Catering dla firm: osobny link do zamówień dla każdego biura

MenuForma2026-11-13

Kto prowadzi catering dla firm, zna ten poranek. O 9:15 dzwoni recepcja z biurowca na Woli, na WhatsAppie wisi lista od działu księgowości, a pani Ania z kancelarii przysyła mailem tabelkę z siedmioma obiadami, z czego dwa bez cebuli. Do 11:00 trzeba to wszystko przepisać, policzyć porcje i dopilnować, żeby pudełka dla kancelarii nie pojechały do agencji piętro niżej.

W tym poradniku pokazujemy, jak to uporządkować w MenuForma: jedno menu dostaw, osobny link i kod QR dla każdej firmy, biurowca lub oddziału, a na każdym zamówieniu nazwa klienta, od którego przyszło. Każdy pracownik zamawia i płaci sam za siebie, a kuchnia i kierowca od razu wiedzą, czyje jest które pudełko.

Kanał dostawy, czyli etykieta z nazwą firmy

Kanał dostawy to link do zamówień z własną nazwą i własnym kodem QR. Nazwą może być firma („Kancelaria Nowak”), budynek („Biurowiec Lazurowy”), piętro albo oddział. Technicznie to ten sam adres menu dostaw, na przykład menuforma.com/delivery/obiady-u-basi, uzupełniony o parametr kanału.

Pracownik, który otworzy link kanału, widzi dokładnie to samo menu co przy głównym linku dostawy: te same dania, kategorie, rozmiary, dodatki, zdjęcia i alergeny. Obowiązują te same strefy, opłaty i metody płatności. Różnica jest jedna i widzisz ją tylko ty: nazwa kanału trafia na kartę zamówienia, na listę zamówień, do szczegółów zamówienia i na wydrukowany paragon. Klient zamawiający obiad tej nazwy nie widzi.

Warto to powiedzieć wprost, bo to pierwsze pytanie, jakie zadają firmy cateringowe: kanał jest etykietą, a nie osobnym cennikiem.

Element	Czy można go ustawić osobno dla firmy
Menu, ceny, rabaty	Nie, jedno menu dla wszystkich kanałów
Strefy i opłaty za dostawę	Nie w kanale; własną opłatę ma tylko budynek z osobną strefą i jej linkiem (niżej)
Metody płatności	Nie, wspólne dla wszystkich
Minimalna kwota, godzina graniczna, stały adres	Nie ma takich ustawień na poziomie kanału
Nazwa widoczna na zamówieniu i paragonie	Tak, to jest właśnie kanał

Jeśli z jedną firmą masz wynegocjowane inne ceny, kanał tego nie załatwi. Za to bez problemu powie ci, skąd przyszło każde zamówienie.

Od czego zacząć

Dostawy, kanały i płatność online działają w planie Regularny. W tym samym planie są też promocje i godziny sprzedaży, o których piszemy niżej. Przed startem przygotuj:

plan Regularny;
menu w MenuForma z daniami, rozmiarami i dodatkami. Jeśli jeszcze go nie masz, zacznij od poradnika jak zrobić menu online za darmo;
konto Stripe, ale tylko wtedy, gdy chcesz przyjmować płatności online.

Menu dostaw to po prostu twoje zwykłe menu pod innym adresem, więc nie budujesz drugiej karty. Na planie Na zawsze za darmo możesz najpierw kliknąć Zobacz przykład dostawy i obejrzeć przykładowe menu dostaw oczami klienta.

Włączenie dostawy krok po kroku

W menu bocznym otwórz Zarządzanie dostawami. Strona ma cztery zakładki: Ustawienia, Strefy, Płatność i Klienci. Zacznij od zakładki Ustawienia:

Zaznacz Włącz dostawę, żeby menu zaczęło przyjmować zamówienia.
W sekcji Metody dostawy wybierz Dostawa restauracji, jeśli wozisz obiady własnym autem, i ewentualnie Odbiór osobisty dla osób, które wpadną po pudełko same.
W sekcji Pola kontaktowe klienta zdecyduj, o co prosisz: Poproś o imię i nazwisko, Poproś o numer telefonu, Poproś o adres dostawy, i czy każde pole jest obowiązkowe. Przy dostawach do biur adres jest podstawą, a telefon ratuje sytuację, gdy recepcja nie odbiera.
Włącz Pokaż opcję sztućców. Pracownicy sami zaznaczą, czy potrzebują sztućców, więc nie dorzucasz ich do każdej torby.
Ustaw Godziny dostawy dla każdego dnia tygodnia. Można dodać kilka przedziałów dziennie, na przykład 11:00-14:30 na obiady i 17:00-19:00 na kolacje. Dostawy da się też chwilowo wstrzymać, na przykład w długi weekend.
W polu Minimalna kwota zamówienia wpisz kwotę albo zostaw 0, czyli bez minimum. Ta kwota dotyczy każdego zamówienia, niezależnie od kanału.
W ustawieniu Opłata za pakowanie wybierz: bez opłaty, za zamówienie albo za pozycję, z wyjątkami dla kategorii i dań oraz opcjonalnym limitem. Na przykład 1,50 zł za pudełko, ale najwyżej 3 zł na zamówienie.

Przyciskiem Podgląd sprawdzisz menu tak, jak zobaczy je klient. Pobierz link kopiuje główny link dostawy, a Pobierz kod QR pobiera jego kod. Ten główny link zostaje dla klientów indywidualnych; firmy dostaną swoje kanały.

Zamówienia z wyprzedzeniem, czyli obiad zamówiony rano albo dzień wcześniej

Przy obiadach do biura to ustawienie robi największą różnicę. Gdy zaznaczysz opcję Włącz zaplanowane zamówienia, pracownik może o 8:30 w tramwaju albo wieczorem dzień wcześniej zamówić obiad na 12:30, o ile ta godzina mieści się w twoich godzinach dostawy. Takie zamówienia przychodzą także wtedy, gdy lokal jest zamknięty: menu informuje wtedy, że lokal jest zamknięty, ale przyjmuje zamówienia z wyprzedzeniem.

Dzięki temu zakupy i przygotowanie robisz na podstawie znanych już zamówień, a nie zgadujesz.

Godzinę graniczną ustal z każdą firmą sam. W MenuForma nie ma takiego ustawienia, to jest umowa między tobą a klientem. Na przykład: Kancelaria Nowak zamawia do 10:00, a dostawa jest o 12:00; Studio Wiśniewski zamawia do 10:30 na 12:45. Napisz to wyraźnie w wiadomości, w której wysyłasz link. Zamówienie złożone po umówionej godzinie wpadnie do systemu jak każde inne, więc z klientem warto ustalić, co wtedy robicie.

Strefy dostawy i opłaty

W zakładce Strefy decydujesz, gdzie dowozisz i za ile. W sekcji Tryb strefy dostawy wybierasz jeden z dwóch sposobów:

Strefa ręczna: nazwany obszar opisany tekstem, na przykład „Wola”, „Mokotów Służewiec” albo „Śródmieście Południowe”;
Strefa mapowa (automatyczne dopasowanie): promień wokół twojej kuchni zaznaczony na mapie.

W sekcji Strefy dostawy przyciskiem Dodaj strefę tworzysz kolejne strefy, a każda ma własne pola Opłata za dostawę i Szacowany czas dostawy. W sekcji Poziomy odległości ustawisz opłaty według dystansu, na przykład 6 zł do 2 km i 10 zł od 2 do 5 km. Próg darmowej dostawy (opcjonalnie) zwalnia z opłaty zamówienia powyżej wybranej kwoty, na przykład 80 zł. Pamiętaj, że każdy pracownik składa osobne zamówienie, więc próg liczy się od pojedynczego zamówienia, a nie od sumy całej firmy.

Strefy i opłaty są wspólne dla wszystkich kanałów: kanał nie ma własnej strefy ani opłaty, więc dwie firmy z tej samej strefy płacą za dostawę tyle samo. Jeśli biurowiec albo inna lokalizacja klienta ma mieć własną opłatę, dostaje własną strefę ręczną i jej link, o którym piszemy niżej.

Płatności: każdy płaci za swój obiad

W zakładce Płatność zaznaczasz Metody płatności, które akceptujesz:

Płatność przy odbiorze, gotówką u kierowcy;
Płatność online przez Stripe, w chwili składania zamówienia;
Płatność w lokalu przy odbiorze osobistym;
Przelew bankowy, przy którym klient widzi twoje Dane do przelewu.

Żeby przyjmować płatności online, otwórz stronę Płatności i kliknij Połącz konto Stripe (Stripe Connect). Łączysz własne konto Stripe, a pieniądze trafiają bezpośrednio na nie. Pracownik płaci przy składaniu zamówienia; jeśli przerwie płatność, zamówienie nie powstaje. MenuForma nie pobiera prowizji od płatności Stripe, ale opłaty Stripe za przetwarzanie płatności nadal obowiązują. Płatność online wymaga planu Regularny i jest dostępna w krajach obsługiwanych przez Stripe Connect.

Każde zamówienie opłaca osoba, która je składa. Przy płatności online kierowca nie rozmienia banknotów na recepcji i nikt nie zbiera pieniędzy od kolegów z działu. Nie ma natomiast jednej faktury dla firmy, rozliczenia miesięcznego ani konta firmowego. Przelew bankowy działa jako metoda płatności dla pojedynczego zamówienia.

Kanał dla każdej firmy

Kanały tworzysz na stronie Kody QR, w zakładce Dostawa, na karcie Kody QR kanałów dostawy.

Wpisz nazwę klienta, na przykład „Agencja Kruk”, i kliknij Dodaj kanał.
Przy większej liczbie klientów użyj Dodaj masowo. Opcja Wklej listę przyjmuje jedną nazwę w wierszu, więc wystarczy skopiować kolumnę z arkusza klientów. Opcja Zakres numerów tworzy nazwy z numerami, na przykład od „Budynek 1” do „Budynek 4” w parku biurowym albo od „Piętro 3” do „Piętro 12” w wieżowcu.
Nazwy, które już istnieją, są pomijane, więc nie powstaną duplikaty.

Jedna restauracja może mieć do 200 kanałów. Nazwy muszą być unikalne i mieć najwyżej 100 znaków. Zmień nazwę poprawia nazwę, a Usuń kanał usuwa kanał. Wydrukowany kod QR usuniętego kanału nadal działa, ale już jako zwykły kod QR dostawy, a dawne zamówienia zachowują nazwę kanału.

Nazwy wybieraj z myślą o kuchni o 11:40, a nie o dziale prawnym. „Nowak, 4. piętro” przeczyta się szybciej niż pełna nazwa spółki z KRS.

Kody QR i linki u klienta

Każdy kanał ma swój link i swój kod QR. Przycisk Dostosuj pozwala nadać kodowi wygląd jak pozostałym kodom w MenuForma: logo, kolory i krótkie wezwanie, na przykład „Zamów obiad do 10:00”. Pobierz wszystko (ZIP) ściąga kody wszystkich kanałów naraz, a Drukuj A4 układa je na arkuszach A4.

Każdemu klientowi wyślij jego link i kod razem z umówioną godziną graniczną i godziną dostawy. Osobie, która w firmie zajmuje się biurem, podsuń miejsca, gdzie kod naprawdę zadziała:

kuchnia biurowa, obok ekspresu do kawy;
plakat przy windzie albo w recepcji;
intranet firmy;
firmowy komunikator albo grupa na WhatsAppie, w przypiętej wiadomości;
cotygodniowy mail od office managera z daniami na najbliższe dni.

Link można wkleić wszędzie. Firma nie musi niczego instalować.

Linki stref: osobna opłata za dostawę dla biurowca lub parku biurowego

Jeśli biurowiec, park biurowy albo inna lokalizacja klienta ma mieć własną opłatę i własny czas dostawy, użyj linku strefy. Na stronie Zarządzanie dostawami otwórz zakładkę Strefy i w sekcji Tryb strefy dostawy wybierz Strefa ręczna. Nad listą Strefy dostawy krótka podpowiedź wyjaśnia, jak działają takie linki, a przy każdej aktywnej strefie jest przycisk Kopiuj Link.

Przycisk kopiuje adres menu dostaw z numerem strefy, na przykład menuforma.com/delivery/obiady-u-basi?zone=12. Numer nadaje MenuForma, więc link zawsze kopiuj przyciskiem, zamiast wpisywać go albo poprawiać ręcznie.

Pracownik, który otworzy taki link, ma strefę już wybraną: widzi jej nazwę, opłatę za dostawę i szacowany czas dostawy, ale nie może przełączyć się na inną strefę. Adres dostawy nadal wpisuje sam. Nazwa strefy pojawia się na karcie zamówienia, w szczegółach i na wydrukowanym paragonie. MenuForma nie tworzy kodu QR dla linku strefy, więc wyślij go mailem, wrzuć do firmowego komunikatora albo umieść w intranecie.

Link kanału i link strefy robią co innego, a MenuForma nie ma linku, który łączy jedno z drugim. Dla każdej firmy wybierasz więc jeden z nich:

link kanału: nazwa firmy na każdym zamówieniu, kod QR, dodawanie masowe do 200 kanałów i twoje zwykłe opłaty strefowe;
link strefy: stała strefa z własną opłatą i czasem dostawy, nazwa strefy na zamówieniu, bez nazwy kanału i bez kodu QR.

Pamiętaj o ograniczeniu: kto zamawia bez linku strefy, czyli z ogólnego linku dostawy, głównego kodu QR albo linku kanału, wybiera strefę z pełnej listy, widzi nazwę, opłatę i czas dostawy każdej z nich i może wybrać dowolną. Link strefy trzyma pracowników danej firmy w ich strefie, ale niczego nie ukrywa przed innymi, więc strefa z obniżoną opłatą dla jednego klienta byłaby dostępna dla wszystkich. Linki stref stosuj do prawdziwych miejsc, takich jak Biurowiec Lazurowy, z opłatą, którą naliczasz każdemu, kto zamawia dostawę pod ten adres. Jeśli nazwy klientów nie powinny być widoczne dla innych, nazywaj strefy od budynków albo dzielnic, a nie od firm.

Gdy wyłączysz albo usuniesz strefę, jej link otworzy menu dostaw ze zwykłym wyborem strefy.

Jak zamawia pracownik

Pracownik klika link albo skanuje kod telefonem. Menu otwiera się w przeglądarce, bez aplikacji. Dalej:

wybiera dania z rozmiarami i dodatkami i dodaje je do koszyka;
wybiera dostawę, a przy włączonych zamówieniach z wyprzedzeniem godzinę w Wybierz czas dostawy;
podaje dane kontaktowe i adres; adres jest dopasowywany do twoich stref, a zależnie od trybu strefy system może poprosić o potwierdzenie miejsca na mapie;
w polu Uwagi do zamówienia dopisuje na przykład „recepcja, 4. piętro, pytać o Kasię” i odpowiada na Potrzebujesz sztućców?, jeśli ta opcja jest włączona;
w polu Metoda płatności wybiera jedną z dopuszczonych przez ciebie metod i klika Złóż zamówienie.

Jeśli pracownik otworzył link strefy, strefa jest już wybrana i widać przy niej opłatę i czas dostawy. Logowanie jest dobrowolne. Kto użyje Kontynuuj z Google, Kontynuuj z Apple albo Kontynuuj z e-mailem, ma zapisany adres i historię zamówień, a przycisk Zamów ponownie pozwala powtórzyć ostatnie zamówienie. Można też zamówić jako gość, bez zakładania konta. Nazwy kanału pracownik nigdzie nie zobaczy.

Odbiór zamówień, pakowanie i załadunek

Zamówienia spływają na stronę Zamówienia. Każde zamówienie z kanału ma plakietkę Kanał z nazwą firmy: na karcie zamówienia, na liście, w szczegółach i na wydrukowanym paragonie. Zamówienia złożone w strefie ręcznej pokazują też nazwę strefy, więc zamówienie z linku strefy ma nazwę strefy, ale nie ma plakietki Kanał. Kuchnia może pracować na ekranie Kuchnia.

Najbardziej przydaje się to przy pakowaniu. Układasz torby według firm albo stref, przypinasz do każdej wydrukowany paragon i ładujesz auto w kolejności przystanków. Kierowca nie musi zaglądać do toreb, żeby wiedzieć, która jedzie do kancelarii, a która do agencji.

Na stronie Zarządzanie dostawami, w zakładce Klienci, znajdziesz klientów dostaw, którzy się zalogowali, z liczbą ich zamówień i ostatnim zamówieniem.

Nie ma raportu, filtra ani eksportu według kanału. Plakietka Kanał albo nazwa strefy wystarczą do grupowania przy pakowaniu. Jeśli potrzebujesz zestawienia dla klienta, prowadź je we własnym zakresie.

Dania tylko w porze lunchu

W planie Regularny strona Promocje pozwala ustawić Godziny sprzedaży dla poszczególnych dań, a każda reguła może obejmować menu dostaw. Zestaw dnia może więc być dostępny tylko od 10:00 do 13:30, a sałatki na wynos przez cały dzień. Promocje pozwalają też ustawić rabaty zależne od godziny. Jeśli firmy zamawiają dzień wcześniej, przed rozesłaniem linków przejdź całą ścieżkę zamówienia w widoku Podgląd.

Przykładowy tydzień: catering dla firm z trzema klientami

Pani Basia prowadzi menuforma.com/delivery/obiady-u-basi i dowozi obiady do trzech klientów na Woli: Biurowca Lazurowego, Kancelarii Nowak i Studia Wiśniewski. Tak wygląda jej tydzień:

poniedziałek rano: trzy kanały dodane opcją Wklej listę, kody z logo, wydruk przyciskiem Drukuj A4;
poniedziałek po południu: każdy klient dostaje link, kod, godzinę graniczną i godzinę dostawy;
każdego wieczoru: na stronie Zamówienia widać zamówienia na jutro, więc rano Basia kupuje tyle, ile trzeba;
każdego dnia o 11:30: pakowanie według plakietki Kanał, paragon przy każdej torbie, załadunek w kolejności przystanków;
płatności: większość pracowników płaci online, kilka osób przy odbiorze, każde zamówienie osobno;
piątek: nowa firma z 6. piętra Biurowca Lazurowego prosi o własny link; Basia dodaje kanał i jeszcze tego dnia wysyła kod.

Tak właśnie wygląda catering dla firm, w którym zamówienia przychodzą już podpisane.

Najczęstsze pytania

Czy każda firma może mieć własne ceny albo własne menu?

Dań i cen nie: wszystkie firmy zamawiają z jednego menu, po tych samych cenach i z tymi samymi metodami płatności, a kanał to tylko etykieta, która mówi, skąd przyszło zamówienie. Własną opłatę i czas dostawy może mieć budynek albo lokalizacja klienta, przez osobną strefę ręczną i jej link. Taką strefę widzi jednak i może wybrać każdy, kto zamawia bez linku strefy, więc nie jest to prywatna cena dla jednego klienta.

Czy pracownicy muszą instalować aplikację albo zakładać konto?

Nie. Menu działa w przeglądarce telefonu lub komputera. Logowanie jest dobrowolne: zapamiętuje adres i historię zamówień oraz daje dostęp do przycisku Zamów ponownie. Można też zamówić jako gość.

Czy firma może zapłacić jedną fakturą za wszystkich pracowników?

Nie. Każde zamówienie opłaca osoba, która je składa. Nie ma zbiorczej faktury, rozliczenia miesięcznego ani konta firmowego. Przelew bankowy jest dostępny jako metoda płatności, ale dla każdego zamówienia osobno.

Czy kilka osób z działu może złożyć jedno wspólne zamówienie?

Nie ma wspólnego koszyka. Każdy składa własne zamówienie z linku swojej firmy i sam za nie płaci, a ty widzisz nazwę firmy na każdym z nich.

Ile kanałów mogę utworzyć?

Do 200 na restaurację. Nazwy muszą być unikalne i mieć najwyżej 100 znaków, a przy dodawaniu opcją Dodaj masowo istniejące nazwy są pomijane.

Co się dzieje z wydrukowanym kodem QR, gdy usunę kanał?

Kod dalej działa i otwiera menu dostaw jak zwykły kod QR dostawy, tylko nowe zamówienia przychodzą już bez nazwy kanału. Wcześniejsze zamówienia zachowują nazwę. Jeśli firma tylko zmieniła nazwę, użyj opcji Zmień nazwę zamiast usuwać kanał.

Czy do linku strefy można wydrukować kod QR?

Nie. MenuForma tworzy kody QR dla głównego linku dostawy i dla każdego kanału, ale nie dla linku strefy. Link strefy skopiuj przyciskiem Kopiuj Link i wyślij mailem, przez firmowy komunikator albo umieść w intranecie. Jeśli firmie zależy na kodzie QR na plakacie przy windzie, daj jej kanał; wtedy obowiązują twoje zwykłe opłaty strefowe.

Najprościej zacząć od jednego klienta: utworzyć mu kanał, wysłać link i przez tydzień zobaczyć, jak zamówienia przychodzą z jego nazwą. Wtedy łatwo ocenić, czy catering dla firm da się prowadzić bez tabelek. Załóż konto w MenuForma, a przy okazji sprawdź, jak działa oznaczanie alergenów w menu, bo przy obiadach do biura pytania o alergeny wracają co tydzień.

Powiązane artykuły

Produkt MenuForma

MenuForma