Lunsjlevering til bedrifter: én bestillingslenke for hver kunde

MenuForma2026-11-13

Klokka er ti over ni, og telefonen har allerede ringt fire ganger. Resepsjonen i et næringsbygg på Lysaker vil ha tolv lunsjbokser, et regnskapskontor på Skøyen sender en lang melding i chatten, og et arkitektkontor har samlet bestillingene i et regneark der flere har glemt å skrive etasje. Alt må tastes inn på nytt, og ute ved bilen er det noen som spør hvilken pose som skal hvor. God lunsjlevering til bedrifter handler om å fjerne nettopp dette: hver bestilling kommer inn på samme sted og forteller selv hvilket firma den hører til.

Her ser du hvordan du setter det opp i MenuForma. Du bruker én leveringsmeny for alle bedriftskundene, gir hvert firma, bygg eller lokasjon en egen bestillingslenke og QR-kode, og får ordrer som viser hvor de kommer fra. Hver ansatt bestiller og betaler sin egen lunsj, på nett hvis du vil. Oppsettet passer for kontorer uten egen kantine, for kontorfellesskap og for næringsbygg med mange leietakere, der folk velger maten sin selv. Det er ikke laget for én felles bestilling på én regning.

Hva en leveringskanal er, og hva den ikke er

En leveringskanal er en navngitt lenke med sin egen QR-kode. Du gir kanalen navnet på en kunde, et bygg, en etasje eller en lokasjon, for eksempel «Holm Arkitekter» eller «Fjordbygget». Lenken åpner den vanlige leveringsmenyen din på menuforma.com/delivery/ingrids-kjokken. Det er den samme MenuForma-menyen du allerede har, med de samme rettene, kategoriene, størrelsene, tilleggene, bildene og allergenene. Du trenger ikke bygge en egen meny for levering.

Kanalen gjør dette	Kanalen gjør ikke dette
Gir hvert firma en egen lenke og QR-kode	Gir firmaet egne priser eller en egen meny
Viser firmanavnet på ordrekortet, i ordrelisten, i ordredetaljene og på den utskrevne kvitteringen	Viser firmanavnet til den som bestiller
Bruker de samme sonene, gebyrene og betalingsmetodene som resten av leveringen	Gir egne rabatter, minstebeløp, leveringstider, leveringsgebyrer, frister eller budsjett
Lar kjøkkenet og sjåføren se hvilket firma hver ordre hører til	Lager én samlet ordre eller én faktura for hele kontoret

Si dette rett ut til kundene dine. Kanalen er en merkelapp som forteller hvor ordren kom fra, ikke en egen avtale i systemet. Trenger et bygg et annet leveringsgebyr, får det en egen manuell sone med sin sonelenke, som du ser lenger ned. Har du særavtaler med en kunde, holder du dem utenfor MenuForma. Merkelappen er likevel det som gjør at tjue lunsjposer på benken ikke blir et puslespill.

Dette trenger du før du starter

Abonnementet Standard. Levering, leveringskanaler, nettbetaling og salgstider for retter krever denne planen.
En meny i MenuForma. Har du ikke laget den ennå, følger du først guiden slik lager du en gratis digital meny. Leveringsmenyen bruker deretter de samme rettene.
En egen Stripe-konto hvis du vil ta betalt på nett. Uten Stripe kan du bruke kontant ved levering eller bankoverføring.

Bruker du fortsatt Gratis for alltid, kan du åpne Se leveringseksempel. Da ser du hvordan en leveringsmeny ser ut for den som bestiller, før du bestemmer deg for å oppgradere.

Slå på levering i Leveringsstyring

Gå til Leveringsstyring i sidemenyen og åpne fanen Innstillinger. Det du stiller inn her, gjelder for alle ordrer, uansett hvilket firma de kommer fra.

Slå på Aktiver Levering.
Velg leveringsmåte under Leveringsmetoder: Restaurantlevering når du kjører ut selv, og eventuelt Henting i butikk for ansatte i nabobygget som heller stikker innom.
Bestem under Kontaktfelt for kunder om du skal Be om kundens navn, Be om telefonnummer og Be om leveringsadresse, og hva som er obligatorisk. Til kontorlevering er adressen helt nødvendig. Gjør også navnet obligatorisk, så sjåføren vet hvem posen er til.
Slå på Vis bestikkvalg hvis du sender med bestikk. Da svarer de ansatte selv, og du slipper å pakke gafler til folk som har skuffen full på kontoret.
Legg inn Leveringstider for hver ukedag. En dag kan ha flere perioder, for eksempel 10:30–12:30 til lunsj og 15:30–17:30 for møter som drar ut. Du kan også sette leveringen på pause en periode, for eksempel i fellesferien eller i påskeuka.
Sett Minimum ordrebeløp, for eksempel 100 kr, eller la det stå på 0 hvis du ikke vil ha noe minstebeløp. Beløpet gjelder per ordre, altså per ansatt.
Velg Emballasjeavgift: ingen, per ordre eller per vare, for eksempel 5 kr per boks. Du kan gjøre unntak for enkelte kategorier og retter, og du kan sette et maksimumsbeløp.

Med Forhåndsvisning ser du menyen slik kundene ser den. Hent lenke kopierer den vanlige leveringslenken, og Last ned QR-kode gir deg den generelle QR-koden. Den bruker du fortsatt for privatkunder, mens firmaene får egne lenker litt senere.

Forhåndsbestilling og bestillingsfrist

Kontorlunsj planlegges, og det må menyen tåle. Med Tillat planlagte bestillinger kan de ansatte bestille på forhånd til et leveringstidspunkt innenfor leveringstidene dine, også mens du har stengt. Menyen viser da at du er stengt, men tar imot forhåndsbestillinger. Noen bestiller kvelden før, andre på morgenen før de tar bussen.

En bestillingsfrist finnes ikke som innstilling. Avtal derfor fristen med hvert firma selv, for eksempel at bestillinger til levering 11:00 må være inne innen 09:00. Norske kontorer spiser tidlig, så fristen ligger gjerne tidlig på morgenen. Be kontaktpersonen skrive fristen i samme melding som lenken. Det er en avtale mellom deg og kunden, ikke noe systemet håndhever, så du bestemmer selv hva du gjør med en ordre som kommer sent.

Soner og leveringsgebyr

I fanen Soner legger du inn hvor du leverer og hva det koster. Først velger du Leveringssonemodus, deretter legger du inn Leveringssoner med Legg til sone.

Manuell sone: et navngitt område som den ansatte velger ved navn, for eksempel «Fornebu» eller «Lysaker».
Kartsone (automatisk matching): en radius rundt kjøkkenet som du tegner på kartet.
Hver sone får sitt Leveringsgebyr og sin Estimert Leveringstid.
Under Avstandsnivåer setter du gebyr etter avstand, for eksempel 39 kr for 0–2 km og 69 kr for 2–5 km.
Med Grense for gratis levering (valgfritt) blir leveringen gratis over et ordrebeløp du velger.

Alle kanaler deler de samme sonene og gebyrene, for en kanal har ingen egen sone eller eget gebyr. Den som bestiller via kanallenken til et firma på Fornebu, betaler altså det samme som alle andre som bestiller til den sonen. Trenger et bygg eller et næringsområde et eget gebyr, gir du det en egen manuell sone og bruker sonelenken, som beskrevet lenger ned. Husk også at grensen for gratis levering gjelder per ordre, ikke for hele kontoret samlet.

Betaling: hver ansatt betaler for seg

I lunsjlevering til bedrifter er det ofte betalingen som skaper mest etterarbeid. I fanen Betaling velger du hvilke Betalingsmetoder du tar imot:

Kontant ved levering, for dem som heller vil betale når maten kommer;
Nettbetaling gjennom Stripe, der den ansatte betaler idet ordren legges inn;
Betal i butikken for dem som henter selv;
Bankoverføring, der den ansatte får se Kontoinformasjon som du har lagt inn.

For nettbetaling kobler du din egen Stripe-konto på siden Betalinger med knappen Koble Stripe-konto. Pengene går rett inn på Stripe-kontoen din. Avbryter noen betalingen, blir ordren ikke lagt inn, så du lager aldri en lunsj som ingen har betalt for. Nettbetaling er tilgjengelig i landene Stripe støtter. MenuForma tar ingen provisjon på Stripe-betalinger, men Stripes behandlingsgebyrer gjelder fortsatt.

Hver ordre betales av den som legger den inn. Det finnes ingen firmafaktura, ingen månedlig samlefaktura og ingen firmakonto, og det er lurt å si det tydelig når du får en ny kunde. Fordelen merker sjåføren først: ingen penger å kreve inn i resepsjonen og ingen venting på kollegaen som ikke svarer på telefonen.

Lag en kanal for hvert firma

Kanalene finner du på siden QR-koder, i fanen Levering, på kortet QR-koder for leveringskanaler.

Skriv navnet på firmaet, bygget eller lokasjonen, for eksempel «Berg Regnskap», og trykk på Legg til kanal.
Skal du opprette mange samtidig, bruker du Masselegg til, altså knappen for å legge til flere kanaler på én gang. Med Lim inn en liste limer du inn ett navn per linje, gjerne rett fra kundelisten. Med Nummerert intervall lager du serier som Bygg 1 til Bygg 8 eller Etasje 2 til Etasje 9.
Navn som finnes fra før, hoppes over. Hvert navn må være unikt og kan være opptil 100 tegn langt.
Du kan ha opptil 200 kanaler per restaurant.

Med Endre navn retter du et navn, for eksempel når en kunde flytter til et annet bygg på samme område. Med Slett kanal fjerner du kanalen. Den trykte QR-koden fortsetter da å virke som den vanlige leverings-QR-koden din, og tidligere ordrer beholder kanalnavnet. En plakat som henger igjen på et kontorkjøkken, sender altså ingen til en feilside.

Slik får firmaene lenkene og QR-kodene

Hver kanal har sin egen lenke, som er leveringslenken din med en kanalparameter bak, og sin egen QR-kode. Med Tilpass gir du kodene logo, farger og en kort oppfordring som «Bestill lunsj her», på samme måte som de andre MenuForma-kodene dine. Last ned alt (ZIP) henter alle kanalkodene på én gang, og Skriv ut A4 skriver dem ut på A4-ark.

Her legger firmaene vanligvis ut lenken eller koden:

på kjøleskapet eller ved kaffemaskinen på kontorkjøkkenet;
på en plakat ved heisen eller i resepsjonen;
på intranettet, under praktisk informasjon;
i bedriftens interne chat;
i den ukentlige e-posten fra kontorsjefen, sammen med bestillingsfristen og den nøyaktige leveringsadressen.

Be kontaktpersonen skrive adressen akkurat slik du vil ha den, med etasje og inngang. Da skriver alle det samme, og sjåføren slipper å lete etter riktig dør.

Sonelenker: eget leveringsgebyr for et bygg eller et næringsområde

Noen ganger ligger et bygg lenger unna, eller det tar lengre tid å komme fram, og da vil du ta et annet leveringsgebyr der. Det klarer ikke en kanal, men en sonelenke gjør det. Åpne Leveringsstyring, gå til fanen Soner og sett Leveringssonemodus til Manuell sone. Over listen Leveringssoner står en kort forklaring på sonelenker, og hver aktive sone i listen har knappen Kopier lenke. Den kopierer en lenke som menuforma.com/delivery/ingrids-kjokken?zone=12. Tallet på slutten setter MenuForma selv: kopier alltid lenken med knappen, og skriv eller endre aldri tallet for hånd.

Når den ansatte åpner lenken, er sonen allerede valgt. Sonenavnet, leveringsgebyret og den estimerte leveringstiden står som fast tekst, og det går ikke an å bytte til en annen sone. Leveringsadressen skriver hun fortsatt inn selv. Sonenavnet vises på ordrekortet, i ordredetaljene og på den utskrevne kvitteringen. Det finnes ingen QR-kode for en sonelenke, så du sender den på e-post eller i bedriftens interne chat, eller legger den på intranettet.

Kanal og sonelenke gjør ulike jobber:

kanallenke: firmanavnet på hver ordre, QR-kode, masseoppretting av opptil 200 kanaler og de vanlige sonegebyrene dine;
sonelenke: en fast sone med eget gebyr og egen leveringstid og sonenavnet på ordren, men uten kanalnavn og uten QR-kode.

MenuForma lager ingen lenke som gjør begge deler, så du velger per firma. Vær også klar over en begrensning. Den som bestiller uten sonelenke, altså via den vanlige leveringslenken, den generelle QR-koden eller en kanallenke, velger fra hele sonelisten, ser navn, gebyr og leveringstid for hver sone og kan velge hvilken som helst av dem. En sonelenke holder de ansatte i ett firma i sin sone, men skjuler ingen sone eller noe gebyr for andre. Bruk derfor sonelenker for faktiske steder, som et bygg, et næringsområde eller en kundes lokasjon, med det gebyret du ville tatt av hvem som helst som bestiller dit. Lag ikke en gratis eller billigere sone for én kunde, for alle andre kan også velge den. Skal kundenavnene ikke vises, gir du sonene navn etter bygg eller områder, som «Fjordbygget» eller «Lysaker». Slår du av eller sletter en sone, åpner lenken leveringsmenyen med det vanlige sonevalget igjen.

Slik bestiller en ansatt

Den ansatte åpner firmaets lenke eller skanner QR-koden. Menyen åpnes i nettleseren på mobilen eller PC-en, uten app. Hun velger retter, med størrelser og tillegg, og legger dem i handlekurven. Deretter velger hun levering eller henting og, hvis forhåndsbestilling er slått på, et tidspunkt under Velg leveringstid.

Så fyller hun ut kontaktfeltene du ber om og leveringsadressen. Adressen matches mot sonene dine, og avhengig av sonemodus kan hun bli bedt om å bekrefte plasseringen på et kart. Kommer hun inn via en sonelenke, er sonen allerede valgt og vises med gebyr og leveringstid. I Ordrenotater skriver hun for eksempel «resepsjonen, 4. etasje», og hun svarer på Trenger du bestikk? hvis du har slått det på. Til slutt velger hun Betalingsmetode blant dem du tillater, og trykker på Legg inn bestilling.

Innlogging er frivillig. Med Fortsett med Google, Fortsett med Apple eller Fortsett med e-post lagrer hun adressen og ordrehistorikken, og neste gang får hun tilbud om Bestill på nytt med samme lunsj som sist. Den som ikke vil ha konto, fullfører som gjest uten å registrere seg. Kanalnavnet ser hun ingen steder, det er bare for deg.

Mottak, pakking og utkjøring

Alle ordrer kommer inn på siden Bestillinger. Hver ordre fra en kanal har et merke med Kanal og navnet, for eksempel Fjordbygget. Merket står på ordrekortet, i ordrelisten, i ordredetaljene og på den utskrevne kvitteringen. Ordrer i en manuell sone viser også sonenavnet, så en ordre fra en sonelenke har sonenavnet, men ikke noe kanalmerke. Kjøkkenet kan jobbe fra skjermen Kjøkken.

Når du pakker, samler du kvitteringene per firma, setter posene for hvert firma på sin egen plass og laster bilen per firma eller per bygg. Siden navnet står på kvitteringen, kan alle på kjøkkenet gjøre dette, også ekstrahjelpen som er der for første gang.

Fanen Kunder viser leveringskundene som har logget inn, med antall ordrer og siste ordre. Det finnes ingen rapport, filter eller eksport per kanal. Det du har, er firmanavnet på hver enkelt ordre, og det holder for å sortere og levere riktig.

Retter som bare selges til lunsj

Med Standard kan du på siden Tilbud sette Salgstider per rett, og regelen kan gjelde leveringsmenyen. Lunsjboksen med dagens suppe kan da bare bestilles mellom 10:00 og 13:30, mens middagsrettene kommer fram senere på dagen. På samme side kan du også sette opp tidsbestemte rabatter hvis du ønsker det.

Eksempel: en uke med tre firmaer på Fornebu

Mandag oppretter du tre kanaler: «Holm Arkitekter», «Berg Regnskap» og «Fjordbygget». Du tilpasser kodene med logoen din og laster dem ned som ZIP.
Du sender hver kontaktperson lenken, A4-plakaten og avtalen: bestilling innen 09:00, levering mellom 11:00 og 11:30, etasje i ordrenotatet.
Fra tirsdag bestiller de ansatte kvelden før eller tidlig om morgenen, fordi planlagte bestillinger er slått på.
Klokka 09:15 skriver kjøkkenet ut kvitteringene og sorterer dem etter kanalnavn. Hver bunke blir en kasse.
Sjåføren laster bilen per firma og leverer i resepsjonen. De som har betalt på nett, har ingenting mer å gjøre.
Fredag ser du i Kunder hvem som bestiller ofte, og legger til en fjerde kanal med Legg til kanal for et firma som nettopp har flyttet inn i Fjordbygget.

Spørsmål og svar

Kan hvert firma få egne priser eller egen meny?

Ikke når det gjelder retter og priser. En kanal er en merkelapp som viser hvor ordren kom fra, og alle kanaler bruker den samme menyen, de samme prisene, sonene og betalingsmetodene. Et bygg eller en lokasjon kan få eget leveringsgebyr og egen leveringstid gjennom en egen manuell sone og sonelenken til den. Den sonen er likevel synlig for og kan velges av alle som bestiller uten sonelenke, så det er ingen privat pris for én kunde. Spesialavtaler med en kunde må du holde utenfor systemet.

Må de ansatte laste ned en app eller lage konto?

Nei. Leveringsmenyen åpnes i nettleseren. Innlogging med Google, Apple eller e-post er frivillig og lagrer adresse og tidligere ordrer, men alle kan også bestille som gjest.

Kan firmaet betale én faktura for alle?

Nei. Hver ordre betales av den som legger den inn, på nett, kontant ved levering eller med bankoverføring hvis du tilbyr det. Samlefaktura, månedlig fakturering og firmakonto finnes ikke i MenuForma.

Hvor mange kanaler kan jeg lage?

Opptil 200 per restaurant. Navnene må være unike og kan være opptil 100 tegn lange, og navn som finnes fra før, hoppes over når du legger til mange på én gang.

Hva skjer med en trykt QR-kode når jeg sletter en kanal?

Koden fortsetter å virke, men nå som den vanlige leverings-QR-koden din. Ordrer som kom inn via kanalen tidligere, beholder kanalnavnet.

Ser de ansatte hvilket firma lenken tilhører?

Nei. Kanalnavnet vises bare for deg og kjøkkenet. Den ansatte ser den samme leveringsmenyen som alle andre som bestiller fra deg. I manuell sonemodus ser derimot alle som bestiller sonenavnene, så gi sonene navn etter bygg eller områder hvis kundenavnene ikke skal vises.

Passer lunsjlevering til bedrifter via MenuForma for en felles fredagslunsj?

Bare hvis hver deltaker bestiller og betaler selv. Det finnes ingen felles handlekurv og ingen samlet ordre per firma, så en lunsj som én person skal bestille og betale for hele avdelingen, må du fortsatt avtale på vanlig måte.

Lunsjlevering til bedrifter blir mer oversiktlig når hver ordre selv sier hvor den skal. Med én leveringsmeny, en kanal per kunde og en tydelig avtalt frist har du alle firmaenes lunsj på én skjerm og på hver kvittering. Opprett en konto, gjør menyen klar og velg Standard når du er klar til å levere. Vil du vite mer om kodene gjestene skanner, kan du lese om QR-meny for restauranter og kafeer.

Relaterte artikler

Produkt MenuForma

MenuForma