für jede Firma eine beschriftete Kiste oder Thermobox bereitstellen;
den Transporter in der Reihenfolge Ihrer Tour beladen, die letzte Station zuerst;
Hinweise zu Etage und Empfang aus den Bestellnotizen gut sichtbar an die jeweilige Box schreiben.

Im Reiter Kunden der Lieferverwaltung sehen Sie die angemeldeten Lieferkunden mit der Zahl ihrer Bestellungen und der letzten Bestellung. Einen Filter, einen Bericht, einen Export oder eine Summe pro Kanal gibt es dagegen nicht. Wer wissen will, wie viele Essen an eine Firma gingen, zählt die Bestellungen mit deren Namen selbst.

Gerichte nur zur Mittagszeit anbieten

Viele Caterer haben Gerichte, die es nur mittags gibt: das Tagesgericht, die Suppe der Woche, die Lunchbox. Auf der Seite Aktionen legen Sie dafür pro Gericht Verkaufszeiten fest, und jede Regel kann für die Lieferkarte gelten. Die Lunchbox wird dann zum Beispiel nur zwischen 10:00 und 13:30 Uhr angeboten. Über Aktionen lassen sich außerdem zeitabhängige Rabatte einrichten; sie gelten für alle Gäste und nicht für einzelne Firmen. Beides gehört zum Tarif Regulär.

Beispielwoche: ein Caterer, drei Firmenkunden

Wie ein Bestellsystem für Firmencatering im Alltag aussieht, zeigt ein ausgedachtes Beispiel: das Kochwerk Lindner aus Sachsenhausen mit drei Kunden, der Kanzlei Brandt & Partner in Niederrad, dem Softwarehaus Nordlicht in Eschborn und dem Bürohaus Mainbogen mit Mietern auf sechs Etagen.

Montag, 8:00 Uhr: Kanäle anlegen, „Kanzlei Brandt & Partner“ und „Nordlicht Eschborn“ einzeln, „Mainbogen Etage 1“ bis „Mainbogen Etage 6“ über Nummernbereich. Codes mit Logo gestalten, als ZIP laden und jeder Firma ihren Code mit Link schicken.
Mit jeder Firma ist ein Bestellschluss um 10:00 Uhr für die Lieferung ab 12:00 Uhr abgesprochen; er steht auf dem Aushang in der Teeküche.
Dienstag bis Freitag: Die ersten Vorbestellungen kommen am Vorabend, die meisten bis 10:00 Uhr. Um 10:15 Uhr schaut die Küche in die Bestellungen und kocht nach Mengen.
11:15 Uhr: Bons drucken, nach Firmennamen sortieren, je eine Thermobox für Brandt und Nordlicht, sechs Kisten für die Mainbogen-Etagen.
11:40 Uhr: Abfahrt. Auf jedem Bon steht der Firmenname, die Hinweise zu Empfang und Etage stehen auf den Boxen.
Freitag: Die neue Linsensuppe bekommt über Verkaufszeiten ein Fenster von 10:00 bis 13:30 Uhr, und jedes Office-Management verschickt seine Wochenmail mit dem eigenen Link.

Häufige Fragen

Kann jede Firma eigene Preise oder eine eigene Speisekarte bekommen?

Nein. Gerichte und Preise sind für alle gleich: Ein Lieferkanal ist nur ein Etikett, das zeigt, woher eine Bestellung kommt, und alle Kanäle nutzen dieselbe Speisekarte, dieselben Preise, Zonen, Liefergebühren und Zahlungsmethoden. Eine eigene Liefergebühr und Lieferzeit kann ein Gebäude oder Standort über eine eigene Zone und deren Zonenlink bekommen. Diese Zone sehen und wählen aber alle, die ohne Zonenlink bestellen; ein exklusiver Kundenpreis ist das also nicht. Rabatte, Mindestbestellwerte oder Bestellfristen pro Firma gibt es nicht.

Funktioniert das Bestellsystem für Firmencatering ohne App und ohne Kundenkonto?

Ja. Die Lieferkarte öffnet sich im Browser von Handy oder Computer, eine App ist nicht nötig. Die Anmeldung mit Google, Apple oder E-Mail ist freiwillig und speichert Adresse und Bestellverlauf; ohne Anmeldung bestellt man einfach als Gast.

Kann die Firma eine Sammelrechnung für alle Mitarbeitenden bekommen?

Nein. Jede Bestellung bezahlt die Person, die sie aufgibt, zum Beispiel online über Stripe oder bar bei der Lieferung. Banküberweisung steht als Zahlungsmethode zur Verfügung, aber immer für die einzelne Bestellung. Firmenkonten, Monatsrechnungen oder Zahlung auf Rechnung bietet MenuForma nicht an.

Wie viele Lieferkanäle kann ich anlegen?

Bis zu 200 pro Restaurant. Jeder Name muss eindeutig sein und darf höchstens 100 Zeichen lang sein. Wenn Sie mehrere Kanäle auf einmal anlegen, werden bereits vorhandene Namen übersprungen.

Was passiert mit einem gedruckten QR-Code, wenn ich den Kanal lösche?

Der Code funktioniert weiter, und zwar wie Ihr normaler Liefer-QR-Code. Neue Bestellungen darüber tragen dann keinen Firmennamen mehr, frühere Bestellungen behalten den Kanalnamen. Tauschen Sie den Aushang in der Firma deshalb aus, wenn Sie einen Kanal löschen.

Kann ich pro Firma einen Bestellschluss einstellen?

Nein, eine solche Einstellung gibt es nicht. Mit Aktivieren Sie geplante Bestellungen können Mitarbeitende im Voraus für eine Zeit innerhalb Ihrer Lieferzeiten bestellen. Den Bestellschluss vereinbaren Sie mit jeder Firma selbst und schreiben ihn auf Aushang und Mail.

Ein Bestellsystem für Firmencatering muss nicht kompliziert sein. Wenn Sie heute drei oder vier Firmen über Telefon, Chat und Listen beliefern, beginnen Sie mit einer einzigen: einen Kanal anlegen, den Code in die Teeküche hängen und eine Woche lang beobachten, wie oft Sie noch nachfragen müssen. Ein Konto legen Sie hier an: bei MenuForma registrieren.

Wie Sie Codes für Aushänge gestalten, zeigt die Seite QR-Codes für Restaurants. Und wenn Firmenkunden nach Allergenen fragen: Die Lieferkarte zeigt dieselben Angaben wie Ihre Speisekarte im Lokal, mehr dazu unter Allergenangaben in der Speisekarte.