Lunchleverans till företag: en beställningslänk för varje kund

MenuForma2026-11-13

Den som kör ut lunch till kontor känner igen förmiddagen. Ett företag i Kista mejlar en lista, ett annat skickar beställningar i en gruppchatt, receptionen i ett kontorshus i Solna ringer kvart i elva och vill ha tre lådor till, och någon har skrivit sin beställning i ett delat kalkylark som ingen har öppnat. Lunchleverans till företag blir lätt mer administration än matlagning. Det svåra är sällan att laga maten, utan att veta vilken låda som ska till vilket kontor och vem som redan har betalat.

Här går vi igenom hur du löser det i MenuForma. Du har en enda leveransmeny och ger varje kundföretag, kontorshus eller arbetsplats en egen beställningslänk och QR-kod. De anställda beställer och betalar var för sig, och varje order kommer in med företagets namn på, så att köket och chauffören ser vart den ska.

Leveranskanaler: vad de gör och vad de inte gör

I MenuForma heter det en leveranskanal. En kanal är en namngiven länk med en egen QR-kod, till exempel ”Norra Porten plan 4” eller ”Lindqvist Konsult”. Länken öppnar samma leveransmeny som din vanliga leveranslänk, med samma rätter, samma zoner, samma avgifter och samma betalningsmetoder.

Skillnaden syns bara hos dig. När någon beställer via kanalens länk får ordern en etikett med kanalnamnet. Etiketten syns på orderkortet, i orderlistan, i orderdetaljerna och på det utskrivna kvittot. Den som beställer ser den inte.

Var tydlig mot dina kunder med vad en kanal inte är. Den är en etikett som talar om var ordern kom ifrån, och inget mer. En kanal har inga egna priser, menyer, rabatter, minimibelopp, leveransadresser, leveranstider, budgetar, zoner eller leveransavgifter. Har du förhandlat fram särskilda priser på rätterna med ett kundföretag går det inte att lägga in, eftersom alla möter samma meny och samma priser. Ska ett kontorshus ha en egen leveransavgift löser du det med en egen manuell zon och zonens länk, som beskrivs längre ned.

Det här behöver du först

Planen Vanlig. Leverans- och avhämtningsbeställningar, fliken Leverans på sidan med QR-koder, onlinebetalning och kampanjer ingår i den betalda planen.
En meny i MenuForma. Leveransmenyn är samma meny som gästerna ser i lokalen, med kategorier, storlekar, tillval, bilder och allergener, så du bygger ingen separat meny. Saknar du meny börjar du med guiden Gratis digital meny: bygg menyn som gästerna öppnar i mobilen.
Ett eget Stripe-konto, om de anställda ska kunna betala online.

Har du Gratis för alltid kan du ändå titta på hur det ser ut. Knappen Visa leveransexempel öppnar en exempelmeny för leverans, så att du kan gå igenom flödet innan du bestämmer dig.

Slå på leveransen

Allt börjar på sidan Leveranshantering i sidomenyn. Den har fyra flikar: Inställningar, Zoner, Betalning och Kunder. Börja i Inställningar och gå uppifrån och ned.

Slå på Aktivera leverans.
Under Leveransmetoder väljer du Restaurangleverans om du kör ut själv och Hämta i butik om vissa kunder hellre hämtar. Båda kan vara på samtidigt.
Under Kontaktfält för kunder bestämmer du om du ska fråga efter namn, telefonnummer och leveransadress, och om fälten är obligatoriska. För kontorsleveranser är Be om leveransadress det fält du inte klarar dig utan. Ett telefonnummer hjälper chauffören när receptionen är obemannad.
Med Visa besticksalternativ får gästen säga om bestick behövs. Många kontor har egna i pentryt, och då slipper du packa engångsbestick i onödan.
Ställ in Leveranstider för varje veckodag. Du kan ha flera perioder samma dag, till exempel en lunchrunda och en eftermiddagsrunda med smörgåsar, och du kan pausa leveransen tillfälligt en dag när köket är fullbokat.
Fyll i Minsta orderbelopp om du vill ha ett. Noll betyder inget minimibelopp.
Välj Förpackningsavgift: ingen, per order eller per artikel. Du kan göra undantag för vissa kategorier eller rätter och sätta ett maxbelopp.

Med Förhandsvisning ser du menyn så som gästen ser den. Hämta länk kopierar leveranslänken, och Ladda ner QR-kod ger dig den vanliga leveranskoden. Leveransmenyn ligger på en adress som menuforma.com/delivery/lunchkoket-kista och öppnas i mobilens eller datorns webbläsare.

Förbeställning: beställ kvällen innan, få lunchen vid tolv

Kontorslunch beställs sällan i sista minuten. Med Aktivera schemalagda beställningar kan de anställda beställa på morgonen eller redan kvällen innan och välja en leveranstid inom dina leveranstider. Det fungerar även när du har stängt. Menyn visar då att du har stängt men tar emot förbeställningar.

Någon inställning för sista beställningstid finns inte. Kom därför överens med varje kundföretag om en tid, till exempel att allt ska vara beställt kl. 9.30 för leverans vid tolv, och skriv den på affischen och i välkomstmejlet. Det är en överenskommelse mellan dig och kunden, inte en spärr i systemet, så räkna med att en och annan order kan komma in senare.

Zoner och leveransavgifter

På fliken Zoner lägger du upp Leveransområden med Lägg till zon. Under Leveranszonläge väljer du typ av zon. En Manuell zon är ett namngivet område som gästen väljer i text, till exempel ”Kista centrum”. En Kartzon (automatisk matchning) ritas på kartan som en radie runt ditt kök.

Varje zon har en Leveransavgift och en Beräknad leveranstid. Med Avståndsnivåer kan avgiften stiga med avståndet, till exempel 29 kr för 0–2 km och 49 kr för 2–5 km. I fältet Gräns för fri leverans (valfritt) anger du ett orderbelopp över vilket leveransen är gratis.

Zonerna och avgifterna gäller alla kanaler, och en kanal har ingen egen zon eller avgift. Ett företag i Kista och ett i Husby betalar alltså samma avgift om de ligger i samma zon. Ett kontorshus som ska ha en egen avgift och leveranstid får en egen manuell zon och zonens länk, se avsnittet om zonlänkar nedan.

Betalning: alla betalar sin egen lunch

På fliken Betalning väljer du Betalningsmetoder. Du kan erbjuda Kontant vid leverans, Onlinebetalning via Stripe, Betala i butik för den som hämtar själv och Banköverföring, där dina Bankuppgifter visas för gästen.

För onlinebetalning ansluter du ditt eget Stripe-konto på sidan Betalningar med knappen Anslut Stripe-konto. Pengarna går direkt till ditt Stripe-konto. Gästen betalar när ordern läggs, och avbryts betalningen blir det ingen order. Onlinebetalning kräver planen Vanlig och finns i de länder som Stripe Connect stöder. MenuForma tar ingen provision på Stripe-betalningar, men Stripes avgifter för betalningshantering tillkommer.

Varje order betalas av den som lägger den. I praktiken betyder det att chauffören inte behöver stå i receptionen med växelkassa eller påminna den som glömde betala förra veckan. Det betyder också att det inte finns någon samlingsfaktura till företaget, ingen månadsfakturering och inget företagskonto. Vill en arbetsgivare bjuda personalen på lunch får det lösas utanför MenuForma.

En kanal för varje kundföretag

När lunchleverans till företag gäller flera kunder samtidigt är det enklast att ge varje kund en egen kanal. Kanalerna skapar du på sidan QR-koder, under fliken Leverans, i kortet QR-koder för leveranskanaler. Skriv ett namn, till exempel ett företag, ett kontorshus, en våning, en arbetsplats eller en samarbetspartner, och tryck på Lägg till kanal.

Har du många kunder på en gång använder du Lägg till flera, som har två lägen:

Klistra in en lista: ett namn per rad. Praktiskt när kundlistan redan finns i ett kalkylark.
Numrerat intervall: numrerade namn som Hus 1 till Hus 6 eller Plan 3 till Plan 12. Passar en stor arbetsplats med flera byggnader eller våningar.

Namn som redan finns hoppas över. Du kan ha upp till 200 kanaler per restaurang. Varje namn måste vara unikt och får vara högst 100 tecken långt.

Varje kanal får en egen länk, som är din leveranslänk med en kanalparameter, och en egen QR-kod. Med Döp om byter du namn, till exempel när ett företag flyttar till en annan våning. Med Ta bort kanal försvinner kanalen. En QR-kod som redan sitter uppe slutar inte fungera, utan leder i stället till den vanliga leveransmenyn utan etikett. Gamla ordrar behåller kanalnamnet.

Ge varje företag sin länk och sin QR-kod

Kanalkoderna utformar du under Anpassa, med logotyp, färger och en uppmaning som ”Beställ dagens lunch här”, precis som dina andra MenuForma-koder. Ladda ner allt (ZIP) hämtar alla kanalkoder på en gång, och Skriv ut A4 skriver ut dem på A4-ark.

Skicka sedan rätt kod och länk till kontaktpersonen på varje företag. Det är kontaktpersonen som vet var kollegorna faktiskt tittar. Platser som brukar fungera:

kylskåpsdörren eller anslagstavlan i fikarummet
en affisch vid hissarna i entrén
intranätets startsida
företagets interna chatt, eller en WhatsApp-grupp om arbetsplatsen har en
kontorschefens veckobrev, tillsammans med veckans meny och den överenskomna beställningstiden

Zonlänkar: en egen leveransavgift för ett kontorshus eller en arbetsplats

Ibland räcker det inte att veta var ordern kommer ifrån, utan ett kontorshus eller en arbetsplats ska också ha en egen leveransavgift och leveranstid. Då använder du zonlänkar. Gå till fliken Zoner på sidan Leveranshantering och välj Manuell zon under Leveranszonläge. Ovanför listan Leveransområden finns en kort förklaring av zonlänkar, och varje aktiv zon i listan har knappen Kopiera länk. Den kopierar zonens länk, till exempel menuforma.com/delivery/lunchkoket-kista?zone=12. Siffran på slutet sätter MenuForma, så kopiera alltid länken med knappen och skriv eller ändra aldrig siffran själv.

Den som öppnar zonlänken ser zonen, dess leveransavgift och beräknade leveranstid redan valda och kan inte byta till en annan zon. Leveransadressen fyller gästen ändå i som vanligt. Zonens namn syns på orderkortet, i orderdetaljerna och på det utskrivna kvittot. Zonlänkar har ingen QR-kod, så skicka länken med e-post eller i företagets interna chatt, eller lägg den på intranätet.

Kanallänken och zonlänken gör olika saker, och MenuForma har ingen länk som gör båda. Välj därför per kund:

Kanallänk: företagets namn på varje order, en egen QR-kod, upp till 200 kanaler som kan läggas upp många på en gång, och ordern får dina vanliga zonavgifter.
Zonlänk: en fast zon med egen avgift och leveranstid och zonens namn på ordern, men inget kanalnamn och ingen QR-kod.

Tänk på en sak: zonlänken håller ett företags personal i rätt zon, men den döljer ingen zon och ingen avgift för andra. Den som beställer utan zonlänk, via den vanliga leveranslänken, den vanliga QR-koden eller en kanallänk, väljer bland alla aktiva zoner och ser varje zons namn, avgift och leveranstid. Använd därför zonlänkar för verkliga platser, som ett kontorshus, ett företagsområde eller en arbetsplats, med den avgift du skulle ta av vem som helst som beställer dit. Lägg inte upp en gratis eller billigare zon för en enskild kund, eftersom alla andra också kan välja den. Ska kundernas namn inte synas för andra gäster döper du zonerna efter hus eller områden, till exempel ”Kista centrum”, i stället för efter företagen.

Stänger du av eller tar bort en zon öppnar länken leveransmenyn med det vanliga zonvalet.

Så beställer en anställd

För den som ska äta är det enkelt. Det behövs ingen app, eftersom länken eller QR-koden öppnar menyn direkt i webbläsaren.

Öppna företagets länk eller skanna QR-koden.
Välj rätter, med storlek och tillval, och lägg dem i varukorgen.
Välj leverans eller avhämtning och, om förbeställning är påslagen, en tid under Välj Leveranstid.
Fyll i de kontaktuppgifter som restaurangen frågar efter och leveransadressen. Adressen matchas mot leveranszonerna, och beroende på zonläge kan gästen få bekräfta platsen på en karta. Kommer gästen via en zonlänk är zonen redan vald och visas med sin leveransavgift och leveranstid.
Skriv till exempel ”receptionen, plan 4” eller ”ring vid lastkajen” under Orderanteckningar, och svara på frågan Behöver du bestick? om den visas.
Välj Betalningsmetod bland dem som erbjuds och tryck på Lägg beställning.

Den som vill kan logga in via Fortsätt med Google, Fortsätt med Apple eller Fortsätt med E-post och få adress och orderhistorik sparade. Inloggade gäster får knappen Beställ igen och kan beställa samma lunch som förra gången. Det går också bra att fortsätta som gäst utan konto, så ingen behöver registrera sig för att få sin lunch.

Ta emot, packa och lasta

Ordrarna kommer in på sidan Beställningar. Varje order från en kanal har en bricka med Kanal och kanalnamnet, på orderkortet, i orderlistan, i orderdetaljerna och på det utskrivna kvittot. Ordrar i en manuell zon visar också zonens namn, så en order som kommit via en zonlänk har zonnamnet men ingen kanalbricka. I köket kan ni arbeta från skärmen Kök.

Eftersom varje order bär företagets namn kan du gruppera efter företag när du packar. Alla lådor till Lindqvist Konsult hamnar i samma back med kvittona överst, och backarna lastas i den ordning bilen kör. Chauffören behöver inte gissa vilken påse som ska till vilken reception.

På fliken Kunder ser du de leveranskunder som har loggat in, med antal ordrar och senaste order. Någon rapport, export eller summering per kanal finns inte. Vill du veta hur mycket ett företag beställde under månaden får du räkna ihop det själv utifrån ordrarna.

Rätter som bara finns till lunch

På sidan Kampanjer kan du ställa in Försäljningstider per rätt, och regeln kan gälla leveransmenyn. Dagens lunchlåda syns då bara mellan 10.00 och 13.30, medan sallader och smörgåsar ligger kvar resten av dagen. I kampanjerna kan du också lägga in tidsstyrda rabatter. Försäljningstider och kampanjer ingår i planen Vanlig.

Lunchleverans till företag i praktiken: en vecka med tre kunder

Säg att du driver ett lunchkök i Kista med tre fasta kunder: konsultfirman Lindqvist Konsult, kontorshuset Norra Porten med hyresgäster på tre våningar och designbyrån Husby Form. Veckan kan se ut så här.

När	Vad du gör
Måndag morgon	Du skapar ”Lindqvist Konsult” och ”Husby Form” med Lägg till kanal, och med Numrerat intervall ”Norra Porten 2” till ”Norra Porten 4”, en kanal per våning.
Måndag förmiddag	Koderna får din logotyp och texten ”Beställ lunch här”. Du mejlar ZIP-filen och länkarna till kontaktpersonerna, tillsammans med beställningstiden 9.30.
Varje kväll	Förbeställningar till nästa dag kommer in efter arbetstid, fast köket har stängt.
Kl. 9.30	Den överenskomna tiden har passerat. Du går igenom Beställningar och köket sätter igång.
Kl. 11.15	Ni packar per företag med kvittona överst och lastar bilen i körordning.
Kl. 11.45–12.15	Tre receptioner, tre stopp. Det som är betalt online kräver ingen kassahantering vid disken.
Fredag	En avdelning flyttar upp till plan 5. Du lägger till ”Norra Porten 5” och mejlar den nya koden.

Ingenting under veckan kräver telefonlistor eller ett gemensamt kalkylark, och ingen anställd behöver ladda ner något.

Vanliga frågor

Kan varje företag få egna priser eller en egen meny?

Inte för rätterna. Menyn och priserna är desamma för alla, och en kanal är bara en etikett som visar var ordern kom ifrån, med samma zoner, avgifter och betalningsmetoder som allt annat. Ett kontorshus eller en arbetsplats kan däremot få en egen leveransavgift och leveranstid genom en egen manuell zon och zonens länk. Den zonen syns ändå i zonlistan och kan väljas av alla som beställer utan zonlänk, så den fungerar inte som ett eget pris för en enskild kund.

Vad är skillnaden mellan en kanallänk och en zonlänk?

En kanallänk sätter företagets namn på varje order och har en egen QR-kod, och ordern får dina vanliga zonavgifter. En zonlänk, som du kopierar med Kopiera länk på fliken Zoner, låser zonen med dess avgift och leveranstid och visar zonens namn på ordern, men har inget kanalnamn och ingen QR-kod. Det finns ingen länk som gör båda, så välj den som passar kunden.

Behöver de anställda en app eller ett konto?

Nej. Menyn öppnas i webbläsaren och ingen app behövs. Inloggning är frivillig: den sparar adressen och ger knappen Beställ igen, men det går lika bra att beställa som gäst utan konto.

Kan företaget betala en samlad faktura för alla?

Nej. Varje order betalas av den som lägger den. Det finns ingen företagsfaktura, ingen månadsfakturering och inget företagskonto. Banköverföring finns som betalningsmetod, men även den gäller en order i taget.

Hur många kanaler kan jag skapa?

Upp till 200 per restaurang. Namnen måste vara unika och högst 100 tecken långa. Använder du Lägg till flera hoppas namn som redan finns över.

Vad händer med en utskriven QR-kod om jag tar bort kanalen?

Koden fortsätter att fungera, men den öppnar nu din vanliga leveransmeny och nya ordrar får ingen kanaletikett. Ordrar som redan har kommit in behåller kanalnamnet. Vill du fortsätta se företagets namn byter du affischen mot en kod från en ny kanal.

Ser de anställda kanalnamnet?

Nej. Kanalnamnet syns bara för dig, på orderkortet, i orderlistan, i orderdetaljerna och på kvittot. Den som beställer ser samma meny som alla andra.

Kan jag stänga beställningen vid en viss tid för ett företag?

Inte med en inställning. Förbeställning låter de anställda beställa i förväg till en tid inom dina leveranstider, men sista beställningstid är något ni kommer överens om och skriver på affischen eller i mejlet.

Lunchleverans till företag behöver inte bygga på telefonsamtal och listor. Har du redan menyn klar är nästa steg att skapa ett konto, slå på leveransen och lägga upp en kanal för din första kund. Ska du sätta upp affischer i receptionerna går guiden Så skapar du en QR-meny för din restaurang igenom QR-koden steg för steg.

Relaterade artiklar

Produkt MenuForma

MenuForma