Consegna pranzi aziendali: un link di ordinazione per ogni azienda cliente

MenuForma2026-11-13

Chi si occupa di consegna pranzi aziendali conosce bene la mattinata tipo: alle 10:30 il telefono comincia a squillare, nel gruppo WhatsApp di uno studio legale arrivano messaggi con varianti e intolleranze, l'ufficio acquisti di un'altra azienda manda un foglio Excel con venti righe e qualcuno passa in gastronomia a ordinare a voce. A mezzogiorno bisogna ancora capire quali vaschette vanno a Porta Nuova e quali ad Assago, chi ha già pagato e chi pagherà alla reception.

Qui vediamo come mettere ordine con MenuForma: un solo menu di consegna, un link e un QR code per ogni azienda cliente, palazzo o sede, e ordini che arrivano in cucina con il nome di chi li ha mandati. Ogni dipendente ordina e paga il proprio pranzo, anche online se lo desideri.

Il canale di consegna è un'etichetta, non un secondo listino

In MenuForma il menu di consegna è il tuo menu di sempre, aperto a un indirizzo come menuforma.com/delivery/la-schiscetta-di-sara (il nome è di fantasia). Piatti, categorie, formati, aggiunte, foto e allergeni sono quelli del menu che usi in sala: nessun menu a parte da costruire per gli uffici, e nessuna app da installare.

Un canale di consegna è un link con un nome, accompagnato dal suo QR code. Crei il canale «Studio Legale Ferraris» e quel link lo dai solo allo studio; crei «Palazzo Aurora, 5° piano» e quel QR code finisce nella cucina di quel piano. Il nome del canale compare sulla scheda dell'ordine, nell'elenco ordini, nel dettaglio e sulla ricevuta stampata. Il dipendente che ordina non lo vede.

Elemento	Con i canali
Menu, piatti e prezzi	Uno solo, uguale per tutti
Zone, costi e ordine minimo	Condivisi da tutti i canali
Metodi di pagamento	Condivisi da tutti i canali
Link e QR code	Ognuno ha il suo
Nome sull'ordine	L'unica cosa che cambia

Detto in modo diretto: un canale non permette prezzi riservati, un menu diverso, sconti, budget, un indirizzo fisso o un orario limite per una singola azienda. Serve a sapere da dove arriva ogni ordine, ed è già molto quando i pranzi da preparare sono trenta e i clienti tre. Un canale non ha nemmeno una zona o un costo di consegna suo: se un palazzo o una sede ne ha bisogno, crei una zona manuale per quel luogo e ne dai il link all'azienda, come vediamo più avanti.

Cosa ti serve prima di iniziare

Il piano Regolare: consegna e asporto, la scheda Consegna della pagina Codici QR dove si creano i canali, il pagamento online con Stripe, le promozioni e gli orari di vendita fanno parte di questo piano.
Un menu in MenuForma. Se non l'hai ancora, parti dalla guida su come creare un menu online gratis.
Un account Stripe, solo se vuoi incassare online.

Se sei sul piano Gratis per sempre, in Gestione consegne puoi aprire Vedi esempio di consegna e vedere un menu di consegna dimostrativo prima di decidere.

Attivare la consegna

Nella barra laterale apri Gestione consegne e resta nella scheda Impostazioni.

Attiva Abilita consegna.
In Metodi di consegna scegli Consegna del ristorante se porti tu i pranzi in ufficio, Ritiro in negozio se qualcuno passa a prenderli, oppure entrambi.
In Campi contatto cliente decidi cosa chiedere e cosa rendere obbligatorio: Richiedi nome del cliente, Richiedi numero di telefono, Richiedi indirizzo di consegna. Per gli uffici l'indirizzo è indispensabile, e il nome aiuta a dare la vaschetta giusta alla persona giusta.
Con Mostra opzione posate chi ordina indica se gli servono le posate.
In Orari di consegna imposti gli orari per ogni giorno della settimana, anche con più fasce nella stessa giornata. Se un giorno sei in difficoltà puoi sospendere temporaneamente le consegne.
In Importo minimo dell'ordine lascia 0 oppure fissa un minimo, per esempio 9 €. Ogni dipendente fa il proprio ordine, quindi il minimo vale per ciascuno.
Per il Costo imballaggio scegli tra nessuno, per ordine o per articolo, con eccezioni per categoria o per piatto e un tetto massimo facoltativo: per esempio 0,50 € a vaschetta, fino a 1,50 € per ordine.

Nella stessa scheda trovi Anteprima, Ottieni link e Scarica codice QR. Prima di creare i canali, guarda l'anteprima con gli occhi di un impiegato che ha dieci minuti di pausa.

Ordini programmati: il pranzo si prenota la mattina

Nella consegna pranzi aziendali l'opzione più utile è Abilita ordini programmati. Chi ordina sceglie un orario di consegna dentro i tuoi orari, anche quando sei chiuso: il menu avvisa che il locale è chiuso ma accetta ordini in anticipo. L'impiegata che lavora in Bicocca può ordinare alle 8:15 dal treno, o la sera prima da casa, il pranzo per le 12:30, e tu sai prima quanti pranzi preparare.

Una cosa MenuForma non la fa: non esiste un orario limite automatico. L'orario limite lo concordi tu con ogni azienda, per esempio «ordini entro le 10:30 per la consegna delle 12:30», e lo scrivi nel messaggio con il link e sul cartello accanto al QR code. È un accordo con il cliente, non un'impostazione.

Zone e costi di consegna

Le zone si impostano nella scheda Zone di Gestione consegne. In Modalità zona di consegna scegli tra Zona manuale (testo), cioè zone con un nome come «Porta Nuova - Isola» o «Assago - Milanofiori», e Zona mappa (disegna sulla mappa), un raggio intorno al tuo locale. Con le zone su mappa, a chi ordina può essere chiesto di confermare la posizione.

Con Aggiungi zona crei ogni zona e le assegni un Costo di consegna e un Tempo stimato di consegna. Puoi anche usare le Tariffe di consegna per distanza, per esempio 0-2 km a 1,50 € e 2-5 km a 3 €, e una Soglia consegna gratuita (opzionale).

Zone e costi valgono per tutti i canali: un canale non ha una zona né un costo di consegna suo. Se un palazzo o una sede deve avere un costo proprio, crei una zona manuale per quel luogo e dai all'azienda il link di quella zona. E poiché ogni dipendente fa un ordine separato, il costo di consegna si applica a ciascun ordine: nelle zone con più uffici clienti conviene un costo basso o una soglia raggiungibile con un pranzo completo.

Pagamento: ognuno paga il proprio pranzo

Nella scheda Pagamento scegli i Metodi di pagamento: Pagamento alla consegna in contanti, Pagamento online tramite Stripe, Pagamento in negozio per chi ritira e Bonifico bancario, con IBAN e intestatario scritti nel campo Coordinate bancarie e mostrati a chi ordina.

Per il pagamento online vai alla pagina Pagamenti e premi Collega Account Stripe: colleghi il tuo account e i pagamenti arrivano direttamente lì. Chi ordina paga quando invia l'ordine; se annulla il pagamento, l'ordine non viene creato. Serve il piano Regolare, e il servizio è disponibile nei paesi supportati da Stripe Connect. MenuForma non trattiene commissioni sui pagamenti Stripe, ma le commissioni di elaborazione di Stripe si applicano comunque.

Il vantaggio per chi consegna è concreto: niente monete da contare alla reception e niente «ti pago domani». Ogni ordine è pagato da chi lo fa. Non c'è una fattura unica all'azienda né un conto mensile: se un'azienda vuole offrire il pranzo ai dipendenti, si organizza al proprio interno.

Un canale per ogni azienda cliente

I canali si creano nella pagina Codici QR, scheda Consegna, nel riquadro Codici QR per canali di consegna.

Scrivi il nome, per esempio «Studio Legale Ferraris», e premi Aggiungi canale.
Per crearne molti insieme usa Aggiungi in blocco: con Incolla un elenco incolli un nome per riga, magari copiato dal tuo foglio clienti; con Intervallo numerato generi nomi in sequenza, come «Edificio 1» fino a «Edificio 6» per un business park o «Piano 3» fino a «Piano 9» per un palazzo con più aziende.
Ogni canale ottiene il suo link, cioè il link di consegna con un parametro del canale, e il suo QR code.

Puoi creare fino a 200 canali per ristorante. I nomi sono unici e lunghi al massimo 100 caratteri; nell'aggiunta in blocco quelli già esistenti vengono saltati.

Con Rinomina cambi il nome, per esempio quando un cliente si sposta di piano. Con Elimina canale lo togli: il QR code già stampato continua a funzionare come normale QR code di consegna, senza più il nome del canale sugli ordini, mentre gli ordini passati mantengono il nome che avevano.

Consegnare link e QR code alle aziende

Prima di stampare, usa Personalizza per dare ai codici il tuo logo, i tuoi colori e una frase come «Ordina il pranzo entro le 10:30». Poi Scarica tutto (ZIP) scarica i codici di tutti i canali in una volta e Stampa A4 li impagina su fogli A4.

Sul dove, chiedi all'office manager. I punti più ovvi:

la cucina o l'angolo caffè, accanto al microonde;
un cartello vicino all'ascensore o nella hall;
l'intranet aziendale, nella pagina dei servizi per i dipendenti;
la chat interna o il gruppo WhatsApp dell'ufficio, dove incollare il link;
la mail settimanale dell'office manager con il menu della settimana.

Ogni azienda riceve solo il proprio link: se un dipendente usa per errore quello di un'altra azienda, l'ordine arriva con il nome dell'altro canale.

Link di zona: un costo di consegna proprio per un palazzo o un'azienda

Il palazzo dall'altra parte della strada costa meno da servire di un business park fuori città. Per dare a ogni luogo il suo costo ci sono i link di zona. Nella scheda Zone di Gestione consegne imposta Modalità zona di consegna su Zona manuale (testo): sopra l'elenco Zone di consegna una breve nota spiega la funzione, e accanto a ogni zona attiva trovi il pulsante Copia Link.

Il pulsante copia il link di consegna seguito da ?zone= e da un numero assegnato da MenuForma, per esempio menuforma.com/delivery/la-schiscetta-di-sara?zone=12: copialo sempre con il pulsante, senza toccare il numero. Chi apre quel link trova la zona già scelta, con Costo di consegna e Tempo stimato di consegna fissi, e non può cambiarla; l'indirizzo lo inserisce comunque. Il nome della zona compare sulla scheda dell'ordine, nel dettaglio e sulla ricevuta stampata. Il link di zona non ha un QR code: mandalo per email, nella chat interna dell'azienda o sull'intranet.

Canale e link di zona fanno due lavori diversi:

il link del canale mette il nome dell'azienda su ogni ordine, ha il suo QR code, si crea anche in blocco fino a 200, e l'ordine paga i normali costi delle tue zone;
il link di zona fissa una zona con il suo costo e il suo tempo stimato, e l'ordine porta il nome della zona, ma senza nome del canale e senza QR code.

MenuForma non crea un link che faccia entrambe le cose, quindi scegli per ogni azienda.

Attenzione a un limite. Chi ordina senza link di zona (link di consegna generale, QR code principale o link di un canale) sceglie dall'elenco completo delle zone, ne vede nomi, costi e tempi e può sceglierne una qualsiasi. Il link di zona tiene i dipendenti di un'azienda nella loro zona, ma non nasconde a nessuno le altre zone né i loro costi. Usalo quindi per luoghi reali, come un palazzo, un business park o la sede di un cliente, con il costo che chiederesti a chiunque consegni lì, e se i nomi dei clienti devono restare riservati chiama le zone come palazzi o quartieri. Se disattivi o elimini una zona, il suo link apre il menu con la normale scelta della zona.

Come ordina un dipendente

Per chi ordina non c'è nessuna app: il menu si apre nel browser del telefono o del computer.

Apre il link della sua azienda o inquadra il QR code.
Sceglie i piatti, con formati e aggiunte, e li mette nel carrello.
Sceglie consegna o ritiro e, se gli ordini programmati sono attivi, l'orario in Seleziona orario di consegna.
Inserisce i dati di contatto e l'indirizzo, che viene confrontato con le tue zone.
Aggiunge le Note dell'ordine, come «reception, 4° piano, chiedere di Giulia», e risponde a Hai bisogno di posate? se l'opzione è attiva.
Sceglie il Metodo di pagamento e preme Effettua ordine.

Se l'azienda ha ricevuto un link di zona, al punto 4 la zona è già scelta e compare con il suo costo di consegna e il tempo stimato; l'indirizzo va inserito comunque.

Chi vuole può accedere con Continua con Google, Continua con Apple o Continua con Email per salvare l'indirizzo e lo storico. A chi ha fatto l'accesso viene proposto Riordina, comodo per chi prende sempre la stessa insalata il martedì. Chi preferisce va avanti come ospite, senza account.

Ricevere gli ordini e preparare le consegne

Gli ordini arrivano nella pagina Ordini. Ogni ordine da un canale porta un badge Canale con il nome dell'azienda, sulla scheda, nell'elenco, nel dettaglio e sulla ricevuta stampata. Gli ordini fatti in una zona manuale mostrano anche il nome della zona, quindi un ordine arrivato da un link di zona porta il nome della zona, ma nessun badge del canale. In cucina si può lavorare dalla schermata Kitchen.

Con il nome sulla ricevuta, chi impacchetta mette insieme le vaschette dello stesso cliente, chi carica il furgone prepara una borsa per «Studio Legale Ferraris» e una per «Palazzo Aurora, 5° piano», e chi consegna sa a quale reception lasciarle. Nella scheda Clienti di Gestione consegne trovi i clienti che hanno fatto l'accesso, con il numero di ordini e l'ultimo ordine.

Una precisazione onesta: non esistono un filtro, un report, un'esportazione o un totale per canale. Ogni ordine da un canale mostra il nome dell'azienda, quello da un link di zona il nome della zona, e questo basta per raggruppare gli ordini mentre prepari e carichi.

Piatti disponibili solo a pranzo

Con il piano Regolare, nella pagina Promozioni imposti gli Orari di vendita di un piatto e applichi la regola anche al menu di consegna. Il box «primo, secondo e acqua», per esempio, si vende solo dalle 10:00 alle 13:30. Le promozioni permettono anche sconti legati all'orario, se vuoi premiare chi ordina presto.

Consegna pranzi aziendali: una settimana con tre clienti

Una gastronomia milanese che porta il pranzo a tre aziende può organizzarsi così, con le sole funzioni viste sopra.

Lunedì: crei i canali «Studio Legale Ferraris», «Logistica Brambilla - Assago» e «Palazzo Aurora, 5° piano», personalizzi i codici e li stampi con Stampa A4. Mandi a ogni office manager il suo link e l'orario limite concordato.
Martedì: con gli ordini programmati, una parte degli ordini arriva la sera prima e il resto entro le 10:30. Alle 10:45 stampi le ricevute e le dividi per nome del canale.
Martedì, 11:45: tre borse, tre etichette, un solo giro. I pagamenti online sono già incassati; per i contanti, la ricevuta dice chi deve pagare.
Mercoledì: un nuovo assunto dello studio ordina dal QR code in cucina, e l'ordine arriva con il nome giusto.
Venerdì: guardi la scheda Clienti e, se un'azienda cambia piano, aggiorni il canale con Rinomina.

Domande frequenti

Ogni azienda può avere prezzi o un menu diversi?

Piatti e prezzi no: il menu è uno solo, uguale per tutti, e il canale è solo un'etichetta che dice da dove arriva l'ordine. Un palazzo o una sede può avere un costo di consegna e un tempo stimato propri con una zona manuale e il suo link di zona, ma quella zona resta visibile a chi ordina senza link di zona e chiunque può sceglierla: non è un prezzo riservato a un cliente.

I dipendenti devono scaricare un'app o creare un account?

No. Il menu si apre nel browser e si può ordinare come ospite. L'accesso con Google, Apple o email è facoltativo e serve a salvare l'indirizzo e a ripetere l'ultimo ordine.

L'azienda può pagare un'unica fattura per tutti i pranzi?

No. Ogni ordine è pagato da chi lo effettua, online, in contanti alla consegna o con bonifico, secondo i metodi che attivi. Il bonifico è un metodo di pagamento del singolo ordine, non una fattura mensile, e non esistono conti aziendali.

Quanti canali posso creare?

Fino a 200 per ristorante, con nomi unici di massimo 100 caratteri: abbastanza per un canale per ogni azienda cliente, o per ogni edificio di un business park.

Che cosa succede al QR code stampato se elimino un canale?

Continua a funzionare come normale QR code di consegna: chi lo inquadra ordina dallo stesso menu, ma l'ordine non porta più il nome di quel canale. Gli ordini già ricevuti conservano il nome.

Posso fissare un orario limite per gli ordini di un'azienda?

Non come impostazione. Concorda l'orario con ogni azienda, scrivilo sul cartello e nel messaggio con il link, e attiva gli ordini programmati perché gli ordini arrivino con anticipo.

Se oggi la tua consegna pranzi aziendali passa da telefono, chat, email e fogli di calcolo, comincia da un cliente solo: crea il tuo account MenuForma, prepara il menu, attiva la consegna e apri il primo canale per l'azienda che ordina di più. Per stampare e personalizzare i codici trovi tutti i dettagli nella guida al QR code per il menu.