Comenzi de catering pentru firme: un link de comandă pentru fiecare companie

MenuForma2026-11-13

Dacă gătiți prânzul pentru birouri, știți cum arată o dimineață obișnuită: secretara unei case de avocatură sună cu opt meniuri, de la agenția de design vine un tabel Excel, iar în grupul de WhatsApp cineva schimbă ciorba de burtă cu supa cremă cu zece minute înainte să plece mașina. Când comenzi de catering pentru firme vin în același timp pe telefon, pe e-mail și pe chat, cineva din bucătărie ajunge să refacă listele de mână, iar caserolele mai ajung și la etajul greșit.

În acest articol vedeți cum puteți organiza totul cu MenuForma: un singur meniu de livrare, câte un link și un cod QR pentru fiecare firmă, clădire de birouri sau sediu, iar fiecare comandă sosește cu numele firmei de la care vine. Fiecare angajat își comandă și își plătește singur prânzul, inclusiv online, dacă doriți. Ghidul este scris pentru firmele de catering, cantine, bucătăriile care livrează meniul zilei și restaurantele care duc prânzul la birouri.

Canalul de livrare: ce este și ce nu este

În MenuForma, linkul unei firme se numește canal de livrare. Este un link cu nume și un cod QR propriu: practic, linkul obișnuit de livrare, la care se adaugă un parametru de canal. Dacă meniul dumneavoastră de livrare se află la menuforma.com/delivery/bucataria-ilenei, canalul „Popescu & Asociații” primește propriul link și propriul cod, care deschid exact același meniu.

Ca să fie limpede de la început, iată ce rămâne comun și ce primește fiecare canal:

La fel pentru toate canalele	Propriu fiecărui canal
meniul, cu aceleași preparate, categorii, porții, extra, fotografii și alergeni	un nume, de exemplu al firmei sau al clădirii
prețurile	un link separat
zonele și taxele de livrare	un cod QR separat
metodele de plată	numele afișat pe comandă și pe bonul tipărit

Numele canalului apare pe cardul comenzii, în lista de comenzi, în detaliile comenzii și pe bonul tipărit. Angajatul care comandă nu îl vede; îl vedeți doar dumneavoastră.

Un canal este, așadar, o etichetă care spune de unde vine comanda, nimic mai mult. Nu există prețuri separate, meniu separat, reduceri, comandă minimă, adresă fixă sau oră limită pentru o anumită firmă. Un canal nu are nici zonă, nici taxă de livrare proprie; pentru asta există linkurile de zonă. Dacă ați promis unui client mare prețuri speciale, canalele nu vă ajută aici, și e mai corect să-i spuneți asta de la început.

Ce vă trebuie înainte de a începe

Planul Regular. Comenzile de livrare, fila Livrare din pagina Coduri QR, plata online prin Stripe, promoțiile și preparatele cu program de vânzare fac parte din acest plan.
Un meniu în MenuForma. Dacă nu aveți încă unul, porniți de la ghidul un meniu online gratuit pentru restaurant: cum îl construiți.
Un cont Stripe propriu, dacă vreți ca angajații să plătească online.

Pe planul Gratuit pentru totdeauna nu aveți livrare și nici canale, dar puteți deschide Vezi exemplu de livrare ca să vedeți cum arată un meniu de livrare pe telefon înainte să vă hotărâți.

Pornirea livrării și setările de bază

În meniul lateral deschideți Gestionare livrări. Pagina are patru file: Setări, Zone, Plată și Clienți. În Setări parcurgeți, pe rând:

Activează Livrarea pornește comenzile de livrare.
La Metode de Livrare alegeți Livrare restaurant dacă duceți dumneavoastră mâncarea și, eventual, Ridicare din magazin pentru firmele din apropiere care trimit pe cineva după caserole.
La Câmpuri de contact ale clientului alegeți dacă cereți numele, telefonul și adresa (Solicită numele clientului, Solicită numărul de telefon, Solicită adresa de livrare) și dacă sunt obligatorii. Pentru birouri, adresa este esențială, iar telefonul îl ajută pe șofer când nu e nimeni la recepție.
Afișează opțiunea pentru tacâmuri îi lasă pe angajați să spună dacă au nevoie de tacâmuri. Mulți au tacâmuri la birou.
La Ore de livrare stabiliți programul pe zile ale săptămânii, cu mai multe intervale pe zi dacă e nevoie, de exemplu 11:30–14:30. Livrarea poate fi și oprită temporar.
Suma minimă a comenzii se aplică fiecărei comenzi; 0 înseamnă fără minim. Pentru că fiecare angajat comandă de obicei un singur meniu, o sumă mică sau zero funcționează mai bine decât 60 de lei.
Taxa de Ambalare poate lipsi sau poate fi calculată pe comandă ori pe produs, cu excepții pentru anumite categorii sau preparate și cu un plafon opțional. De exemplu: 1,50 lei pe caserolă, nimic pentru băuturi, maximum 4,50 lei pe comandă.

Cu Previzualizare vedeți meniul așa cum îl văd clienții, Obține link copiază linkul general de livrare, iar Descarcă cod QR descarcă codul general.

Comenzile programate și ora limită pentru prânz

Pentru birouri, setarea cea mai utilă este Activează comenzile programate. Cu ea, angajații aleg o oră de livrare din programul dumneavoastră de livrare și pot comanda chiar și când localul este închis. Meniul arată atunci că localul e închis, dar primește comenzi în avans. Astfel, cineva comandă la 8:30, din metrou, sau cu o seară înainte, pentru livrarea de la 12:30.

O oră limită de comandă nu se poate seta în MenuForma. Stabiliți-o direct cu fiecare firmă, de exemplu „comenzile până la 10:30 pentru livrarea dintre 12:30 și 13:00”, și treceți-o pe afiș și în e-mailul către office manager.

Zone și taxe de livrare în cartierele de birouri

În fila Zone, la Zone de Livrare, adăugați zonele cu Adaugă zonă. La Mod zonă de livrare alegeți între Zonă manuală, adică o zonă cu nume, descrisă în text, și Zonă hartă (potrivire automată), o rază trasată pe hartă în jurul bucătăriei. Fiecare zonă are o Taxă de livrare și un Timp Estimat de Livrare. Cu Niveluri de distanță puneți taxe pe trepte de distanță, de exemplu 0–2 km și 2–5 km, iar Prag livrare gratuită (opțional) face livrarea gratuită peste o anumită valoare a comenzii.

Pentru o bucătărie din Floreasca, zonele manuale ar putea arăta așa: „Floreasca și Barbu Văcărescu”, cu 6 lei taxă și 25 de minute estimate, „Pipera”, cu 9 lei și 35 de minute, și „Băneasa”, cu 10 lei și 40 de minute.

Toate canalele folosesc aceleași zone și taxe; un canal nu are zonă sau taxă proprie. Firma din Pipera care comandă prin canalul ei plătește deci aceeași taxă ca orice alt client din Pipera. O clădire sau un sediu cu taxă proprie primește o zonă manuală separată și linkul acelei zone, despre care găsiți detalii mai jos. Rețineți și că pragul de livrare gratuită se aplică fiecărei comenzi în parte, nu totalului comenzilor unei firme.

Plata: fiecare angajat își plătește prânzul

În fila Plată, la Metode de Plată, alegeți ce acceptați:

Plată la livrare, în numerar, când ajunge mâncarea;
Plată online, prin Stripe;
Plată la magazin, pentru comenzile ridicate de client;
Transfer bancar, cu datele dumneavoastră din Detalii plată bancară afișate clientului.

Pentru plata online, conectați propriul cont Stripe din pagina Plăți, cu butonul Conectați contul Stripe. Banii ajung direct în contul dumneavoastră Stripe. Angajatul plătește când trimite comanda; dacă renunță la plată, comanda nu se înregistrează. Plata online face parte din planul Regular și este disponibilă în țările acceptate de Stripe Connect.

La birouri, diferența se simte repede: șoferul nu mai stă la recepție să dea rest la douăzeci de bancnote, iar nimeni din echipă nu mai plătește pentru colegi ca apoi să alerge după bani. MenuForma nu ia comision din plățile prin Stripe, însă comisioanele de procesare Stripe se aplică în continuare.

De spus clar clienților: fiecare comandă este plătită separat, de persoana care o plasează. Nu există factură comună pentru firmă, decontare lunară, cont de firmă sau plată pe credit. Dacă o firmă vrea o singură factură la final de lună, acest mod de lucru nu i se potrivește, și e bine să afle asta de la prima discuție.

Câte un canal pentru fiecare firmă

Canalele se creează în pagina Coduri QR, fila Livrare, cardul Coduri QR pentru canale de livrare.

Scrieți un nume, de exemplu „Popescu & Asociații”, și apăsați Adaugă canal. Un canal poate fi o firmă, o clădire de birouri, un etaj, un sediu, un partener sau o promoție.
Pentru mai multe canale deodată folosiți Adăugare în masă. Cu Lipește o listă introduceți câte un nume pe rând, de exemplu lista clienților copiată dintr-un tabel. Cu Interval numerotat obțineți nume numerotate, cum ar fi „Clădirea 1” până la „Clădirea 6” într-un parc de birouri sau „Etaj 2” până la „Etaj 9”. Numele care există deja sunt sărite.
Puteți avea până la 200 de canale pe restaurant. Numele sunt unice și au cel mult 100 de caractere. Dacă o firmă are două sedii, treceți locul în nume: „Popescu Floreasca” și „Popescu Pipera”.
Cu Redenumește schimbați numele, de exemplu după o mutare sau o schimbare de denumire. Cu Șterge canal îl eliminați. Codul QR deja tipărit funcționează în continuare ca un cod QR obișnuit de livrare, doar că fără numele firmei, iar comenzile mai vechi își păstrează numele canalului.

Cum ajung linkurile și codurile la firme

Fiecare canal are propriul cod QR și propriul link. Cu Personalizează dați codurilor aspectul celorlalte coduri MenuForma: logo, culori și un îndemn, de exemplu „Comandă prânzul până la 10:30”. Descărcați tot (ZIP) descarcă toate codurile canalelor odată, iar Tipăriți A4 le așază pe coli A4.

Locuri în care firmele pun codul ca să fie folosit:

în bucătăria de la birou, lângă automatul de cafea sau pe ușa frigiderului;
pe un afiș lângă lift sau la recepție;
pe intranet, lângă meniul săptămânii;
în chatul intern al firmei sau în grupul de WhatsApp al echipei;
în e-mailul săptămânal trimis de office manager.

Trimiteți fiecărei firme doar linkul ei. Dacă linkul unei firme ajunge la alta, comenzile vin cu numele greșit și ambalarea se încurcă din nou.

Linkuri de zonă: o taxă de livrare proprie pentru o clădire sau un sediu

Canalul nu schimbă taxa de livrare. Când o clădire, un parc de birouri sau sediul unui client are nevoie de taxa și timpul lui de livrare, îi creați o zonă separată și trimiteți firmei linkul acelei zone. În Gestionare livrări, fila Zone, cu Mod zonă de livrare pe Zonă manuală, o scurtă explicație deasupra listei Zone de Livrare prezintă linkurile de zonă, iar fiecare zonă activă are butonul Copiază link-ul. Butonul copiază linkul de livrare cu numărul zonei, de exemplu menuforma.com/delivery/bucataria-ilenei?zone=12. Numărul îl stabilește MenuForma: luați linkul doar cu butonul, fără să scrieți sau să modificați numărul.

Angajatul care deschide linkul găsește zona deja aleasă, cu taxa și timpul estimat afișate fix, și nu poate trece la altă zonă; adresa o completează în continuare singur. Numele zonei apare pe cardul comenzii, în detalii și pe bonul tipărit. Linkul de zonă nu are cod QR: îl trimiteți pe e-mail sau în chatul intern al firmei ori îl puneți pe intranet.

Canalul și linkul de zonă fac lucruri diferite, iar MenuForma nu generează un link care să le îmbine, așa că alegeți pentru fiecare firmă:

canalul: numele firmei pe fiecare comandă, cod QR, adăugare în masă până la 200, taxele obișnuite ale zonelor;
linkul de zonă: o zonă fixă cu taxa și timpul ei, numele zonei pe comandă, fără nume de canal și fără cod QR.

Rețineți limita: cine comandă fără link de zonă, prin linkul general, codul QR general sau un link de canal, vede lista completă a zonelor, cu numele, taxa și timpul fiecăreia, și o poate alege pe oricare. Linkul de zonă îi ține pe angajații unei firme în zona lor, dar nu ascunde de ceilalți nicio zonă și nicio taxă. Folosiți-l pentru locuri reale, ca Clădirea Arinilor, cu taxa pe care ați cere-o oricui livrați acolo, nu pentru o zonă gratuită sau mai ieftină pentru un singur client. Dacă numele clienților nu trebuie să se vadă, denumiți zonele după clădiri sau cartiere.

Dacă dezactivați sau ștergeți zona, linkul ei deschide meniul cu alegerea obișnuită a zonei.

Cum comandă un angajat

Pentru angajat, totul se petrece în browserul telefonului sau al calculatorului. Deschide linkul firmei sau scanează codul, fără nicio aplicație, apoi:

alege preparatele, cu porții și extra, și le pune în coș;
alege livrarea sau ridicarea și, dacă ați activat comenzile programate, ora din Selectează Timpul de Livrare;
completează câmpurile de contact pe care le cereți și adresa de livrare; adresa este verificată după zonele dumneavoastră și, în funcție de modul zonei, poate fi rugat să confirme locul pe hartă; dacă a deschis un link de zonă, găsește zona deja aleasă, afișată cu taxa și timpul ei de livrare;
scrie la Note pentru comandă ceva de genul „recepție, etajul 4, lăsați la doamna Ionescu” și răspunde la Aveți nevoie de tacâmuri?, dacă ați activat întrebarea;
alege Metoda de plată dintre cele permise și apasă Plasează comanda.

Cine vrea se poate autentifica cu Continuă cu Google, Continuă cu Apple sau Continuă cu Email, ca să-și păstreze adresa și istoricul comenzilor. Clienții autentificați primesc butonul Comandă din nou, util pentru cine ia aceeași salată în fiecare joi. Contul nu este obligatoriu: oricine poate comanda și ca vizitator, fără cont.

Comenzi de catering pentru firme: primire, ambalare și încărcare

Comenzile apar în pagina Comenzi. Fiecare comandă venită printr-un canal are o etichetă Canal cu numele firmei, pe cardul comenzii, în listă, în detalii și pe bonul tipărit. Comenzile dintr-o zonă manuală arată și numele zonei, deci o comandă venită printr-un link de zonă îl poartă, dar fără eticheta de canal. Bucătăria poate lucra din ecranul Bucătărie.

La ambalare, numele de pe bon vă scutește de multe întrebări:

sortați bonurile după numele firmei sau al zonei și pregătiți câte o ladă termoizolantă pentru fiecare firmă;
încărcați mașina în ordinea traseului, cu ultima oprire cel mai în spate;
notați pe caserolă etajul sau recepția din notele comenzii.

În fila Clienți din Gestionare livrări vedeți clienții de livrare autentificați, cu numărul lor de comenzi și ultima comandă. Nu există însă filtru, raport, export sau total pe canal. Dacă vreți să știți câte meniuri au mers la o firmă, le numărați după numele de pe comenzi.

Preparate vândute doar la prânz

Meniul zilei, ciorba săptămânii sau un pachet de prânz pot fi vândute doar într-un anumit interval. În pagina Promoții setați Ore de vânzare pentru fiecare preparat, iar regula se poate aplica și meniului de livrare. Pachetul de prânz apare, de exemplu, doar între 10:00 și 13:30. Tot din Promoții puteți face reduceri pe intervale orare; ele se aplică tuturor clienților, nu unei singure firme. Ambele fac parte din planul Regular.

O zi obișnuită cu trei firme client

Un exemplu inventat: Bucătăria Ilenei din Floreasca livrează la Popescu & Asociații, la Studio Mareș din Pipera și în Clădirea Arinilor, unde lucrează mai multe firme pe cinci etaje. Iată o marți obișnuită cu comenzi de catering pentru firme:

Configurare, o singură dată: canalele „Popescu & Asociații” și „Studio Mareș”, plus „Arinilor Etaj 1” până la „Arinilor Etaj 5”, create cu Interval numerotat. Codurile primesc logo-ul bucătăriei și pleacă la fiecare office manager, împreună cu ora limită convenită: 10:30.
Seara dinainte: sosesc primele comenzi programate pentru 12:30.
10:30: bucătăria verifică pagina Comenzi și gătește după numărul de porții.
11:45: bonurile se tipăresc și se sortează după firmă; o ladă pentru Popescu, una pentru Studio Mareș și cinci pentru etajele Clădirii Arinilor.
12:05: mașina pleacă. Pe fiecare bon scrie firma, iar etajul și recepția sunt notate pe caserole.

Vineri, ciorba nouă primește Ore de vânzare între 10:00 și 13:30 pentru săptămâna următoare, iar office managerii trimit linkul în e-mailul lor de luni.

Întrebări frecvente

Poate avea fiecare firmă prețurile sau meniul ei?

Nu. Meniul și prețurile preparatelor sunt aceleași pentru toți: un canal este doar o etichetă care arată de unde vine comanda, iar toate canalele folosesc același meniu, aceleași prețuri, zone, taxe de livrare și metode de plată. O clădire sau un sediu poate avea o taxă și un timp de livrare proprii, printr-o zonă separată și linkul ei, dar acea zonă poate fi văzută și aleasă de oricine comandă fără link de zonă, deci nu este un preț privat pentru un client. Nu există reduceri, comenzi minime sau ore limită pentru o anumită firmă.

Au nevoie angajații de o aplicație sau de un cont?

Nu. Meniul se deschide în browserul telefonului sau al calculatorului. Autentificarea cu Google, Apple sau e-mail este opțională și păstrează adresa și istoricul comenzilor; fără ea, angajatul comandă ca vizitator.

Poate firma să plătească o singură factură pentru toți angajații?

Nu. Fiecare comandă este plătită de persoana care o plasează: online prin Stripe, la livrare sau prin Transfer bancar, care este disponibil ca metodă pentru fiecare comandă în parte. Facturi comune, decontare lunară sau conturi de firmă nu există în MenuForma.

Câte canale de livrare pot crea?

Până la 200 pe restaurant, cu nume unice de cel mult 100 de caractere. La adăugarea în masă, numele care există deja sunt sărite.

Ce se întâmplă cu un cod QR tipărit dacă șterg canalul?

Codul merge în continuare, ca un cod QR obișnuit de livrare, dar comenzile noi venite prin el nu mai poartă numele firmei. Comenzile vechi își păstrează numele canalului. Dacă ștergeți un canal, rugați firma să înlocuiască afișul.

Pot folosi același meniu de livrare și pentru clienții care nu vin prin firme?

Da. Linkul general de livrare și codul QR general funcționează ca până acum, pentru oricine se află în zonele dumneavoastră de livrare. Comenzile venite așa nu au etichetă de canal; cele venite prin canale o au.

Dacă primiți azi comenzi de catering pentru firme la telefon, pe e-mail și pe WhatsApp, începeți cu un singur client: un canal, un afiș în bucătăria biroului și o săptămână de test cu acea firmă. Vă puteți crea contul aici: înregistrare în MenuForma.

Pentru coduri tipărite care se scanează ușor, citiți și ghidul despre cum creați un meniu QR gratuit, pas cu pas.