Bestelsysteem voor bedrijfscatering: één bestellink per klantbedrijf

MenuForma2026-11-13

Wie lunch bij kantoren bezorgt, kent het ochtendritueel. Om half elf belt de receptie van het ene bedrijf, de officemanager van het tweede stuurt een WhatsApp-bericht met veertien namen en het derde mailt een Excel-lijstje waarin drie mensen hetzelfde broodje net iets anders willen. Alles moet worden overgetypt, er ontbreekt altijd wel een verdieping, en bij het inladen is het zoeken welke tas naar welk pand gaat. Een bestelsysteem voor bedrijfscatering hoort dat werk weg te nemen: elke bestelling komt op één plek binnen en zegt zelf voor welk bedrijf ze is.

In dit artikel ziet u hoe u dat met MenuForma inricht. U gebruikt één bezorgmenu voor al uw zakelijke klanten, geeft elk bedrijf, kantoorgebouw of vestiging een eigen bestellink en QR-code, en ontvangt bestellingen die op het scherm en op de bon laten zien waar ze vandaan komen. Iedere medewerker bestelt en betaalt zijn eigen lunch, desgewenst online. Het past bij kantoorparken en bedrijfsverzamelgebouwen waar geen eigen bedrijfsrestaurant is en waar mensen zelf kiezen wat ze eten.

Wat een bezorgkanaal is, en wat het niet is

Een bezorgkanaal is een link met een naam en een eigen QR-code. U geeft het kanaal de naam van een klant, een gebouw of een etage, bijvoorbeeld ‘Van Dijk Advocaten’ of ‘Toren Zuid’. Achter die link staat gewoon uw bezorgmenu op menuforma.com/delivery/keuken-van-noor, met dezelfde gerechten, categorieën, maten, extra’s, foto’s en allergenen als uw gewone MenuForma-menu. Een apart menu bouwen is niet nodig.

Elk kanaal gebruikt hetzelfde menu, dezelfde bezorgzones, dezelfde bezorgkosten en dezelfde betaalmethoden.
De kanaalnaam staat op de bestelkaart, in de bestellijst, in de besteldetails en op de geprinte bon.
De medewerker die bestelt, ziet de kanaalnaam niet. Alleen u en uw team zien hem.

Wees daar duidelijk over tegen uw klanten: een kanaal is een etiket. Een kanaal heeft geen eigen prijzen, kortingen, minimumbedragen, bezorgtijden, bezorgkosten of budgetten, en ook geen vast bezorgadres. Andere bezorgkosten voor een gebouw regelt u met een zonelink, zie verderop. Maakt u met één klant andere afspraken, dan legt u die buiten MenuForma vast. Wat het kanaal wel doet, is elke bestelling herkenbaar maken. Wie op een drukke ochtend twintig lunchtassen op de toonbank heeft staan, weet hoeveel dat scheelt.

Wat u nodig hebt voordat u begint

Het plan Regulier. Bezorgen, de bezorgkanalen, online betalen en verkooptijden per gerecht vallen allemaal onder dit plan.
Een menu in MenuForma. Hebt u er nog geen, volg dan eerst de handleiding een gratis online menukaart maken. Uw bezorgmenu gebruikt daarna automatisch dezelfde gerechten.
Een eigen Stripe-account, als u online betalingen wilt ontvangen. Zonder Stripe werkt u met contant bij levering of bankoverschrijving.

Werkt u nu nog met Voor altijd gratis, klik dan alvast op Bezorgvoorbeeld bekijken. U ziet een bezorgmenu zoals een medewerker het op zijn telefoon krijgt, en beoordeelt rustig of het bij uw klanten past.

Bezorging aanzetten in Bezorgbeheer

Open in de zijbalk Bezorgbeheer en ga naar het tabblad Instellingen. Alles wat u hier vastlegt, geldt voor elke bestelling, uit welk bedrijf die ook komt.

Zet Bezorging inschakelen aan.
Kies onder Bezorgmethoden voor Bezorging door handelaar, dus uw eigen bezorging. Voegt u Afhalen in winkel toe, dan kunnen medewerkers van een kantoor om de hoek hun lunch ook zelf komen halen.
Bepaal onder Contactgegevens klant wat u vraagt en wat verplicht is: Contactnaam vragen, Telefoonnummer vragen en Bezorgadres vragen. Voor kantoorbezorging is het adres onmisbaar. Maak het verplicht, en de naam ook, zodat de bezorger weet voor wie elke tas is.
Zet Bestekoptie tonen aan als u bestek meegeeft. Medewerkers geven dan zelf aan of ze het nodig hebben, en u pakt geen vorken in voor mensen die op kantoor al een la vol hebben.
Vul de Bezorgtijden per weekdag in. Een dag mag meer dan één periode hebben, bijvoorbeeld 11:30 tot 13:30 voor de lunch en 17:00 tot 19:00 voor wie overwerkt. Bezorging kunt u ook tijdelijk pauzeren, handig in de bouwvak of tussen kerst en oud en nieuw.
Stel een Minimum Bestelbedrag in, bijvoorbeeld € 10, of laat het op 0 voor geen minimum. Dat minimum geldt per bestelling, dus per medewerker.
Kies bij Verpakkingskosten voor geen kosten, een bedrag per bestelling of een bedrag per artikel, bijvoorbeeld € 0,25 per lunchbakje. Per categorie of per gerecht mag u afwijken, en u kunt een maximum instellen.

Met Voorbeeld bekijkt u het menu zoals uw klanten het zien, met Link krijgen kopieert u de algemene bezorglink en met QR-code downloaden haalt u de algemene QR-code op. Die algemene link blijft bruikbaar voor losse klanten. De bedrijfslinks maakt u straks apart aan.

Vooruit bestellen voor de lunch van morgen

Met Geplande bestellingen inschakelen kunnen medewerkers vooruit bestellen voor een bezorgtijd binnen uw bezorgtijden, ook als uw keuken op dat moment dicht is. Wie ’s avonds de lunch voor morgen regelt, of ’s ochtends in de trein, kiest een tijd. Het menu laat dan zien dat u gesloten bent maar wel vooruitbestellingen aanneemt.

Een uiterste besteltijd kunt u niet instellen. Spreek daarom met elk bedrijf zelf een deadline af, bijvoorbeeld: bestellingen voor de lunch van 12:30 uiterlijk om 10:00 binnen. Laat de officemanager die afspraak in hetzelfde bericht zetten als de link, zodat iedereen hem kent. Wat na tienen binnenkomt, beoordeelt u zelf.

Bezorgzones en bezorgkosten vastleggen

In het tabblad Zones bepaalt u waar u bezorgt en wat dat kost. Kies eerst de werkwijze onder Bezorgzone Modus en voeg daarna met Zone toevoegen uw Bezorgzones toe.

Handmatige zone (tekst-gebaseerd): een gebied met een naam dat de medewerker als tekst kiest, bijvoorbeeld ‘Papendorp’ of ‘Utrecht Centrum’.
Zone op kaart (tekenen op kaart): een straal rond uw keuken die u op de kaart tekent.
Per zone legt u de Bezorgkosten en een Geschatte Bezorgtijd vast.
Met Bezorgkosten op basis van straal werkt u met afstandstrappen, bijvoorbeeld € 1,50 tot 2 km en € 3 van 2 tot 5 km.
Met Gratis bezorgdrempel (optioneel) wordt de bezorging gratis boven een bestelbedrag dat u zelf kiest.

Alle kanalen delen deze zones en kosten, want een kanaal heeft geen eigen tarief. Wie via de kanaallink van een bedrijf in Papendorp bestelt, betaalt dus hetzelfde als iedere andere besteller in die zone. Een gebouw met andere kosten krijgt een eigen handmatige zone en de zonelink daarvan, zie verderop. Houd er ook rekening mee dat de drempel per bestelling werkt, dus per medewerker en niet voor het hele kantoor bij elkaar.

Betalen: iedere medewerker rekent zelf af

In elk bestelsysteem voor bedrijfscatering is betalen het onderdeel waar het snelst iets misgaat. In het tabblad Betaling kiest u onder Betaalmethoden wat u accepteert:

Contant bij levering, voor wie liever bij de receptie betaalt;
Online betaling via Stripe, waarbij de medewerker betaalt op het moment dat hij bestelt;
Betalen in winkel, voor wie zelf afhaalt;
Bankoverschrijving, waarbij de medewerker uw Bankgegevens te zien krijgt.

Voor online betalen koppelt u uw eigen Stripe-account op de pagina Betalingen, met de knop Koppel Stripe-account. Het geld komt rechtstreeks op uw Stripe-account binnen. Breekt een medewerker de betaling af, dan wordt er geen bestelling geplaatst, zodat u nooit kookt voor een lunch die niet betaald is. Online betalen werkt in de landen die Stripe ondersteunt. MenuForma rekent geen commissie over Stripe-betalingen, maar de transactiekosten van Stripe blijven gewoon van toepassing.

Elke bestelling wordt afgerekend door de persoon die haar plaatst. Er is geen bedrijfsfactuur, geen maandafrekening en geen bedrijfsaccount, en dat vertelt u een nieuwe klant liefst vooraf. Het voordeel merkt uw bezorger meteen: bij de receptie hoeft hij geen wisselgeld meer te zoeken.

Per klantbedrijf een kanaal aanmaken

De kanalen beheert u op de pagina QR-codes & links, in het tabblad Bezorging, op de kaart QR-codes voor bezorgkanalen.

Typ de naam van het bedrijf, het gebouw of de vestiging, bijvoorbeeld ‘Bouwbedrijf De Hoek’, en klik op Kanaal toevoegen.
Hebt u er veel tegelijk, gebruik dan Bulk toevoegen. Met Plak een lijst plakt u één naam per regel, bijvoorbeeld rechtstreeks uit uw klantenlijst. Met Genummerd bereik maakt u reeksen als Gebouw 1 tot en met Gebouw 6, of Verdieping 3 tot en met Verdieping 12 voor een groot pand met een andere huurder op elke etage.
Namen die al bestaan, worden overgeslagen. Elke naam is uniek en mag maximaal 100 tekens lang zijn.
U kunt tot 200 kanalen per restaurant aanmaken.

Met Naam wijzigen past u een naam aan, bijvoorbeeld als een klant naar een ander pand in het park verhuist. Met Kanaal verwijderen haalt u een kanaal weg. De geprinte QR-code van dat kanaal blijft daarna werken als uw gewone bezorg-QR-code, en eerdere bestellingen houden de kanaalnaam. Een vergeten poster in een pantry leidt dus niet naar een foutmelding.

Links en QR-codes bij de bedrijven krijgen

Elk kanaal krijgt een eigen link, namelijk uw bezorglink met een kanaalparameter erachter, en een eigen QR-code. Met Aanpassen geeft u de codes uw logo, uw kleuren en een korte oproep zoals ‘Bestel hier uw lunch’, net als uw andere MenuForma-codes. Met Download alles (ZIP) haalt u alle kanaalcodes in één keer binnen, en met Afdrukken A4 drukt u ze af op A4-vellen.

Bedrijven hangen of zetten de link en de code meestal hier:

op de koelkast of naast het koffieapparaat in de pantry;
op een poster bij de lift of naast de receptiebalie;
op het intranet, bij de praktische informatie over lunch;
in de interne chat van het bedrijf of de WhatsApp-groep van een afdeling;
in de wekelijkse mail van de officemanager, samen met de afgesproken besteltijd.

Vraag de officemanager om in datzelfde bericht ook het exacte bezorgadres te zetten, met verdieping of balie. Iedereen neemt dan hetzelfde adres over, en uw bezorger hoeft niet te raden welke ingang bedoeld is.

Zonelinks: eigen bezorgkosten voor een gebouw of kantorenpark

Voor een kantorenpark verder weg wilt u misschien andere bezorgkosten rekenen. Daarvoor gebruikt u een eigen handmatige zone met een zonelink, geen kanaal. Zet in Bezorgbeheer, tabblad Zones, de Bezorgzone Modus op Handmatige zone (tekst-gebaseerd). Boven de lijst Bezorgzones staat een korte uitleg, en elke actieve zone heeft een knop Kopieer Link. Die kopieert een link als menuforma.com/delivery/keuken-van-noor?zone=12. Het nummer aan het eind kent MenuForma toe; neem de link altijd met de knop over en typ of wijzig het nooit zelf.

Wie de link opent, ziet de zone met bezorgkosten en geschatte bezorgtijd al vast gekozen en kan niet wisselen. Het bezorgadres vult de medewerker nog zelf in. De zonenaam staat op de bestelkaart, in de besteldetails en op de geprinte bon. Een QR-code voor een zonelink bestaat niet: stuur de link per mail of via de interne chat van het bedrijf, of zet hem op het intranet.

Kanaallink: de bedrijfsnaam op elke bestelling, een QR-code, tot 200 tegelijk via Bulk toevoegen, en de gewone zonekosten.
Zonelink: een vaste zone met eigen kosten en bezorgtijd en de zonenaam op de bestelling, zonder kanaalnaam en zonder QR-code.

Eén link die beide doet, maakt MenuForma niet, dus u kiest per bedrijf. Een zonelink houdt de medewerkers van één bedrijf in hun zone, maar verbergt niets: wie zonder zonelink bestelt, via de algemene link, de algemene QR-code of een kanaallink, kiest uit alle zones en ziet van elke zone naam, kosten en tijd. Gebruik zonelinks dus voor echte plekken, zoals een gebouw, kantorenpark of vestiging, tegen het tarief dat u iedereen daar zou rekenen, en maak geen gratis of goedkopere zone voor één klant: elke andere besteller kan die kiezen. Moeten klantnamen onzichtbaar blijven, noem zones dan naar gebouwen of gebieden. Zet u een zone uit of verwijdert u hem, dan valt de link terug op de normale zonekeuze.

Zo bestelt een medewerker

Hij opent de link van zijn bedrijf of scant de QR-code. Het menu opent in de browser van zijn telefoon of computer, zonder app.
Hij kiest gerechten, met maten en extra’s, en legt ze in het winkelmandje.
Hij kiest bezorgen of afhalen en, als vooruit bestellen aanstaat, een tijd onder Bezorgtijd kiezen.
Hij vult de gevraagde contactgegevens en het bezorgadres in. Het adres wordt aan uw zones gekoppeld. Afhankelijk van de zonemodus bevestigt hij de locatie op een kaart. Komt hij binnen via een zonelink, dan is de zone al gekozen en staat die er met bezorgkosten en bezorgtijd bij.
Onder Bestelnotities schrijft hij bijvoorbeeld ‘receptie, 4e verdieping’, en hij beantwoordt Heeft u bestek nodig? als u die vraag hebt aangezet.
Hij kiest een Betaalmethode uit de methoden die u toestaat en klikt op Bestelling plaatsen.

Inloggen mag, maar hoeft niet. Met Doorgaan met Google, Doorgaan met Apple of Doorgaan met e-mail bewaart een medewerker zijn adres en bestelgeschiedenis, en de volgende keer krijgt hij Opnieuw bestellen aangeboden voor dezelfde lunch als vorige week. Wie geen account wil, rondt de bestelling gewoon als gast af. De kanaalnaam ziet hij nergens, die is alleen voor u.

Bestellingen ontvangen, klaarzetten en inladen

Alle bestellingen komen binnen op de pagina Bestellingen. Elke bestelling uit een kanaal draagt een badge met Kanaal en de naam, bijvoorbeeld Toren Zuid. Die badge staat op de bestelkaart, in de lijst, in de details en op de geprinte bon. Bestellingen in een handmatige zone tonen ook de zonenaam, dus een bestelling via een zonelink heeft de zonenaam, maar geen kanaalbadge. Uw keukenteam kan daarnaast werken vanaf het scherm Keuken.

Bij het inpakken legt u de bonnen per bedrijf bij elkaar, zet u de tassen per bedrijf klaar en laadt u de bus per bedrijf of per gebouw in. Omdat de naam op de bon staat, kan iedereen in de keuken dat doen, ook de invalkracht die uw klanten nog nooit heeft gezien.

In het tabblad Klanten van Bezorgbeheer ziet u de bezorgklanten die zijn ingelogd, met hun aantal bestellingen en hun laatste bestelling. Een filter, rapport of export per kanaal is er niet, maar de bedrijfsnaam op elke bestelling is genoeg om per bedrijf te sorteren en af te leveren.

Lunchgerechten die alleen ’s middags te bestellen zijn

Op Regulier stelt u op de pagina Acties per gerecht Verkooptijden in, en zo’n regel kan ook voor het bezorgmenu gelden. Uw broodjeslunch met soep is dan bijvoorbeeld alleen te bestellen tussen 10:00 en 13:30, terwijl de maaltijdsalades voor de late dienst pas daarna verschijnen. Op dezelfde pagina stelt u desgewenst ook kortingen op bepaalde tijden in.

Een week met drie klantbedrijven in Utrecht

Stel dat u vanuit een keuken in Utrecht levert aan drie bedrijven op en rond Papendorp. Zo kan uw week eruitzien, alleen met de functies hierboven.

Maandagochtend maakt u drie kanalen aan: ‘Van Dijk Advocaten’, ‘Bouwbedrijf De Hoek’ en ‘Studio Vermeer’. U past de codes aan met uw logo en downloadt ze als ZIP.
U mailt elke officemanager de link, de A4-poster en de afspraak: lunch bestellen tot 10:00, bezorging tussen 12:00 en 12:30, adres met verdieping in de notitie.
Van dinsdag tot en met vrijdag bestellen medewerkers de avond ervoor of ’s ochtends vroeg, omdat geplande bestellingen aanstaan.
Om kwart over tien drukt de keuken de bonnen af en sorteert ze op kanaalnaam. Elke stapel wordt een krat.
De bezorger laadt per bedrijf in en levert af bij de receptie. Wie online heeft betaald, hoeft niets meer af te rekenen.
Vrijdagmiddag kijkt u in Klanten wie er regelmatig bestelt, en past u met Naam wijzigen het kanaal van Studio Vermeer aan, omdat dat bureau naar Leidsche Rijn verhuist.

Veelgestelde vragen over bedrijfscatering met bezorgkanalen

Kan elk bedrijf eigen prijzen of een eigen menu krijgen?

Niet wat gerechten en prijzen betreft: alle kanalen gebruiken hetzelfde menu, dezelfde prijzen, dezelfde zones en dezelfde betaalmethoden. Een gebouw of vestiging kan wel eigen bezorgkosten en een eigen bezorgtijd krijgen, via een eigen handmatige zone en de zonelink daarvan. Die zone is niet privé: wie zonder zonelink bestelt, kan hem ook kiezen, dus het is geen klantprijs. Andere afspraken met een klant maakt u buiten het systeem.

Hebben medewerkers een app of een account nodig?

Nee. Het bezorgmenu opent in de browser. Inloggen met Google, Apple of e-mail is optioneel en bewaart het adres en eerdere bestellingen. Wie dat niet wil, bestelt als gast.

Kan het bedrijf één factuur voor iedereen betalen?

Nee. Elke bestelling wordt betaald door degene die haar plaatst: online, contant bij levering of per bankoverschrijving als u die methode aanbiedt. Een verzamelfactuur, maandafrekening of bedrijfsaccount bestaat niet in MenuForma.

Hoeveel kanalen kan ik aanmaken?

Tot 200 per restaurant. Elke naam moet uniek zijn en mag maximaal 100 tekens lang zijn. Met Bulk toevoegen maakt u er veel tegelijk aan.

Wat gebeurt er met een geprinte QR-code als ik een kanaal verwijder?

Die code blijft werken, maar dan als uw gewone bezorg-QR-code. Bestellingen die al eerder via het kanaal binnenkwamen, houden de kanaalnaam.

Kan ik per bedrijf een uiterste besteltijd instellen?

Nee, een sluitingstijd voor bestellingen is geen instelling. De deadline spreekt u per bedrijf af en zet u in het bericht bij de link.

Werkt dit bestelsysteem voor bedrijfscatering ook voor één groot kantoorgebouw?

Ja. Maak met Genummerd bereik een kanaal per verdieping aan, bijvoorbeeld Verdieping 2 tot en met Verdieping 14, en hang op elke etage de bijbehorende QR-code. Op de bon ziet u dan op welke verdieping de lunch moet zijn, terwijl iedereen hetzelfde menu en dezelfde prijzen ziet.

Een bestelsysteem voor bedrijfscatering hoeft geen apart pakket met een eigen app te zijn. Met één bezorgmenu, een kanaal per klant en een duidelijke afspraak over de besteltijd hebt u de lunchbestellingen van al uw bedrijven overzichtelijk op één scherm en op elke bon. Maak een gratis account aan, zet uw menu klaar en kies Regulier zodra u wilt gaan bezorgen. Wilt u eerst meer weten over bestellen via uw eigen menu, lees dan over het online bestelsysteem voor de horeca.

Product MenuForma

MenuForma