Skip to content
בלוג

ארוחות צהריים למשרדים: קישור הזמנה נפרד לכל חברה

מי שמספק ארוחות צהריים למשרדים מכיר את הבוקר הזה: בעשר וחצי הטלפון לא מפסיק לצלצל, בקבוצת הוואטסאפ של משרד עורכי דין ברמת גן נערמות הודעות עם “בלי בצל” ו“רוטב בצד”, מנהלת המשרד של חברת הייטק בהרצליה פיתוח שולחת קובץ אקסל, ומישהו אחר פשוט נכנס ומזמין בעל פה. ובצהריים עוד צריך להבין איזו מנה נוסעת לבורסה ואיזו לפיתוח, מי כבר שילם ומי ישלם במזומן בלובי.

במדריך הזה נראה איך עושים סדר עם MenuForma: תפריט משלוחים אחד, קישור וקוד QR נפרדים לכל חברה, בניין או אתר, וכל הזמנה מגיעה למטבח עם השם של מי ששלח אותה. כל עובד מזמין ומשלם על הארוחה שלו, גם אונליין אם תרצו.

ערוץ משלוח הוא תווית, לא מחירון נפרד

תפריט המשלוחים ב-MenuForma הוא התפריט הרגיל שלכם, בכתובת כמו menuforma.com/delivery/hamitbach-shel-dana (שם בדוי). אותן מנות, קטגוריות, גדלים, תוספות, תמונות ואלרגנים כמו בתפריט במקום, כך שלא צריך לבנות תפריט נפרד למשרדים. העובדים לא מתקינים שום אפליקציה: התפריט נפתח בדפדפן בטלפון או במחשב.

ערוץ משלוח הוא קישור עם שם, ולצדו קוד QR משלו. בפועל זה נראה כך:

  • יוצרים ערוץ בשם “ברק ושות׳ עורכי דין” ושולחים את הקישור רק למשרד הזה, או ערוץ בשם “בניין C, קומה 9” ותולים את הקוד במטבחון של הקומה;
  • מי שמזמין דרך הערוץ רואה את אותו תפריט, אותם אזורים, אותם דמי משלוח ואותן שיטות תשלום כמו בקישור המשלוחים הראשי;
  • שם הערוץ מופיע אצלכם: בכרטיס ההזמנה, ברשימת ההזמנות, בפרטי ההזמנה ובקבלה המודפסת;
  • העובד שמזמין לא רואה את שם הערוץ.

וחשוב לומר את זה בפשטות: ערוץ הוא תווית שמראה מאיפה הגיעה ההזמנה, ולא יותר. אין לו מחירים משלו, תפריט משלו, הנחות, תקציב, מינימום הזמנה, כתובת קבועה, שעת משלוח או שעת סגירה להזמנות. מצד שני, כשצריך לארוז שלושים מנות לשלוש חברות בתוך שעה, לדעת מה שייך למי זה כבר הרבה. גם אזור או דמי משלוח משלו אין לערוץ: בניין שצריך דמי משלוח משלו מקבל אזור ידני משלו ואת הקישור של האזור הזה, כפי שנראה בהמשך.

מה צריך לפני שמתחילים

  • מסלול רגיל. הזמנות במשלוח ובאיסוף, הלשונית משלוח בעמוד קודי QR שבה נוצרים הערוצים, תשלום מקוון דרך Stripe, מבצעים ושעות מכירה הם חלק מהמסלול הזה.
  • תפריט ב-MenuForma. אם עוד אין לכם, התחילו מהמדריך תפריט דיגיטלי בחינם: מדריך מעשי לבניית התפריט.
  • חשבון Stripe, רק אם רוצים לגבות תשלום אונליין.

במסלול חינם לנצח אפשר להיכנס לעמוד ניהול משלוחים וללחוץ על צפה בדוגמת משלוח, כדי לראות תפריט משלוחים לדוגמה לפני שמחליטים.

הפעלת המשלוחים

בתפריט הצד פתחו את ניהול משלוחים והישארו בלשונית הגדרות. אלה הדברים שצריך לסדר, לפי הסדר:

  1. הפעילו את אפשר משלוח.
  2. תחת שיטות משלוח בחרו משלוח מהסוחר אם אתם מביאים את האוכל בעצמכם, איסוף עצמי אם יש מי שבא לאסוף, או את שתיהן.
  3. תחת שדות קשר של הלקוח החליטו מה לבקש ומה יהיה חובה: בקשת שם הלקוח, בקשת מספר טלפון, בקשת כתובת למשלוח. במשרדים הכתובת היא חובה, והשם עוזר לשליח למסור את המנה הנכונה לאדם הנכון.
  4. הצגת אפשרות לסכו"ם מאפשרת ללקוח לציין אם הוא צריך סכו"ם. במשרד עם מטבחון מאובזר אפשר לחסוך בפלסטיק.
  5. תחת שעות משלוח קובעים שעות לכל יום בשבוע, גם כמה טווחים ביום, למשל ראשון עד חמישי, 11:30–14:30. ביום עמוס אפשר להשהות זמנית את המשלוחים. לאיסוף יש שעות איסוף.
  6. סכום הזמנה מינימלי: 0 פירושו בלי מינימום. כל עובד מזמין לבד, ולכן המינימום חל על כל הזמנה בנפרד, למשל 45 ₪.
  7. דמי אריזת מזון: בלי, לפי הזמנה או לפי פריט, עם חריגים לפי קטגוריה או מנה ותקרה אופציונלית. למשל 2 ₪ לקופסה ולא יותר מ-6 ₪ להזמנה.

באותה לשונית נמצאים גם תצוגה מקדימה, קבל קישור להעתקת קישור המשלוחים, וגם הורד קוד QR. לפני שיוצרים ערוצים, כדאי לעבור על התצוגה המקדימה בטלפון, כמו עובד שיש לו עשר דקות הפסקה.

הזמנות מראש: מזמינים בבוקר או בערב הקודם

הכלי החשוב ביותר בארוחות צהריים למשרדים הוא אפשר הזמנות מתוזמנות. העובד בוחר שעת משלוח בתוך שעות הפעילות שלכם, גם כשהמקום סגור: התפריט מציין שהוא סגור כרגע, אבל מקבל הזמנות מראש. כך עובדת ברמת החייל יכולה להזמין בשבע וחצי בבוקר ברכבת, או בערב הקודם מהבית, ארוחה ל-12:30, ואתם יודעים מראש כמה מנות להכין.

דבר אחד המערכת לא עושה: אין שעת סגירה אוטומטית להזמנות. את המועד האחרון מסכמים עם כל חברה, למשל “הזמנות עד 10:00 למשלוח של 12:30”, וכותבים אותו בהודעה עם הקישור ועל השלט שליד קוד ה-QR. זה הסכם ביניכם לבין הלקוח, לא הגדרה במערכת.

אזורי משלוח ודמי משלוח

את האזורים מגדירים בלשונית אזורים שבעמוד ניהול משלוחים. תחת מצב אזור משלוח בוחרים אחת משתי דרכים:

  • אזור ידני (מבוסס טקסט): אזור עם שם שנבחר כטקסט, למשל “הבורסה, רמת גן” או “הרצליה פיתוח”;
  • מפת אזור (צייר על המפה): רדיוס סביב המקום שלכם שמסמנים על המפה. במצב הזה ייתכן שהלקוח יתבקש לאשר את המיקום שלו במפה.

כל אזור נוצר עם הוסף אזור ומקבל דמי משלוח לצד זמן משלוח משוער. אפשר גם לעבוד עם דמי משלוח מבוססי רדיוס, כלומר מדרגות לפי מרחק, למשל 0–2 ק״מ ב-10 ₪ ו-2–5 ק״מ ב-18 ₪, ולהגדיר סף משלוח חינם (אופציונלי), סכום שמעליו המשלוח לא עולה כסף.

האזורים ודמי המשלוח משותפים לכל הערוצים, ולערוץ עצמו אין אזור או דמי משלוח משלו. בניין או אתר שצריך דמי משלוח משלו מקבל אזור ידני משלו, ולחברה שולחים את הקישור של האזור הזה. ומכיוון שכל עובד מזמין בנפרד, דמי המשלוח נגבים על כל הזמנה. בבניינים שאתם מגיעים אליהם כל יום, שקלו דמי משלוח נמוכים או סף משלוח חינם שארוחה רגילה עוברת.

תשלום: כל אחד משלם על עצמו

בלשונית תשלום, תחת שיטות תשלום, בוחרים מה להציע:

  • תשלום במזומן בעת המשלוח;
  • תשלום מקוון דרך Stripe;
  • תשלום בחנות, למי שאוסף;
  • העברה בנקאית: בשדה פרטי העברה בנקאית כותבים את פרטי החשבון, והם מוצגים ללקוח.

לתשלום מקוון נכנסים לעמוד תשלומים ולוחצים על חבר את חשבון ה-Stripe. הכסף עובר ישירות לחשבון ה-Stripe שלכם. הלקוח משלם ברגע שהוא שולח את ההזמנה, ואם הוא מבטל את התשלום, ההזמנה לא נוצרת. התשלום המקוון דורש את מסלול רגיל וזמין במדינות ש-Stripe Connect תומך בהן. MenuForma לא גובה עמלה על תשלומי Stripe, אבל עמלות העיבוד של Stripe עדיין חלות.

בשטח זה אומר שאין יותר לספור מטבעות בלובי ואין “אשלם לך מחר”. כל הזמנה משולמת על ידי מי שביצע אותה. אין חשבונית מרוכזת לחברה, אין חיוב חודשי ואין חשבון חברה. אם החברה רוצה לממן לעובדים את הארוחות, זה נעשה אצלה בפנים.

ערוץ לכל חברה

את הערוצים יוצרים בעמוד קודי QR, בלשונית משלוח, בכרטיס קודי QR לערוצי משלוח.

  1. כותבים שם, למשל “ברק ושות׳ עורכי דין”, ולוחצים על הוסף ערוץ.
  2. כדי ליצור הרבה ערוצים בבת אחת משתמשים באפשרות הוספה מרובה. עם הדבק רשימה מדביקים שם אחד בכל שורה, למשל עמודת הלקוחות מהאקסל. עם טווח ממוספר נוצרים שמות ברצף, כמו בניין 1 עד בניין 6 בפארק עסקים, או קומה 3 עד קומה 20 במגדל משרדים עם כמה חברות.
  3. כל ערוץ מקבל קישור משלו, כלומר קישור המשלוחים עם פרמטר של הערוץ, וקוד QR משלו.

אפשר ליצור עד 200 ערוצים לכל מסעדה. השמות חייבים להיות ייחודיים ובאורך של עד 100 תווים, ובהוספה מרובה שמות שכבר קיימים פשוט מדולגים.

שנה שם שימושי כשחברה עוברת קומה. מחק ערוץ מסיר את הערוץ: קוד ה-QR שכבר הודפס ממשיך לעבוד כקוד ה-QR הרגיל של המשלוחים, רק שהזמנות חדשות ממנו כבר לא יישאו את שם הערוץ. הזמנות קודמות שומרות על שם הערוץ.

איך הקישורים והקודים מגיעים לעובדים

לפני ההדפסה, התאם אישית מאפשר להוסיף לקודים לוגו, צבעים וקריאה לפעולה, כמו “הזמינו צהריים עד 10:00”. הורד הכל (ZIP) מוריד את הקודים של כל הערוצים בבת אחת, ואילו הדפס A4 מסדר אותם להדפסה על דפי A4.

על המיקום כדאי להתייעץ עם מנהלת המשרד, שיודעת לאן העובדים באמת מסתכלים. המקומות המתבקשים:

  • המטבחון, ליד מכונת הקפה או על המקרר;
  • שלט ליד המעלית או בלובי;
  • פורטל העובדים או האינטראנט של החברה;
  • הצ׳אט הפנימי או קבוצת הוואטסאפ של הצוות, שבהם אפשר להדביק את הקישור;
  • המייל השבועי של מנהלת המשרד עם התפריט של השבוע.

כל חברה מקבלת רק את הקישור שלה. אם עובד משתמש בטעות בקישור של חברה אחרת, ההזמנה שלו תגיע אליכם עם שם הערוץ הלא נכון.

קישורי אזור: דמי משלוח משלו לבניין או לחברה

לבניין שמעבר לכביש מגיעים בחמש דקות, ולפארק עסקים מחוץ לעיר נוסעים חצי שעה. כדי שלכל מקום כזה יהיו דמי משלוח וזמן משלוח משלו, בלי שהעובדים יצטרכו לבחור אזור בעצמם, יש קישורי אזור. בלשונית אזורים שבעמוד ניהול משלוחים, תחת מצב אזור משלוח, בחרו אזור ידני (מבוסס טקסט). מעל הרשימה אזורי משלוח מופיע הסבר קצר על קישורי אזור, וליד כל אזור פעיל יש כפתור העתק קישור.

הכפתור מעתיק את קישור המשלוחים בתוספת ?zone= ומספר ש-MenuForma מקצה, למשל menuforma.com/delivery/hamitbach-shel-dana?zone=12. תמיד העתיקו אותו עם הכפתור, ואל תקלידו או תשנו את המספר בעצמכם. מי שפותח את הקישור מוצא שהאזור כבר נבחר: שם האזור, דמי משלוח לצד זמן משלוח משוער מוצגים כטקסט קבוע, ואי אפשר לעבור לאזור אחר. את כתובת המשלוח ממלאים כרגיל. שם האזור מופיע בכרטיס ההזמנה, בפרטי ההזמנה ובקבלה המודפסת. לקישור אזור אין קוד QR, ולכן שולחים אותו במייל, מדביקים אותו בצ׳אט הפנימי של החברה או מבקשים ממנהלת המשרד לפרסם אותו באינטראנט.

ערוץ וקישור אזור עושים עבודות שונות:

  • קישור ערוץ שם את שם החברה על כל הזמנה, יש לו קוד QR, אפשר ליצור ערוצים בהוספה מרובה עד 200, וההזמנה משלמת את דמי המשלוח הרגילים של האזורים שלכם;
  • קישור אזור קובע אזור אחד עם דמי המשלוח והזמן שלו, וההזמנה נושאת את שם האזור, אבל בלי שם ערוץ ובלי קוד QR.

ב-MenuForma אין קישור אחד שעושה את שניהם, ולכן בוחרים לכל חברה את מה שחשוב לה יותר.

ויש מגבלה שחשוב להבין. מי שמזמין בלי קישור אזור, כלומר דרך קישור המשלוחים הראשי, קוד ה-QR הראשי או קישור של ערוץ, בוחר מתוך הרשימה המלאה של האזורים הפעילים, רואה את השם, דמי המשלוח והזמן של כל אזור ויכול לבחור כל אחד מהם. קישור אזור משאיר את העובדים של חברה אחת באזור שלהם, אבל לא מסתיר אף אזור או את דמי המשלוח שלו מאחרים. לכן השתמשו בקישורי אזור למקומות אמיתיים, כמו בניין, פארק עסקים או אתר של לקוח, עם דמי המשלוח שהייתם גובים מכל מי שמזמין לשם. אם שמות הלקוחות לא אמורים להיות גלויים ללקוחות אחרים, קראו לאזורים על שם בניינים או שכונות, למשל “מגדלי הבורסה”, ולא על שם החברה. אם מכבים או מוחקים אזור, הקישור שלו פותח את תפריט המשלוחים עם בחירת האזור הרגילה.

ההזמנה מהצד של העובד

נועה עובדת במחלקת הכספים בקומה 9. ביום שלישי בבוקר היא סורקת את הקוד שעל המקרר במטבחון, או פותחת את הקישור מקבוצת הוואטסאפ, ואז:

  1. בוחרת מנות, עם גדלים ותוספות, ומוסיפה אותן לסל;
  2. בוחרת משלוח, ובחלון בחר זמן משלוח את השעה 12:30;
  3. ממלאת שם, טלפון וכתובת, והכתובת נבדקת מול אזורי המשלוח שלכם;
  4. כותבת בשדה הערות להזמנה “דלפק הקבלה בקומה 9, כספים” ועונה על צריכים סכו"ם?;
  5. בוחרת שיטת תשלום ולוחצת על בצע הזמנה.

אילו נועה הייתה מזמינה דרך קישור אזור במקום קישור ערוץ, בשלב 3 היא הייתה רואה שהאזור כבר נבחר, עם דמי המשלוח וזמן המשלוח המשוער שלו; את הכתובת היא הייתה ממלאת כרגיל.

היא לא מתקינה כלום: התפריט פועל בדפדפן. אם תרצה, היא יכולה להתחבר עם המשך עם Google, המשך עם Apple או המשך עם דוא"ל, לשמור את הכתובת ואת היסטוריית ההזמנות, ובפעם הבאה לקבל את הכפתור הזמן מחדש. אבל זה לא חובה: אפשר להמשיך כאורח, בלי חשבון.

קבלת ההזמנות, אריזה והעמסה

ההזמנות נכנסות לעמוד הזמנות. כל הזמנה שמגיעה מערוץ נושאת תג ערוץ עם שם החברה: בכרטיס ההזמנה, ברשימה, בפרטי ההזמנה ובקבלה המודפסת. הזמנות באזור ידני מציגות גם את שם האזור, ולכן הזמנה שהגיעה מקישור אזור נושאת את שם האזור, אבל בלי תג ערוץ. המטבח יכול לעבוד מהמסך מטבח.

השם על הקבלה הוא מה שחוסך את הבלגן של הבוקר. באריזה מקבצים את המנות לפי חברה, ברכב שמים שקית ל“ברק ושות׳” בנפרד משקית ל“בניין C, קומה 9”, והשליח יודע לאיזה דלפק קבלה כל שקית הולכת.

בלשונית לקוחות שבעמוד ניהול משלוחים רואים את לקוחות המשלוחים שהתחברו, עם מספר ההזמנות וההזמנה האחרונה.

חשוב לדעת: אין ב-MenuForma סינון, דוח, ייצוא או סיכום לפי ערוץ. כל הזמנה מערוץ מציגה את שם החברה, והזמנה מקישור אזור את שם האזור, וזה מספיק כדי לקבץ הזמנות באריזה ובהעמסה.

מנות שנמכרות רק בצהריים

במסלול רגיל, בעמוד מבצעים אפשר לקבוע שעות מכירה למנה, והכלל יכול לחול גם על תפריט המשלוחים. כך העסקית של הצהריים, מנה עיקרית עם שתי תוספות ושתייה, זמינה להזמנה רק בין 10:00 ל-13:30. במבצעים אפשר גם להגדיר הנחות לפי שעה, למשל כדי לעודד הזמנות מוקדמות.

ארוחות צהריים למשרדים בפועל: שבוע עם שלושה לקוחות

קייטרינג קטן ברמת גן מביא צהריים לשלוש חברות. כך יכול להיראות השבוע שלו:

מתי מה קורה
ראשון בבוקר יוצרים את הערוצים “ברק ושות׳ עורכי דין”, “גלבוע מערכות, הרצליה פיתוח” ו“בניין C, קומה 9”, מתאימים את הקודים עם הלוגו ומדפיסים עם הדפס A4.
ראשון אחר הצהריים שולחים לכל מנהלת משרד את הקישור שלה ואת שעת הסגירה שסוכמה, 10:00.
שני, עד 10:00 בזכות ההזמנות המתוזמנות חלק מההזמנות נכנסות כבר בערב, והשאר עד עשר.
שני, 10:15 מדפיסים קבלות וממיינים אותן לפי שם הערוץ.
שני, 11:45 שלוש שקיות, שלוש תוויות, סבב אחד. התשלומים המקוונים כבר נגבו, ובמזומן השליח רואה בקבלה מי משלם.
שלישי עובד חדש בגלבוע סורק את הקוד במטבחון, וההזמנה שלו מגיעה עם השם הנכון בלי שעשיתם דבר.
חמישי מציצים בלשונית לקוחות, ואת הערוץ של חברה שעוברת קומה מעדכנים עם שנה שם.

אין כאן שום דבר מעבר למה שתואר במדריך: ערוצים, הזמנות מתוזמנות, קבלות עם שם החברה, וכל עובד שמשלם על ההזמנה שלו.

שאלות נפוצות

אפשר לתת לכל חברה מחירים או תפריט משלה?

את המנות והמחירים לא: התפריט אחד וזהה לכולם, וערוץ הוא רק תווית שמראה מאיפה הגיעה ההזמנה. גם האזורים, דמי המשלוח ושיטות התשלום זהים בכל הערוצים. בניין או אתר יכול לקבל דמי משלוח וזמן משלוח משלו דרך אזור ידני משלו וקישור האזור שלו, אבל את האזור הזה רואה ויכול לבחור כל מי שמזמין בלי קישור אזור, כך שזה לא מחיר פרטי ללקוח אחד.

העובדים צריכים להוריד אפליקציה או לפתוח חשבון?

לא. התפריט נפתח בדפדפן ואפשר להזמין כאורח. ההתחברות עם Google, Apple או דוא"ל היא רשות, ומאפשרת לשמור כתובת ולהזמין שוב את ההזמנה הקודמת.

החברה יכולה לשלם חשבונית אחת על כל העובדים?

לא. כל הזמנה משולמת על ידי מי שביצע אותה: אונליין, במזומן בעת המשלוח או בהעברה בנקאית, לפי השיטות שהפעלתם. העברה בנקאית היא שיטת תשלום של הזמנה בודדת, לא חשבונית חודשית לחברה, ואין חשבונות חברה.

כמה ערוצים אפשר ליצור?

עד 200 לכל מסעדה, עם שמות ייחודיים של עד 100 תווים. זה מספיק לערוץ לכל חברה, וגם לבניינים או לקומות בפארק עסקים.

אפשר לחבר קישור ערוץ וקישור אזור לקישור אחד?

לא. MenuForma יוצרת קישור ערוץ, עם שם החברה על ההזמנה וקוד QR, או קישור אזור, עם אזור קבוע, דמי משלוח וזמן משלוח, אבל לא קישור אחד שעושה את שניהם, ואל תערכו קישורים ביד. בחרו לכל חברה אחד מהם: ערוץ, כשחשוב שם החברה על ההזמנה וקוד במטבחון; קישור אזור, כשלבניין יש דמי משלוח וזמן משלוח משלו.

מה קורה לקוד QR מודפס אם מוחקים את הערוץ?

הוא ממשיך לעבוד כקוד ה-QR הרגיל של המשלוחים. מי שסורק אותו מזמין מאותו תפריט, אבל ההזמנה כבר לא נושאת את שם הערוץ שנמחק. הזמנות קודמות שומרות עליו.

העובד רואה את שם החברה שלו כשהוא מזמין?

לא, אם הוא מזמין דרך ערוץ. את שם הערוץ רואים רק אתם, בהזמנות ובקבלות, והתפריט נראה בדיוק כמו בקישור המשלוחים הראשי. מי שמזמין דרך קישור אזור רואה את שם האזור, ולכן עדיף לקרוא לאזורים על שם בניינים או שכונות ולא על שם חברות.

אם היום הזמנות של ארוחות צהריים למשרדים מגיעות אליכם בטלפון, בוואטסאפ ובאקסל, התחילו מלקוח אחד: פתחו חשבון ב-MenuForma, הכינו את התפריט, הפעילו משלוחים וצרו ערוץ ראשון ללקוח שמזמין הכי הרבה. ואם אתם רוצים לראות את התמונה הרחבה של הזמנות אונליין, הציצו בעמוד מערכת הזמנות למסעדה.

מאמרים קשורים

מוצר MenuForma