Dostava malic za podjetja: vsako podjetje dobi svojo povezavo za naročanje

MenuForma2026-11-13

Kdor kuha malice za več podjetij, dobro pozna jutranjo zmešnjavo. Ob osmih zazvoni telefon, v skupinskem klepetu se vrstijo sporočila »zame enolončnica, brez kruha«, poslovna sekretarka iz enega podjetja pošlje tabelo v Excelu, iz drugega pride e-pošta s seznamom imen, nekdo pa pokliče še ob pol enajstih. Dostava malic za podjetja se tako vsak dan začne s prepisovanjem in preverjanjem, katero naročilo pripada kateremu podjetju, še preden v kuhinji prižgete prvi štedilnik.

V tem vodniku pokažemo drugačen način z MenuForma: en dostavni meni za vse stranke, za vsako podjetje, poslovno stavbo ali lokacijo svoja povezava in QR koda, vsako naročilo pa pride označeno z imenom tega podjetja. Vsak zaposleni sam naroči in plača svoj obrok, po želji tudi prek spleta. Vodnik je namenjen vam, ki kuhate in dostavljate, ne zaposlenim, ki naročajo.

Kaj je dostavni kanal in česa ne počne

Dostavni kanal je poimenovana povezava s svojo QR kodo. Poimenujete ga po podjetju, na primer »Studio Kranjc«, po poslovni stavbi, kot je »Poslovni center Rožna«, ali po nadstropju in lokaciji. Kdor odpre povezavo, vidi vaš običajni dostavni meni na naslovu, kot je menuforma.com/delivery/kuhinja-pri-mojci, z istimi jedmi, kategorijami, velikostmi, dodatki, fotografijami in alergeni kot meni v vašem lokalu. Drugega menija vam ni treba sestavljati.

Razlika je le pri naročilih. Vsako naročilo, ki pride prek kanala, nosi oznako Kanal z imenom podjetja: na kartici naročila, na seznamu naročil, v podrobnostih naročila in na natisnjenem potrdilu. Zaposleni, ki naroča, imena kanala ne vidi. Vidite ga samo vi in vaša ekipa.

Pošteno je, da strankam že na začetku poveste, da je kanal samo oznaka, od kod je naročilo prišlo:

meni in cene so enaki za vsa podjetja, posebnega cenika ali popusta za eno podjetje ni;
tudi območja, cene dostave, minimalni znesek in načini plačila so skupni vsem kanalom;
kanal nima svojega stalnega naslova, termina dostave ali roka za oddajo naročil, saj naslov in čas vpiše vsak zaposleni sam.

Če ste se z enim podjetjem dogovorili za drugačno ceno, tega s kanalom ne boste uredili. Kanal vam pove, od kod naročilo prihaja, drugačnih pogojev pa ne določa. Drugačno ceno dostave za posamezno stavbo omogoča povezava območja, ki jo opisujemo za petim korakom.

Kaj potrebujete, preden začnete

Paket Redni. Vse, kar je opisano v tem vodniku, deluje v tem plačljivem paketu: naročila za dostavo in prevzem, zavihek Dostava na strani s QR kodami, kjer so kanali, spletno plačilo prek Stripe ter promocije in ure prodaje.
Meni v MenuForma. Če ga še nimate, najprej sledite vodniku za spletni jedilnik brez stroškov. Isti meni se nato uporablja tudi za dostavo.
Račun Stripe, če želite, da zaposleni plačujejo prek spleta. Za gotovino ali nakazilo ga ne potrebujete.

Če uporabljate paket Za vedno brezplačno, si lahko z gumbom Ogled primera dostave ogledate primer dostavnega menija in vidite, kaj bi videli zaposleni, še preden se odločite.

Prvi korak: vklopite dostavo

V stranski vrstici odprite Upravljanje dostave in nato zavihek Nastavitve. Te nastavitve veljajo za vsa podjetja hkrati, zato jih izpolnite natančno.

Vklopite Omogoči dostavo.
Pri Metode dostave izberite Dostava trgovca, torej dostavo z lastnim vozilom, in po potrebi še Prevzem v trgovini, če lahko zaposleni malico prevzamejo tudi pri vas.
Pri Kontaktna polja stranke vklopite možnosti Zahtevaj kontaktno ime, Zahtevaj telefonsko številko in Zahtevaj naslov dostave, kolikor jih potrebujete, in za vsako določite, ali je obvezna. Za dostavo v pisarne je naslov ključen, telefonska številka pa pomaga dostavljavcu, ko na recepciji ne vedo, v katero nadstropje naj gre.
Vklopite Prikaži možnost za pribor, da zaposleni označijo, ali potrebujejo pribor. Kdor je za pisalno mizo, ga običajno potrebuje, kdor ima v čajni kuhinji svojega, pa ne.
Izpolnite razdelek Časi dostave za vsak dan v tednu. En dan ima lahko več obdobij, na primer od 10.30 do 13.30 za dopoldansko izmeno in od 17.30 do 19.00 za popoldansko. Dostavo lahko tudi začasno ustavite, denimo med prazniki ali kolektivnim dopustom.
Nastavite Minimalni znesek naročila. Vrednost 0 pomeni, da minimuma ni. Manjši znesek, na primer 6 EUR, prepreči naročilo enega samega soka.
Pri Taksa za pakiranje izberite: brez, na naročilo ali na izdelek, z izjemami za posamezne kategorije in jedi ter z neobvezno zgornjo mejo. Tako lahko juho v posodici obravnavate drugače kot pijačo v steklenici.

Na isti strani najdete še gumbe Predogled, Pridobi povezavo in Prenesi QR kodo za glavno dostavno povezavo. S predogledom preverite, kako meni vidijo zaposleni na telefonu.

Načrtovana naročila za malico in kosilo

Zaposleni malice redko naročajo v zadnjem trenutku. Nekateri izberejo zjutraj ob prvi kavi, drugi že prejšnji večer. Ko vklopite Omogoči načrtovana naročila, lahko naročijo vnaprej za izbrani čas znotraj vaših časov dostave, tudi ko je kuhinja zaprta. Meni takrat pokaže, da je zaprto, a da sprejema naročila vnaprej, zaposleni pa čas izberejo pri Izberite čas dostave.

Za kuhinjo, ki ji je dostava malic za podjetja glavni posel, je korist očitna: del naročil imate pred seboj, še preden začnete kuhati, zato lažje ocenite, koliko krompirja olupiti in koliko porcij golaža pripraviti.

Pomembno: MenuForma nima nastavitve za rok oddaje naročil. Če želite, da so vsa naročila oddana do 9. ure, se o tem dogovorite z vsakim podjetjem posebej, najbolje prek kadrovske službe ali tajništva, in rok zapišite v sporočilo, s katerim pošljete povezavo. To je dogovor med vami in stranko, ne stikalo v sistemu, zato sistem naročil po tej uri ne zapre namesto vas.

Drugi korak: območja in cene dostave

V zavihku Območja določite, kam dostavljate in koliko stane dostava. Pri Način dostavnega območja izberete enega od dveh načinov:

Ročno območje (na podlagi besedila): poimenovano območje, izbrano kot besedilo, na primer »BTC«, »Bežigrad« ali »Tehnološki park«;
Zemljevid območja (narišite na zemljevidu): območje, ki ga na zemljevidu narišete kot polmer okoli vaše kuhinje.

V razdelku Območja dostave z gumbom Dodaj območje dodate vsako območje posebej in zanj vpišete polji Pristojbina za dostavo in Predviden čas dostave. Z možnostjo Cene dostave na podlagi razdalje ceno stopnjujete po razdalji, na primer 2 EUR za 0–2 km in 3,50 EUR za 2–5 km. Polje Prag za brezplačno dostavo (neobvezno) pa pomeni, da je dostava nad določenim zneskom naročila brezplačna.

Vsi kanali si delijo ista območja in cene, saj kanal nima svojega območja ali cene dostave. Stavba, za katero potrebujete drugačno ceno dostave, dobi svoje ročno območje in povezavo tega območja, kot opisujemo za petim korakom. Ker vsak zaposleni naroči zase, ceno dostave premislite z vidika posameznika, ki naroči eno malico, ne z vidika celotne dostave v stavbo.

Tretji korak: plačilo

V Upravljanje dostave odprite zavihek Plačilo in pri Metode plačila izberite, kaj sprejemate:

Plačilo ob dostavi: zaposleni plača z gotovino, ko malica pride;
Spletno plačilo: zaposleni plača prek Stripe, ko odda naročilo;
Plačajte v trgovini: za tiste, ki malico prevzamejo pri vas;
Bančno nakazilo: zaposleni vidi podatke, ki jih vpišete v polje Podatki za bančno plačilo, na primer IBAN in namen plačila.

Za spletno plačilo odprite stran Plačila in kliknite Povežite Stripe račun (Stripe Connect). Plačila gredo neposredno na Stripe račun vaše restavracije. Zaposleni plača ob oddaji naročila; če plačilo prekliče, naročilo ni oddano. MenuForma ne zaračunava provizije za plačila prek Stripe, Stripe pa vseeno obračuna svoje stroške obdelave plačil. MenuForma tudi ne dodaja nobene pristojbine na naročilo. Spletno plačilo zahteva paket Redni in je na voljo v državah, ki jih podpira Stripe Connect.

Vsak zaposleni plača svoje naročilo sam. Ker zaposleni povračilo stroškov prehrane med delom običajno prejmejo s plačo, jim to ni nič novega, vam pa prihrani največ dela: nihče več ne pobira kovancev na recepciji ali vratarnici, ne išče drobiža in ne lovi sodelavca, ki bo »plačal jutri«. MenuForma pa ne izdaja računa podjetju in ne pozna mesečnega obračuna. Če podjetje želi plačati malice vsem zaposlenim, se o tem dogovorite zunaj sistema.

Četrti korak: za vsako podjetje svoj kanal

Odprite stran QR kode, izberite zavihek Dostava in poiščite kartico QR kode za dostavne kanale.

Vpišite ime podjetja ali stavbe, na primer »Studio Kranjc«, in kliknite Dodaj kanal.
Za več imen hkrati uporabite Masovno dodaj. Z možnostjo Prilepi seznam prilepite eno ime v vsako vrstico, na primer seznam stalnih strank iz zvezka naročil.
Z možnostjo Razpon številk ustvarite oštevilčena imena, kot so Hala 1 do Hala 6 v industrijski coni ali Nadstropje 2 do Nadstropje 9 v poslovni stolpnici, kjer želi vsako nadstropje svojo kodo.

Imena, ki že obstajajo, se preskočijo, zato lahko posodobljen seznam prilepite znova brez podvajanja. Ena restavracija ima lahko do 200 kanalov. Imena morajo biti različna in dolga največ 100 znakov. Vsak kanal dobi svojo QR kodo in povezavo: to je vaša dostavna povezava z dodano oznako kanala.

S Preimenuj spremenite ime, če se podjetje preimenuje ali preseli. Z Izbriši kanal kanal odstranite, ko sodelovanje preneha. Natisnjena QR koda pri tem ne postane neuporabna: še naprej deluje kot običajna dostavna QR koda, le nova naročila prek nje niso več označena. Pretekla naročila ime kanala obdržijo.

Peti korak: povezave in QR kode predajte podjetjem

Vsako kodo lahko uredite s Prilagodi: dodate logotip kuhinje, svoje barve in poziv, na primer »Skenirajte in naročite malico«. Prenesi vse (ZIP) prenese vse kode kanalov naenkrat, Natisni A4 pa jih natisne na liste A4. Če s QR kodami šele začenjate, osnove opisuje vodnik za jedilnik s QR kodo.

Nato kode in povezave predajte kadrovski službi, tajništvu ali office managerju vsakega podjetja. Dobro se obnesejo ta mesta:

čajna kuhinja, ob hladilniku ali aparatu za kavo;
plakat ob dvigalu ali na oglasni deski v avli;
intranet podjetja;
interni klepet podjetja ali skupina v WhatsAppu;
tedenska e-pošta office managerja, skupaj z menijem za ta teden in dogovorjenim rokom za naročila.

Pazite, da vsako podjetje dobi samo svojo kodo in povezavo. Če plakat za Poslovni center Rožna konča v pisarni drugega podjetja, bodo naročila od tam označena z napačnim imenom.

Povezave območij: svoja cena dostave za stavbo ali podjetje

Kanal nima svoje cene dostave, ročno območje pa jo ima. V Upravljanje dostave odprite zavihek Območja, pri Način dostavnega območja izberite Ročno območje (na podlagi besedila) in za vsako poslovno stavbo, poslovno cono ali lokacijo stranke dodajte svoje območje s poljema Pristojbina za dostavo in Predviden čas dostave. Nad seznamom Območja dostave kratek namig pojasni, kaj so povezave območij, vsako aktivno območje pa ima gumb Kopiraj povezavo.

Gumb kopira dostavno povezavo s številko območja na koncu, na primer menuforma.com/delivery/kuhinja-pri-mojci?zone=12. Številko določi MenuForma: povezavo kopirajte z gumbom in je ne pretipkavajte ali spreminjajte. Zaposleni, ki jo odpre, vidi že izbrano ime območja, ceno in predviden čas dostave in ne more preklopiti na drugo območje, naslov dostave pa še vedno vpiše sam. Ime območja se pokaže na kartici naročila, v podrobnostih naročila in na natisnjenem potrdilu. Povezava območja nima QR kode, zato jo pošljite po e-pošti ali v interni klepet podjetja ali jo objavite na intranetu.

MenuForma ne naredi povezave, ki bi združevala kanal in območje, zato se za vsako podjetje odločite posebej:

povezava kanala: ime podjetja na vsakem naročilu, QR koda, masovno dodajanje do 200 kanalov, za naročila pa veljajo običajne cene vaših območij;
povezava območja: stalno območje z lastno ceno in časom dostave, ime območja na naročilu, brez imena kanala in brez QR kode.

Pozor: kdor naroča brez povezave območja, torej prek splošne dostavne povezave, glavne QR kode ali povezave kanala, izbira s celotnega seznama območij, vidi ime, ceno in čas vsakega in lahko izbere katero koli. Povezava območja zadrži zaposlene enega podjetja v njihovem območju, drugim pa ne skrije nobenega območja ali cene. Povezave območij zato uporabljajte za resnične kraje, kot so stavba, poslovna cona ali lokacija stranke, s ceno, ki bi jo zaračunali vsakomur. Brezplačno ali znižano območje za eno stranko bi lahko izbral kdor koli. Če imena strank ne smejo biti vidna drugim, območja poimenujte po stavbah ali četrtih. Če območje pozneje izklopite ali izbrišete, se njegova povezava odpre z običajno izbiro območja.

Kako naroča zaposleni

Zaposlenim ni treba namestiti aplikacije. Povezava se odpre v brskalniku na telefonu ali računalniku, naročilo pa poteka takole:

Odprejo povezavo svojega podjetja ali skenirajo QR kodo v čajni kuhinji.
Izberejo jedi z velikostmi in dodatki, na primer ričet s klobaso ali brez, in jih dodajo v košarico.
Izberejo dostavo ali prevzem in, če so načrtovana naročila vklopljena, še čas.
Izpolnijo kontaktna polja, ki jih zahtevate, in naslov dostave. Naslov se primerja z vašimi območji; glede na način območij jih lahko sistem prosi, da lokacijo potrdijo na zemljevidu. Kdor odpre povezavo območja, ima območje že izbrano in ob njem vidi ceno in predviden čas dostave.
Dodajo Opombe k naročilu, na primer »recepcija, 4. nadstropje«, in odgovorijo na vprašanje Ali potrebujete pribor?, če ste ga vklopili.
Izberejo Način plačila med tistimi, ki jih dovolite, in kliknejo Oddaj naročilo.

Kdor želi, se lahko prijavi z Googlom, Applom ali e-pošto in tako shrani naslov in zgodovino naročil. Prijavljeni zaposleni dobijo gumb Ponovno naroči, s katerim naročijo isto kot zadnjič, kar je priročno za tiste, ki vsak petek jedo isto. Prijava ni obvezna: zaposleni lahko naroči tudi kot gost, brez uporabniškega računa.

Tistim, ki QR kode še niso skenirali, lahko v prvem sporočilu pošljete navodila za skeniranje QR kode menija.

Sprejem naročil in pakiranje po podjetjih

Vsa naročila pridejo na stran Naročila. Vsako naročilo iz kanala ima oznako Kanal z imenom podjetja: na kartici naročila, na seznamu, v podrobnostih in na natisnjenem potrdilu. Naročila v ročnem območju pokažejo tudi ime območja, zato naročilo, oddano prek povezave območja, nosi ime območja, nima pa oznake Kanal. V kuhinji lahko delate z zaslona Kuhinja.

Pri pakiranju naročila združite po imenu podjetja: ena škatla za Studio Kranjc, druga za Poslovni center Rožna, v kombiju pa jih zložite po vrstnem redu vožnje. Natisnjeno potrdilo pritrdite na vsako vrečko, da dostavljavec in receptor vesta, čigava je.

Zavihek Stranke v Upravljanje dostave prikazuje stranke dostave, ki so se prijavile, s številom naročil in zadnjim naročilom.

Omejitev, ki jo morate poznati: filtra, poročila, izvoza ali seštevka po kanalih ni. Na naročilih imate ime kanala ali območja, in to zadostuje, da pri pakiranju in nalaganju naročila ločite po podjetjih.

Jedi, ki so na voljo samo ob malici

Če nekatere jedi prodajate samo dopoldne, na primer dnevno malico ali solatni krožnik, uporabite stran Promocije. Tam vsaki jedi nastavite Ure prodaje, vsako pravilo pa lahko velja tudi za dostavni meni. Tako je dnevna malica na meniju samo od 9.00 do 13.00. Na isti strani lahko nastavite tudi časovno omejene popuste. Oboje je del paketa Redni.

Primer tedna: dostava malic za podjetja s tremi strankami

Recimo, da Kuhinja pri Mojci iz Ljubljane vozi malice trem strankam: Studiu Kranjc na Bežigradu, računovodskemu servisu v Poslovnem centru Rožna in manjši proizvodnji v industrijski coni, kjer delajo v dveh izmenah.

Petek prej: z Masovno dodaj in Prilepi seznam ustvarite tri kanale, kode prilagodite z logotipom in jih natisnete z Natisni A4.
Ponedeljek zjutraj: vsakemu podjetju pošljete njegovo povezavo z dogovorom, da se naročila oddajo do 9. ure.
Vsak večer: tisti, ki radi načrtujejo, oddajo načrtovana naročila za naslednji dan.
Vsako jutro ob 9.00: odprete Naročila, preštejete porcije po jedeh in začnete kuhati.
Ob 10.30: pakirate po oznaki Kanal, za vsako podjetje svoja škatla, potrdila na vrečkah.
Od 11.00 do 12.30: kombi vozi po vrstnem redu, pri spletnih plačilih pa na recepciji ni treba pobirati denarja.
Ob 17.30: druga dostava za popoldansko izmeno v proizvodnji, v drugem obdobju časov dostave.
Petek: v zavihku Stranke pogledate, kdo pogosto naroča, in se s podjetji pogovorite, ali bi dodali še kakšno nadstropje ali lokacijo.

Pogosta vprašanja

Ali ima lahko vsako podjetje svoje cene ali svoj meni?

Jedi in cene ne: vsa podjetja vidijo isti meni in iste cene, saj je kanal samo oznaka, od kod je naročilo prišlo. Svojo ceno in čas dostave lahko ima stavba ali lokacija, in sicer prek svojega ročnega območja in povezave tega območja. Tako območje pa vidijo vsi, ki naročajo brez povezave območja, in ga lahko tudi izberejo, zato ni zasebna cena za eno stranko. Za drugačne dogovore z enim podjetjem poskrbite zunaj MenuForma.

Ali morajo zaposleni namestiti aplikacijo ali ustvariti uporabniški račun?

Ne. Dostavni meni se odpre v brskalniku, brez aplikacije. Prijava je neobvezna: shrani naslov in zgodovino naročil ter omogoči Ponovno naroči, zaposleni pa lahko naročijo tudi kot gostje.

Ali lahko podjetje plača en račun za vse zaposlene?

Ne. Vsako naročilo plača oseba, ki ga odda: z gotovino ob dostavi, prek spleta ali z načinom Bančno nakazilo, ki se izbere pri vsakem naročilu posebej. Skupnega računa za podjetje, mesečnega obračuna, profila podjetja ali plačila na odprto MenuForma ne ponuja.

Koliko kanalov lahko ustvarim?

Do 200 kanalov na restavracijo. Imena morajo biti različna in dolga največ 100 znakov. Če prilepite seznam z imeni, ki že obstajajo, se ta preskočijo.

Kaj se zgodi z natisnjeno QR kodo, ko kanal izbrišem?

Koda deluje še naprej kot običajna dostavna QR koda, zato lahko zaposleni z njo še vedno naročajo. Nova naročila le niso več označena z imenom kanala, pretekla pa ga obdržijo.

Ali lahko naročila samodejno zaprem ob 9. uri?

Ne. Rok za oddajo naročil ni nastavitev v MenuForma, temveč dogovor z vsakim podjetjem. Nastavite lahko razdelek Časi dostave, ko je vklopljeno Omogoči načrtovana naročila, pa zaposleni izberejo čas znotraj teh časov.

Dostava malic za podjetja je precej mirnejša, ko vsako naročilo samo pove, od kod prihaja. Če že vozite malice v več pisarn, začnite z enim podjetjem: ustvarite kanal, kodo predajte tajništvu in poglejte, kako steče prvi teden, preden dodate ostale.

Registrirajte se v MenuForma in pripravite dostavni meni. Če vas zanima še, kako na spletu predstaviti sam jedilnik, si oglejte stran o digitalnem jedilniku.